Electronic data interchange (EDI)
Электронный обмен данными
Юридически значимый электронный документооборот

В своем развитии торговые ИТ прошли несколько стадий: от простейших систем, которые помогали минимизировать ручной труд и тем самым экономили деньги, до систем ERP, оптимизирующих процесс принятия решений, и далее до EDI-систем, которые вышли за рамки компаний, позволили установить связи с внешним миром и оптимизировать цепочки поставок. Полноценный электронный обмен данными — это уровень развития, следующий за внедрением ERP.

Любая вновь подключившаяся к EDI-сообществу компания получает возможность работать со всеми EDI-партнерами, независимо от их числа. При этом единственным необходимым условием является установка EDI-шлюза в организации.

Российский рынок В2В электронного документооборота состоит из трех основных сегментов:

• EDI,
• юридически значимого ЭДО и
• электронной отчетности в госорганы (сегменты «EDI/ЭДО/Отчетность»).

Для каждого сегмента имеются свои драйверы роста и побудительные мотивы к развитию рынка и вовлечению в него новых клиентов. И если для EDI и юридически значимого ЭДО драйвером рынка является стремление любого бизнеса к сокращению издержек операционной деятельности, то переход на сдачу отчетности в госорганы в электронном виде стимулируется приказами налоговых органов, ПФР и других контролирующих организаций.

Основа юридически значимого электронного документооборота

• Межкорпоративный обмен и внутренние документы
• Неструктурированные и формализованные
• Удобная работа с электронными документами (в т.ч. на мобильных устройствах)
• Долговременные архивы: «вечные» форматы, перештамповка и т.д.
• Простые и квалифицированные подписи
• Блокчейн

Зачем нужен EDI?

В начале XXI века мировой рынок EDI испытал новый всплеск. EDI в соединении с Интернетом позволяет осуществлять электронные транзакции в реальном времени и тем самым существенно ускорить процессы взаимодействия между торговыми партнерами.

Для обеспечения подобной четко организованной системы обмена информацией создаются высокоскоростные средства передачи данных. Electronic Data Interchange является передовой технологией для такой коммуникации. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

Обмен коммерческой информацией (заказы, доставки, счета, денежные переводы и т.д.) на бумажных носителях предусматривает в основном ручной ввод информации в компьютерную систему компаний-партнеров. Использование стандартов электронного документооборота позволяет избежать этого — все действия совершаются автоматически, без задержек и неточностей (в отличие от ручного ввода).

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Какой бы ни была точка зрения компаний к системе электронного документооборота, любая организация может извлечь пользу из своевременной и четкой информации о спросе и о снабжении продукцией, а также сэкономить значительную часть затрат, возникающую при ручной обработке документов.

Удобство и выгода в использовании электронного документооборота состоит в том, что EDI имеет коммуникационную основу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз — и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, их документооборота, квалификации персонала и т.д.

В любом случае каждый из участников сохраняет свою индивидуальность и при этом получает возможность общаться с каждым из участников с минимальными для себя затратами. EDI также может помочь и в разборе конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй — что он его не получал. Таких ситуаций может быть множество. EDI в этих ситуациях выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда происходило с документами. Это делает последующее разбирательство причин более легким и быстрым.

Юридически значимый электронный документооборот

Большинство разработчиков современных СЭД гарантируют, что весь документооборот в их системе является юридически значимым. Однако термин этот зачастую каждый трактует по-своему.

Что вообще следует понимать под юридической значимостью документа? Как для бумажного, так и для электронного документа это его доказательная сила, например, в арбитражных судах. В определениях ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Как гарантируется юридическая сила документа в принципе? Прежде всего, с помощью обязательного наличия в нем определенных реквизитов (в зависимости от вида документа) и соблюдения правил их отображения, установленных стандартами делопроизводства и иными нормативными актами. Во-вторых, с помощью соблюдения правомочности, то есть права должностного лица подписывать подобного рода документы. Ну и, в-третьих, правовой статус документа обеспечивается с помощью гарантии его целостности и подлинности.

Поскольку, как ни крути, бумажный документ исторически первичен, все условия, необходимые для обеспечения его «доказательной силы», распространяются и на документ электронный. Однако последний не был бы таковым, если бы для него не существовало, в числе прочих, своих, дополнительных условий гарантирования юридической значимости, обусловленных специфическим способом создания, передачи, обработки и использования документа в электронном виде.

