«Аксиома-Софт» создала автоматизированную систему электронного документооборота в «Мостах и тоннелях»

2024: Внедрение системы на базе «1С:Документооборот КОРП»

В строительной компании «Мосты и тоннели» внедрили автоматизированную информационную систему на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Всего было создано 150 автоматизированных рабочих мест. Партнером проекта стала компания «Аксиома-Софт», которая и сообщила об этом 25 июня 2024 года.

До старта проекта в информационной системе компании не был реализован контроль исполнительской дисциплины, отсутствовали регламенты и правила, необходимые для четкого контроля исполнения задач. Кроме того, не было системы уведомлений пользователей о поступлении новых и контроле просроченных задач, ходе выполнения процесса, приближении контрольного срока и прочих этапов документооборота. При этом сотрудникам приходилось работать с объемным потоком входящей и исходящей документации, а также с договорами, требующих множества условий для заключения. В целом процессы документооборота не были формализованы.

В связи с этим целью проекта стало создание системы электронного документооборота (СЭД), которая сократила бы время обработки документации, количество сбоев и ошибок при работе с ней. Кроме того, в системе было необходимо реализовать контроль над исполнением процесса обработки документов, формализовать процессы работы с ними, а также разграничить права доступа пользователей программы к данным.

Для это было в качестве автоматизирующей системы было внедрено программное решение «1С:Документооборот КОРП» как наиболее подходящее для предприятий со сложным документооборотом. Решающими критерием в пользу выбора программного продукта стал возможность доработки его функционала под отраслевую специфику компании, а также методическая поддержка и дальнейшее сопровождения программного продукта компанией «Аксиома-Софт».

Так, реализация проекта происходила в несколько этапов. Сперва были проанализированы текущие бизнес-процессы компании, а на основе предпроектного исследования было подготовлено техническое задание с функциональными требованиями к системе электронного документооборота (ЭДО). Далее была установлена тестовая база, в которой было проведено моделирование процессов и демонстрация работы системы функциональным заказчикам. Также была проведена тестовая эксплуатация системы, а по ее итогам выполнены необходимые доработки ИС. В завершение специалисты «Аксиомы-Софт» провели обучение сотрудников компании-заказчика, а затем система ЭДО была успешно запущена для 150 пользователей в реальных условиях работы.

Таким образом, благодаря внедрению СЭД удалось автоматизировать формирование и согласование всех существующие видов заявок в компании – заявки на материалы, курьера, канцтовары, билеты, офисный транспорт, строительную технику. Кроме того, было автоматизировано создание организационно-распорядительной документации, служебных записок и договоренностей. Вдобавок, внедрение позволило оптимизировать работу со специализированными документами КС-2 и КС-3 для строительной отрасли, а также документы форм М-15, М-19, М-25. В целом были автоматизированы все бизнес-процессы компании, что позволило повысить их прозрачность, упростить работу сотрудников с документами, сократив количество ошибок и сроки исполнения поручений.

Особенность внедрения заключается в том, что проект был разработан с учетом достаточно сложной специфики бизнес-процессов компании. Команда проекта тщательно изучила каждый этап рабочего процесса, определила потребности в документообороте и разработала систему, которая наилучшим образом интегрируется в существующие операции компании, – прокомментировала Анна Гуляева, Начальник отдела делопроизводства в СК «Мосты и тоннели».