Asterus (Астерус Лаб) (Vitro-CAD online (ранее Vitro Park))

2020: Автоматизация процессов приемки документации

Девелоперская компания ASTERUS осуществляет свою деятельность на рынке жилой и коммерческой недвижимости Москвы.

Предпосылки для автоматизации

• Несколько этапов согласования.
• Отсутствие достоверной картины текущего состояния приемки документации от подрядчиков.
• Непрозрачная процедура согласования документации.
• Взаимодействие на проекте нескольких юридических лиц, включая представителей иностранных организаций.

Задачи проекта внедрения

• Организовать электронный архив проектно-сметной документации.
• Автоматизировать процесс входного контроля, рассмотрения и согласования рабочей документации.
• Получить инструмент мониторинга выполнения процедуры приемки документации.
• Организовать QR-кодирование для отслеживания актуальности документов, переданных в производство работ.

Ход проекта

• На предприятии силами ИТ-службы подготовлено оборудование и базовый софт для установки и настройки системы.
• Проведена установка системы, базовой конфигурации и цепочки автоматизированных рабочих процессов.
• Проведен сбор и анализ данных по структуре документации и процессам приемки.
• Проведены настройки структуры хранения рабочей документации.
• Проведено обучение ответственных за систему на предприятии.
• Проведены доработки и настройки типовых процессов для организации приемки рабочей документации.
• Подготовлены пользовательские инструкции и проведено обучение пользователей силами ответственных за систему на предприятии.
• Проведено подключение пользователей к использованию системы.
• После двух лет использования оптимизирована цепочка процессов, внедрено использование реестра замечаний.
• Развитие системы на предприятии продолжается в сторону увеличения количества запускаемых проектов, расширения функциональности и улучшения удобств использования.

Итоги внедрения СОД

• Выстроена структура хранения документации в системе, настроены права доступа.
• Автоматизирован процесс приемки документации - процесс прозрачен и достоверен.
• Ускорен процесс согласования за счет работы в единой среде.
• Отмечен рост исполнительской дисциплины ответственных за принятие решений в процессах согласования за счет уведомлений и напоминаний о задачах согласования.
• Обеспечен контроль над процессом проведения приемки документации.