Для подписания электронных документов в качестве аналога собственноручной подписи, как известно, используется подпись электронная, которая, кроме подтверждения авторства документа, то есть, идентификации лица, его подписавшего, обеспечивает такие его свойства как целостность и защищенность от подделки. Однако использование электронной подписи и сертифицированных средств криптографической защиты информации для работы с ней, хотя и является значительным плюсом для обеспечения защищенности документооборота, еще не делает документ в автоматизированной системе юридически значимым. Для придания документу правового статуса необходимо выполнить еще несколько условий.

Так, например, нужно регламентировать использование электронных документов для взаимодействия Участников в автоматизированной системе с помощью создания специального документа: регламента использования электронной подписи в отдельной СЭД или Соглашения об использовании электронной подписи, условия которого должны быть приняты каждым Участником системы. В этот документ, в том числе, должны быть внесены положения примерно следующего содержания:

• Электронные документы, заверенные электронной подписью и использующиеся при взаимодействии Участников, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе с подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• В рамках системы обмен электронными документами осуществляется только между зарегистрированными Участниками.
• При обмене электронными документами и проверке их подлинности Участники соблюдают установленную последовательность действий.

Кроме этого, необходимо обеспечить выполнение условий признания равнозначности электронной и собственноручной подписи, установленных законодательством:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Наиболее успешно выполнение этих требований осуществляется с помощью использования инфраструктуры доверенной третьей стороны, которая с помощью специальных сервисов обеспечивает подтверждение подлинности подписи с помощью проверки сертификата ключа подписи на момент подписания электронного документа и обеспечение доказательств, определяющих момент подписания (то есть, проставление штампа времени).

Электронные документы, созданные и подписанные в системе внешнего электронного документооборота, в которых подлинность электронной подписи подтверждена с помощью сервисов доверенной третьей стороны, обладают достаточной доказательной силой для их использования в судебных разбирательствах.

Гарантия подлинности и достоверности документов

В европейских странах технология EDI, программное обеспечение, процедуры и базы данных гарантируют подлинность и достоверность первичных документов, невозможность их фальсификации. Если налоговую инспекцию интересуют детали отдельных счетов, в том числе ставки НДС, то последние извлекаются из электронного архива. Местное законодательство позволяет проводить полный электронный документооборот без бумажных первичных документов.

История применения EDI в европейской торговле началась в конце 1990х годов. Европейские телекоммуникационные провайдеры предлагают свои каналы технически продвинутым сетевым торговцам для того, чтобы они самостоятельно передавали данные. При таком уровне развития технологической культуры бизнеса для внедрения EDI необходим лишь провайдер каналов передачи данных: торговая компания использует их, самостоятельно осуществляя транзакции.

Конкурентное преимущество для поставщика

Локомотивами всех процессов в торговле выступают самые крупные ритейлеры, а они в перспективе будут сотрудничать только с технологически продвинутыми поставщиками. Нужно учитывать, что EDI, реализованный у поставщика, создаст дополнительные трудности крупному ритейлеру или производителю по переключению на партнера без электронного обмена, то есть эта технология станет одним из видов конкурентного преимущества поставщика.

Сокращение на одну четверть показателя Оut-of-Stock (то есть товаров, которых нет в наличии по причине отсутствия на складе, товаров, которые востребованы, но распроданы) крупной российской сети возвращает в оборот десятки миллионов долларов — это более чем весомая причина начать использовать EDI. При этом данная услуга имеет смысл, если ей пользуются не менее 80% поставщиков. Следовательно, большие компании — и ритейлеры, и поставщики — будут либо переводить своих партнеров на EDI, либо отказываться от нерадивых партнеров в пользу более продвинутых.

