Связьстрой-4 (1С:Документооборот 8)

Трест “Связьстрой-4” — это группа предприятий, занимающихся проектированием, строительством и эксплуатацией различных средств современных телекоммуникаций. Сфера деятельности треста не ограничивается Нижегородским регионом — 14 “дочек” треста работают в 10 регионах Приволжского федерального округа, а кроме того имеются региональные представительства в Ростове-на-Дону, Краснодаре, Волгограде, Астрахани, Саратове, Уфе и Москве. Ежегодный объем проектных и строительно-монтажных работ составляет более 1 млрд. руб., общая численность коллектива — около 1200 сотрудников. Таким образом, заказчик проекта — крупная территориально распределенная структура, с протяженными путями хождения документов и большими потребностями в плане автоматизации документооборота. До внедрения решения “1С” учет входящей и исходящей корреспонденции осуществлялся посредством электронных таблиц, бумажных документов с “живыми” подписями и печатями. Исполнение по документам централизованно не контролировалось, контроль производился лишь внутри каждого подразделения. Сами документы в электронном виде хранились на локальных компьютерах и общем сетевом сервере. При общем объеме электронных документов (на момент начала проекта — 100 Гб) и достаточно высоких темпах прироста (порядка 20 Гб в год) сетевой ресурс все больше напоминал общую “помойку”, в которой трудно было найти нужный документ или шаблон, так что для подготовки новых договоров использовались зачастую старые шаблоны. �Основными причинами реализации в тресте проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам треста, — отметил Годнев Егор. — Теперь региональные представители компании по всей территорий России могут согласовывать договора, счета, служебные записки и прочие документы. И самое главное — отслеживать документы на любом этапе. Топ-менеджеры получили возможность четкого контроля внутренних документов, принятия оперативных решений в любой точке мира, где есть доступ в Интернет”.

Внедрение системы осуществлялось по проектной технологии. Предпроектное обследование было проведено в августе прошлого года, по его результатам был составлен отчет об обследовании и определены границы проекта — какие отделы будут затронуты, какие документы вовлечены в будущую систему документооборота. Затем были определены требования к СЭД (сентябрь-октябрь), составлено ТЗ и сформирована команда проекта. Поставка и установка ПО произведена в декабре, а доработка системы на месте и обучение пользователей — в январе нового, 2011 года. Запуск системы электронного документооборота в опытно-промышленную и затем — промышленную эксплуатацию состоялся в феврале текущего года.

Один из главных результатов реализации проекта — сквозной централизованный контроль прохождения документов по всей цепочке. По каждому виду документа прописаны жесткие маршруты движения и СЭД контролирует его прохождение. Сегодня доступ в систему оформлен у 130 сотрудников треста, одновременно в системе работают 25—35 пользователей. Ежедневный объем документооборота — порядка 100 документов, не считая входящей и исходящей корреспонденции. В системе обращаются заявки на оплату счетов, служебные записки, приказы, распоряжения, договора, информационно-справочные документы. При этом юридически значимые договора заключаются традиционно — на бумаге.