В ЗАО «ИНТЕКО» автоматизировали делопроизводство и договорной работы компанией Directum

В большинстве компаний Группы «ИНТЕКО» документооборот существовал исключительно в бумажном виде, что удлиняло и усложняло бизнес-процессы. Согласно общей политике компании по централизации информационных систем требовалась унификация бизнес-процессов всей организации. В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор решения

Выбор СЭД руководство поручило совету по развитию информационных технологий. При выборе системы оценивались такие параметры, как функциональные возможности, проверенная технология внедрения, качественная поддержка и сопровождение, информационная безопасность. Весомым критерием стала платформа, которая должна легко адаптироваться под нужды предприятия. Тем более в дальнейшем планировалось самостоятельное развитие системы специалистами компании. Исходя из перечисленных критериев, члены совета путем голосования выбрали систему Directum.

Ход проекта

Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей.

Результат

По результатам первого этапа внедрения автоматизированы следующие процессы:

• управление договорной деятельностью;
• работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами;
• согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности.

Настроена интеграция Directum с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.3 т

Сегодня в системе работают примерно 900 сотрудников Группы «ИНТЕКО», из них около 200 пользователей – одновременно. Каждый день в системе создается порядка 500 новых задач и 350 документов.

Виктор Шлепов, финансовый директор Группы компаний «ИНТЕКО»: С точки зрения бизнеса проект масштабный и относительно сложный в силу географического охвата (16 офисов в Москве, Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону), многопрофильности Группы «ИНТЕКО» (девелопмент, проектирование, управление строительным проектом, генподрядная деятельность, индустриальное домостроение, риэлтерские услуги) и высокого уровня проникновения (около 20% от общей численности сотрудников группы). В числе основных преимуществ внедрения СЭД мы отмечаем рост скорости документооборота, более четкую организацию бизнес-процессов и, как следствие, общий рост эффективности компании.

Андрей Воробьев, директор ИТ-департамента Группы компаний «ИНТЕКО»: Специалисты компании Directum выполнили все работы в полном объеме и с высоким качеством. Приятно отметить, что в ходе конструктивной работы учитывались предложения и замечания со стороны экспертов нашей компании, что позволило создать стандартизированную платформу для целей бизнеса и выполнить задачи по минимизации расходов на построение и поддержку.

В рамках следующего этапа внедрения планируется решить задачи по согласованию финансовых документов (актов, накладных, счетов, счетов-фактур) и поддержки бизнес-процессов общих центров обслуживания.