Предпосылки и цели EDI

• Повышение эффективности бизнес процессов
• Снижение финансовых и временных затрат
• Улучшение оборачиваемости капитала
• Повышение качества обслуживания клиентов
• Создание единого информационного поля компании
• Надёжный и безопасный доступ к информации
• Доступность информации
• Повышение социальной ответственности компании

EDI вчера

В начале 2000-х годов количество EDI-проектов можно было пересчитать по пальцам, а внедрение EDI подразумевало только изменение способа передачи некоторых документов, используемых в операционной деятельности: если раньше бумажный документ, например «Заказ товара», передавали поставщику по факсу, то после внедрения EDI его начинали передавать в виде электронного сообщения (бумажному документу «Заказ товара» соответствует стандартное EDI-сообщение ORDERS). Однако передавался при этом все тот же «Заказ товара», и в бизнес-процессах его формирования существенных изменений не происходило. Можно сказать, что на этом этапе термин EDI (electronic data interchange) логичнее всего было переводить дословно, то есть как «электронный обмен данными».

Тем не менее внедрение EDI даже в таком узком понимании приносило ощутимые выгоды: удавалось снизить издержки и заметно повысить производительность. Какие факторы сыграли в этом свою роль? Применение всеми игроками единых EDI-стандартов, разработанных международной организацией GS1, и централизация потоков электронных документов из-за появления EDI-провайдеров позволили избавиться от сотен разнотипных интерфейсов. Устранение «человеческого фактора», неизбежного при ручном обмене документами, и переход на автоматизированный обмен данными между двумя информационными системами позволили избавиться от задержек и ошибок, а также снизить загруженность персонала.

Несложно заметить, что наибольшую выгоду от внедрения EDI получали компании, использующие в операционной деятельности действительно большое количество документов, например логистические операторы и операторы розничной торговли. Они на этом этапе и являлись основными заказчиками EDI-проектов. Сегодня подобные проекты внедрены во множестве компаний этой сферы, помогая им делать процессы передачи данных более быстрыми и точными и таким образом снижая издержки.

Такое внедрение EDI было скорее чисто технической задачей, которая обычно ставилась перед ИТ-подразделениями, и успешно ими решалась. Выполнение подобного проекта чаще всего требовало небольшой доработки ИТ-систем, но менять бизнес-процессы было не нужно.

EDI сегодня

За последние годы понимание EDI сильно изменилось, и сегодня в него вкладывают идею замены бумажных документов электронными, что включает в себя намного больше, чем просто автоматизация обмена данными.

Например в отрасли FMCG до наступления «эпохи EDI» обмен информацией о списке и ценах на товары, доступные к заказу, сводился к передаче от поставщика в торговую сеть бумажного «ценового листа» с печатью и подписью.

Затем на первом этапе внедрения EDI бумажный «ценовой лист» был дополнен стандартным EDI-сообщением PRICAT, которое позволяло ускорить передачу информации и сократить количество ошибок, но не имело юридической силы. Кроме того, на практике при формировании ценового листа происходит его многоэтапное согласование, которому сопутствует ряд вспомогательных внутренних бумажных документов, содержащих различную дополнительную информацию. Внедрение EDI-обмена не изменяло этих бизнес-процессов и потому не вело к отказу от бумажного «ценового листа».

Теперь, особенно после появления электронной подписи, при внедрении EDI перед компаниями ставится уже более масштабная цель — полностью отказаться от бумажных документов. Можно сказать, что на сегодняшнем этапе термин EDI стоит воспринимать как «обмен электронными документами».

Но если вопрос о юридической значимости передаваемых электронных EDI-документов был решён с принятием Закона об электронной подписи, то вопрос с внутренними бизнес-процессами остался. Например, в случае с «ценовыми листами» для полного отказа от бумаги необходимо автоматизировать сопутствующие бизнес-процессы, связанные с согласованием списка позиций и цен между различными департаментами и ответственными лицами компаний — участниц процесса. Необходимые для такого EDI-проекта изменения уже не являются чисто техническими и зачастую должны серьезно изменить процессы обеих компаний.

Тем не менее сегодня у участников рынка уже сформировалось понимание категории документов, требующих наименьшего количества изменений в бизнес-процессах и потому наиболее простых для полного отказа от бумаги. Это документы договорного характера (договора, приложения, соглашения), акты оказанных услуг (связи, рекламы, консалтинга и пр.), акты сверок взаиморасчетов и т. д. Сегодня эти электронные документы без правовых и налоговых рисков для компании можно использовать без бумажных копий. Количество подобных EDI-проектов пока невелико, они существенно сложнее прежних EDI-проектов, однако и преимуществ могут принести намного больше — не столько за счет перевода обмена документами в электронный вид, сколько за счет автоматизации самих бизнес-процессов, что безусловно ведет к их ускорению и увеличению прозрачности.

