Самарская Губернская Дума перешла на Docsvision 5.5

2021: Переход на версию Docsvision 5.5

Дистанционный формат работы стал основой реализации проекта перехода системы электронного документооборота на платформу Docsvision 5.5 в Самарской Губернской Думе. Об этом стало известно 12 апреля 2021 года.

В СЭД происходит приём, обработка и распределение поступающей корреспонденции; отправка исходящей корреспонденции, регистрация внутренних и организационно-распорядительных документов; наложение резолюций, выдача поручений; контроль исполнительной дисциплины, подготовка справок и отчетов; регистрация обращений граждан и юридических лиц в Самарскую Губернскую Думу и т.д.

Переход на версию Docsvision 5.5 позволил повысить удобство и скорость работы с электронными документами за счёт внедрения web-клиента, не требующего дополнительной установки и настройки на рабочих местах пользователей. Гибкая настройка веб-интерфейса расширила функциональные возможности автоматизации юридически значимого электронного документооборота внутри организации. Использование последней версии СЭД на платформе Docsvision 5.5 в дальнейшем облегчит переход на отечественное ПО в рамках импортозамещения.

Весной 2020 года из-за угрозы распространения коронавирусной инфекции (COVID-19) было принято решение о переводе сотрудников на дистанционный формат работы. Потребовалось адаптировать ИТ-инструменты, в том числе и СЭД, к сложившимся условиям работы. Компания Вебзавод реализовала проект по переходу на последнюю версию платформы Docsvision в сжатые сроки и без оффлайн-встреч с заказчиком, а также опробовала и организовала обучение и инструктаж пользователей с помощью видеороликов и онлайн-тестов.

Развертывание web-клиента системы электронного документооборота в масштабах Самарской Губернской Думы было полностью выполнено в удалённом режиме благодаря гибким механизмам настройки, заложенным в платформе Docsvision 5.5. Дополнительно, была запланирована и реализована миграция регистрационных карточек организационно-распорядительных документов предыдущих созывов Думы, а также настроен доступ к архивным базам через Windows клиент.

2006

• Docsvision был выбран на замену существовавшей системы документооборота на базе Lotus Notes, не устраивавшей по причине недостаточной интеграции с продуктами Microsoft и сложности в поддержке и развитии системы.

• Решение предназначено для ведения архива документов организации, автоматизации задач канцелярии, контроля исполнительской дисциплины и автоматизации управленческих процессов.

• В системе создано более 140 000 входящих документов (в т.ч. более 40 000 переведено в архив), более 50 000 исходящих (в т.ч. более 16 000 переведено в архив), 17 000 внутренних (в т.ч. более 2 500 переведено в архив). В настоящий момент в системе порядка 2 500 активных экземпляров бизнес-процессов. Объем базы данных - около 85 Gb.

• СЭД интегрирована с системами Законотворчество и Приемная граждан, реализованными на базе SharePoint. В дальнейшем планируется развитие системы в части контроля исполнительской дисциплины, создание новых и развитие существующих отчетов, управление архивом документов.

• Количество пользователей: 300 (сотрудники аппарата Думы, депутаты и их помощники).

• Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами», разработка специализированного тонкого клиента, разработка отчетов на базе Microsoft SQL Server Reporting Services.