"Тульский оружейный завод" внедрил СЭД

1 декабря 2017 года группа компаний "СофтЭксперт" сообщила о внедрении программной технологии "1С:Документооборот 8 КОРП" в ПАО "Тульский оружейный завод".

Задачи проекта

В условиях бумажного документооборота, на распределение корреспонденции, ОРД и договорной документации по многочисленным корпусам завода уходило много времени:

• распределение поручений по письмам,
• информирование исполнителей о приказах и служебных записках,
• контроль их исполнения.

Предприятию требовалась информационная система для упрощения и ускорения обработки входящей корреспонденции, согласование договоров и внутренних документов.

За услугами по внедрению СЭД Тульский оружейный завод обратился к ГК "СофтЭксперт".

Ход проекта

Для решения поставленных задач выбрали систему "1С:Документооборот 8 КОРП". Система разработана на платформе 1С, что позволяет бесшовно интегрировать ее с параллельно внедряемым на ТОЗе ERP-решением на платформе "1С:Предприятие".

Итог проекта

Автоматизация охватила более 100 структурных подразделений предприятия. Система электронного документооборота развернута на 150 рабочих местах.

Основные итоги проекта

• автоматизирован учет и хранение входящей корреспонденции, договорная деятельность, работа с организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Большинство документов предприятия пока дублируется на бумаге, но от их массового тиражирования удалось отказаться. Бумажные журналы учета входящих документов, приказов, распоряжений и договоров остались в прошлом. В результате сократились расходы предприятия на канцелярские принадлежности и обслуживание копировальной техники. Упростился и ускорился поиск документов.
• реализованная в системе функция резервного копирования практически полностью исключает угрозу утраты данных. Кроме того, оригиналы документов сохраняются в бумажном архиве. Разграничение прав доступа к системе с учетом должностных обязанностей сотрудников препятствует несанкционированному доступу к конфиденциальным данным и позволяет избежать утечки информации.
• упростилось согласование договоров, в т.ч. протоколов разногласий. Система электронного документооборота обеспечила возможность одновременного доступа к файлам договоров и сопроводительных документов для всех ответственных за согласование лиц. В результате подписание договоров ускорилось, сделки стали заключаться быстрее.
• оптимизировано согласование организационно-распорядительной документации. В ходе проекта были выявлены и автоматизированы наиболее трудоемкие участки, разработано 16 маршрутов согласования ОРД, в частности, описаны схемы движения приказов о замещении, командировании, подготовке к осенне-зимнему периоду и т.д. В результате сроки согласования внутренних документов сократились на 50%. Сотрудники многочисленных цехов и административных подразделений завода получили возможность совместно работать с ОРД в режиме реального времени, не покидая своих рабочих мест. Необходимость перемещаться по большой территории предприятия, чтобы передать тот или иной приказ, отпала. Содержание организационно-распорядительной документации стало быстрее доводиться до сведения адресатов, соответственно, ускорилось выполнение задач - прием и доставка изделий, проведение испытаний, инвентаризации и т.д. Все это положительно сказалось на темпах производства и реализации требований по соблюдению сроков гособоронзаказа.
• повысился уровень исполнительской дисциплины. Руководители могут в онлайн-режиме контролировать степень загруженности подчиненных, сроки и объемы выполненных ими работ, перераспределять поручения в случае необходимости. Эффективность работы каждого специалиста отражается в отчете по исполнительской дисциплине, что мотивирует сотрудников более ответственно подходить к соблюдению сроков выполнения поставленных задач.