При этом не надо забывать, что подобный проект не под силу сделать одному ИТ-подразделению и для успешного его завершения необходимо, чтобы в нём были заинтересованы как руководство, так и вовлеченные в него операционные департаменты обеих компаний.

EDI завтра

Завтрашний день EDI — это возможность полного отказа от бумажного документооборота между компаниями. Однако пока этому мешает большое количество нерешенных проблем, которые не позволяют переводить в электронный формат обмен некоторыми типами документов.

Во-первых, не вся законодательная база готова к использованию документов исключительно в электронном виде. Например, электронные счета-фактуры можно использовать лишь для оперативного ведения управленческого учета, при этом остается необходимость отправлять бумажный документ-копию для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

Во-вторых, некоторые работники привыкли использовать традиционные документы, и в силу низкого уровня автоматизации их деятельности, а также особенностей менталитета им пока еще сложно полностью отказаться от бумаги. Например, сегодня трудно представить инспектора ГИБДД, который удовольствуется одним лишь электронным документом, сопровождающим поставку товара. Точно так же невозможно представить экспедитора, который сдаст товар в магазин под электронную подпись в электронном документе, не оставив у себя в руках никаких подтверждений (особенно если при приемке были обнаружены расхождения в количестве товара).

В-третьих, для отрасли FMCG нужно учесть фактор частой смены персонала, работающего с товарными документами, что влечет за собой необходимость выпуска для каждого нового работника отдельной электронной подписи, а это медленный и затратный процесс. Однако уже сейчас ясно, что рынок сознает все преимущества полного перехода на безбумажные EDI-технологии, поэтому уже в ближайшем будущем будут найдены решения имеющихся проблем и количество проектов полного отказа от бумажных документов будет измеряться тысячами.

Пример расчета эффективности использования EDI

В качестве оценки эффективности использования EDI можно использовать унифицированный набор показателей (KPIs). Использование единых критериев позволяет компании сравнивать свои показатели с другими компаниями в России, в других странах, внутри корпорации и т.д.

Легко подсчитать, какое количество различных соглашений об обмене потребуется заключить его участникам в самом общем случае:

• Для 6 партнеров
  

N = 6 x (6-1)/2 = 15

• Для 100 партнеров
  

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться. Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных).

Теперь рассмотрим, как решается задача организации обмена документами в сети EDI.

Количество связей теперь равно числу участников обмена, каждый партнер «играет» по единым правилам и решает всего лишь одну задачу — собственное подключение к EDI - платформе. При этом его совершенно не заботит, каким образом подключены и работают остальные партнеры: EDI-провайдер берет все остальные задачи на себя. И все это делается за счет того, что на платформе EDI происходит определенная стандартизация сообщений. Их преобразование «на входе» — к стандартному виду, «на выходе» — к виду получателя.

Проанализируем экономическую эффективность при внедрении, возьмем торговую сеть, которая отправляет 4000 заказов в месяц.

• Ручная обработка заказа — 30 мин, используя EDI — 5 минут.
• Стоимость времени сотрудника — 20 тыс. руб. з/п, + 5 тыс. руб. налоги, + 3 тыс. руб премия, + 20% от зарплаты office overheads, итого: 32 тыс. руб., 1 час = 32 000/21,75/8 =184руб.
  

Прямая экономия на заработной плате сотрудников:

4000 х 25/60 х 184 = 301 тыс руб.

Если торговое предприятие имеет несколько сотен или тысяч поставщиков, то даже простая экономия в 30 мин. на каждом партнере уже дает ощутимый результат. Например, московская сеть гипермаркетов «Мосмарт (Партнёр)», реализовавшая EDI, имеет 50 тыс. наименований товаров, 800 поставщиков и 75 тыс. покупателей ежедневно.

Юридически значимый электронный документооборот через «мультипровайдерную шину»

Интеграционная шина - это сервис, позволяющий производить обмен электронными документами с контрагентами через операторов ЭДО без использования роуминга

Плюсы решения

• Отсутствие роуминга
• Нет необходимости подключаться к другому оператору ЭДО
• Возможность интеграции с любой учетной/информационной системой (SAP, 1С, СЭД, Архив)

Для заказчика:

• Нет необходимости делать интеграцию с каждым оператором ЭДО
• Отсутствие роуминга
• Возможность интеграции с любой учетной/информационной системой
• ПО само выбирает нужного оператора ЭДО для отправки документа на основании заданного маршрута
• Простановка штампа по типам документов на основании файлов подписи
• Возможность организации внутригруппового ЮЗЭДО

Для контрагента:

• Нет необходимости подключаться к другому оператору ЭДО (можно использовать текущего)

Роуминг EDI

Технология, позволяющая обмениваться юридически значимыми электронными документами между контрагентами, подключенными к разным операторам электронного документооборота

Прямая интеграция систем ЭДО друг с другом, без участия сертифицированного программно-аппаратного комплекса (РЦ ЭДО)

Интеграция систем ЭДО с сертифицированным программно-аппаратным комплексом по единым стандартам (РЦ ЭДО)

Прямое Роуминговое соединение между Операторами ЭДО

• Индивидуальная интеграция с каждым Оператором ЭДО
• Не сертифицированные средства обмена данными между Операторами ЭДО
• Индивидуальные условия тарификации с каждым Оператором ЭДО
• Индивидуальное создание Роумингового соединения для каждой пары контрагентов
• Создание Роумингового соединения только с привлечением техподдержки Оператора ЭДО

• Если Оператор 1 реализовал только одну интеграцию, например, с Оператором 2, то ЮЗ ЭДО возможен только между пользователями двух систем ЭДО
• При выборе Оператора пользователь больше ориентируется на количество контрагентов, подключившихся к этому Оператору, а меньше уделяет внимания условиям сотрудничества с Оператором
• В большей части случаев приходится подключаться к 2 или 3 Операторам, чтобы организовать ЮЗ ЭДО с большинством своих контрагентов

Роуминг через сертифицированный Роуминговый центр

• Единые стандарты обмена данными между Операторами ЭДО
• Сертифицированные средства обмена данными между Операторами ЭДО
• Единые условия тарификации со всеми Операторами ЭДО
• Массовое создание Роуминговых соединений со всеми возможными контрагентами
• Самостоятельное создание Роумингового соединения без привлечения техподдержки Оператора ЭДО

• Если Оператор 1 реализовал только одну интеграцию, например, с Роуминговым центром, то ЮЗ ЭДО возможен между всеми пользователями всех Операторов, которые подключились к РЦ ЭДО
• При выборе Оператора пользователь больше ориентируется на условиями сотрудничества с Оператором, чем над количеством контрагентов
• Достаточно одного подключения, чтобы организовать ЮЗ ЭДО с большинством своих контрагентов

EDI в России

2024: Минцифры РФ запретит компаниям обращаться в госорганы не в электронном виде

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации планирует ввести запрет на обращения бизнеса в государственные органы в любом виде, кроме электронного. Об этом 8 июня 2024 года сообщил глава ведомства Максут Шадаев.

По его словам, инициатива о запрете бумажных обращений начнет действовать с 2025 года. По его словам, в 2024 году только 20% запросов от бизнеса в министерство поступают в бумажном виде. Остальная часть уже передается электронно.

Минцифры планирует ввести запрет на обращения бизнеса в государственные органы в любом виде, кроме электронного

Шадаев отметил, что инициатива Минцифры направлена на усиление цифровой трансформации в России, что соответствует общей стратегии государства на увеличение прозрачности и сокращение бюрократических процедур. Это решение поддерживается и другими представителями правительства, хотя есть и критики данной меры.

Председатель комитета Госдумы по информационной политике Александр Хинштейн выразил сомнения по поводу полного перехода на электронный документооборот. По его мнению, в некоторых случаях личное присутствие все же остается необходимым, например, для заверения сделок у нотариуса.

При всем желании цифровой максимальной трансформации мы должны все равно понимать, что останутся те сферы, где без офлайнового контакта результат достигнут быть не может, — подчеркнул Хинштейн.

Он также добавил, что в процессе обсуждения с Максутом Шадаевым возникла дискуссия о необходимости сохранения права выбора для граждан и бизнеса.

Тем не менее, Минцифры настаивает на необходимости введения этого запрета, ссылаясь на успешный опыт других стран и важность цифровизации для современной экономики. Внедрение электронного документооборота должно сократить временные и финансовые затраты, повысить оперативность и безопасность обработки информации.

Как отметили в Минцифры, в планах с введением запрета на бумажные обращения будут продолжаться работы по совершенствованию цифровых платформ и увеличению их функциональности, чтобы сделать процесс взаимодействия бизнеса с государственными органами максимально удобным и эффективным.^[1]

2022: ФНС утвердила параметры электронного акта сверки

ФНС утвердила параметры электронного акта сверки. Об этом стало известно 22 июня 2022 года.

Формат электронного документа можно будет использовать с 21 июля 2022 года.

Благодаря этому нововведению обе стороны торгово-хозяйственных взаимоотношений смогут сопоставлять данные, находить несоответствия в при отгрузке и оплате товаров. Все это поможет сократить бумажный документооборот.

До этого ФНС представила электронный договор в формате PDF/A-3^[2].

2021

Минэк разработал комплексную реформу электронного документооборота

В середине сентября 2021 года Министерство экономического развития РФ сообщило о разработке комплексной реформы электронного документооборота. Инициатива направлена на снятие правовых барьеров в этой сфере.

Как отметили в Минэкономразвития, ведомство проанализировало действующие нормативно-правовые акты, чтобы определить препятствия для дальнейшего формирования и использования разного рода документов в электронной форме. Так, например, вне электронного формата до сих пор остаются водительские права, свидетельство о регистрации гражданского воздушного судна, разрешение на охоту, трудовой договор и многие другие бумаги.

По данным министерства, к середине сентября 2021 года более 400 документов подлежат оформлению исключительно в бумажной форме. Такие требования содержат положения 8 актов международного права, 46 федеральных законов, 12 актов президента РФ, 60 актов Правительства РФ и 246 актов федеральных органов исполнительной власти.

При этом значительная часть из них может оформляться в электронном формате, если «государственные органы и стороны правоотношений обладают техническими возможностями», подчеркнули там. В Минэкономразвития считают, что электронный документооборот в госсекторе поможет сэкономить время и значительно сократить затраты граждан, бизнеса и государства.

В 2021 году в России появится единый электронный формат договора. Его разработкой занимаются специалисты Федеральной налоговой службы. После утверждения формата юридически договоры можно будет пересылать контрагентам в рамках формализованного электронного документооборота. Сейчас договор, в отличие от счетов-фактур, к формализованным документам не относится.

Как отмечают в ФНС, в России к сентябрю 2021 года отсутствует полноценная нормативная, организационная и технологическая основа для юридически значимого электронного документооборота. Нет и единых подходов к созданию, обороту, хранению и использованию электронных документов компаниями и ИП. Это приводит к дублированию электронных и бумажных технологий и препятствует переходу к безбумажному цифровому взаимодействию как внутри организаций, так и при работе с контрагентами.^[3]

Правительство РФ поддержало законопроект о переходе на электронный документооборот

В середине мая 2021 года Правительство РФ поддержало законопроект об электронном документообороте, который устанавливает порядок перевода бумажных документов в цифровые с сохранением юридической значимости. Он разработан Минэкономразвития в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и Общенационального плана восстановления экономики.

Как сообщает ТАСС Информационное агентство России со ссылкой на главу Минэкономразвития РФ Максима Решетникова, законопроект также создает правила для долгосрочного хранения электронных документов, принадлежащих бизнесу и органам власти всех уровней.

Это будет касаться практически 99% документов, их можно будет перевести в электронный вид, и дальше срок их хранения [бумажных документов] сокращается до одного года, — сказал министр.

По его словам, инициатива помимо всего прочего решает проблему уже существующих электронных документов, по которым истекает срок действия электронной подписи. Благодаря законопроекту компании смогут значительно сократить расходы на физическое хранение бумажных документов, речь идет о миллиардах рублей в год, заявил Максим Решетников.

Также отмечается, что при переводе документа из бумаги в электронный вид среднее время работы сотрудника компании с таким документом сокращается в 5 раз.

Вице-премьер Дмитрий Чернышенко отметил, что Правительством РФ была проведена масштабная работа по упрощению документооборота для бизнеса и граждан, перевода его в электронный вид.

Это является одним из ключевых элементов цифровизации экономики. Чтобы наша инициатива заработала в полную силу, необходимо принять еще ряд подзаконных актов. Их разработку, детали дальнейшего процесса перехода, мы в ближайшее время обсудим с предпринимателями, чтобы учесть потребности и пожелания бизнеса, — подчеркнул он в середине мая 2021 года.[4]

2020: Минэк решил перевести деловой документооборот в электронный вид

14 сентября 2020 года Минэкономразвития РФ сообщило о разработке законопроекта об электронном деловом документообороте. В ведомстве считают, что новая инициатива сэкономит компаниям миллиарды рублей. Документ внесен в Правительство РФ.

Бизнес должен хранить документацию в бумажном виде. Минэкономразвития предлагает перевести их в электронный вид, а бумажные экземпляры уничтожить через год после цифровизации, если иное прямо не установлено нормативными актами. Это сэкономит предпринимателям время, место и деньги, — заявил заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.

Проект закона предполагает базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, создание возможности конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости. Минэк обозначил основные задачи, которые, по мнению министерства, решает этот законопроект:

• Появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа.
• Будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу.
• Предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов. Под этим подразумевается преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания.
• Устанавливаются требования к осуществлению предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности.
• Устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов.
• Предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов.^[5]

2019: План введения запрета подачи бумажных отчетов в таможню для компаний, торгующих со странами ЕАЭС

7 ноября 2019 года стало известно о том, что российские компании, которые занимаются торговлей со странами ЕАЭС, должны будут подавать статистические формы о движении товаров через границу только в электронном виде. Это снимет лишнюю нагрузку с бизнеса и сделает более точной торговую статистику.

Как сообщалось, компании, которые занимаются импортом и экспортом товаров между Россией и другими странами Евразийского экономического союза (ЕАЭС), будут подавать в таможенный орган статистические формы о перемещении товаров через границу только в электронном виде. Соответствующие изменения предусмотрены в Порядке ведения статистики взаимной торговли товарами Российской Федерации с государствами — членами Евразийского экономического союза.

Проекты данного порядка и постановления правительства, которым его планируется утвердить, на ноябрь 2019 года можно найти на портале опубликования проектов нормативно-правовых актов. Проект постановления находится на стадии публичного обсуждения, которое продлится до 19 ноября 2019 года.

После вступления в силу этих документов утратит силу постановление от 7 декабря 2015 г. № 1329 «Об организации ведения статистики взаимной торговли Российской Федерации с государствами — членами Евразийского экономического союза».

В пояснительной записке отмечается, что данный порядок направлен на совершенствование ведения статистики взаимной торговли России с другими странами ЕАЭС. Подача статистической формы только в электронном виде должно снизить нагрузку на заявителей и обеспечить более быстрое поступление формы в таможенный орган. Порядок даст возможность повысить качество статистической информации о торговле России с другими странами ЕАЭС, гласит записка.

Компаниям, которые торгуют со странами ЕАЭС, нужно будет подавать статистические формы только в электронном виде Кроме того, порядок дает дополнительные восемь рабочих дней для подачи в таможенной орган статистической формы без привлечения к административной ответственности. Также он упростит заполнение статистической формы для товаров, которые перемещаются через границу в рамках интернет-торговли в адрес физических лиц.

Пункт 9 нового Порядка ведения статистики гласит, что статистическая форма должна предоставляться в таможенный орган в электронной форме, при этом ее необходимо заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Форма подается через личный кабинет участника внешнеэкономической деятельности на сайте Федеральной таможенной службы (ФТС). Таможенный орган, куда была подана форма, должен осуществить ее электронную регистрацию. При этом датой подачи формы будет считаться та дата, когда она была подана через личный кабинет.

Если таможенный орган обнаружит в форме недостоверные сведения, он должен уведомить об этом заявителя. У заявителя будет десять рабочих дней на то, чтобы подать в электронном виде через личный кабинет исправленный вариант формы и заявление об аннулировании прежнего варианта, подписанное электронной подписью. Заявление можно составлять в произвольной форме, но в нем обязательно нужно указать регистрационный номер аннулируемой формы, перечень вносимых изменений и обоснование их внесения.

Если заявитель сам понял, что отправил в первом варианте формы недостоверные сведения, то он точно также по собственной инициативе направляет в таможенный орган исправленный вариант и заявление об аннулировании предыдущего.

Статистическая форма подается российскими компаниями, которые занимаются импортом и экспортом товаров между Россией и странами-участницами ЕАЭС. Форма подается за отчетный месяц по нескольким отгрузкам/получениям товаров, выполненных на одних условиях в рамках одного контракта. Можно подавать форму и по каждой отгрузке и получению отдельно. Форма подается в течение первых десяти рабочих дней месяца, следующего за отчетным.^[6]

2018: Законопроект о заключении страховых договоров онлайн поддержан экспертами

Законопроект о возможности заключения договоров между страховыми брокерами и страховыми агентами в электронном виде поддержали эксперты рабочей группы «Нормативное регулирование» при АНО «Цифровая экономика». Решение было принято 9 апреля 2018 года на заседании, которое прошло в Минэкономразвития РФ при участии этого ведомства, ФАС, Сбербанка, Газпромбанка, фонда «Сколково», НИУ ВШЭ, компаний МТС, 1С и других.

Законопроект подготовлен центром компетенций направления «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации» — фондом «Сколково». Как следует из пояснительной записки к документу, проект разработан для повышения доступности услуг для страхователей, включая юридических лиц. В частности, он устраняет правовое ограничение на заключение договоров онлайн по страхованию грузов, имущества юридических лиц (за исключением автотранспорта) и предпринимательских рисков. При этом указанные виды страхования, по мнению авторов документа, очень актуальны для страхователей и прибыльны для страховщиков: в 2016 году сборы страховой премии по договорам страхования имущества составили 107,5 млрд рублей при среднем коэффициенте выплат 28,6%.

Экспертная поддержка законопроекта о заключении страховых договоров онлайн означает очередной шаг к созданию безбумажной среды, то есть развитию цифровой экономики. И таких шагов нам предстоит сделать еще много уже в ближайшие несколько месяцев, — отметил руководитель рабочей группы «Нормативное регулирование» при АНО «Цифровая экономика», вице-президент по корпоративным и правовым вопросам МТС Руслан Ибрагимов.

2015: E-Com подсчитала, как на EDI сэкономить 4 млн руб. в год

Компания E-Com оценила бизнес-процессы в ритейле за 2015 г. и выделила два основных направления, которые непосредственно влияют на процесс оптимизации: количество отправляемых заказов и количество поставок в месяц^[7].

«Благодаря этим элементам с помощью электронного обмена данными (EDI) можно оптимизировать работу персонала и получить экономию в размере 372 тыс рублей. в месяц, или более 4 млн рублей в год», — прокомментировал полученные результаты за год руководитель отела интеграционных решений E-Com Кишковский Эдуард.

Как известно, существует ряд стандартных EDI-сообщений: заказ (ORDERS), ответ на заказ (ORDRSP), уведомление об отгрузке (DESADV), уведомление о приемке (RECADV), электронный счет-фактура и другие. Однако наиболее востребованным и важным среди них является именно ORDERS — с него и начинаются взаимоотношения покупателя и поставщика, отметили в компании. Благодаря внедрению этого документа предприятие зачастую экономит на факсимильной связи и телефонных переговорах, а также на сокращении штата сотрудников.

По словам Георгия Багрова, старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами группы компаний «Каравай», у них в компании через EDI проходит порядка 70-100 тыс. заказов в месяц. Экономия на их обработку составляет 3500 человеко-часов. А представители компании-дистрибьютора алкогольной продукции «Торговый дом РОССИЧ» отметили, что благодаря интеграционному решению на предприятии смогли значительно сократить время обработки заказов — один оператор теперь способен обработать более 300 документов в день, исключая ошибки ввода некорректных позиций.

При подсчете экономической эффективности специалисты E-Com за исходные данные взяли: среднее количество отправляемых заказов — 5 тыс. в месяц; среднюю зарплату одного сотрудника при 8-часовом рабочем дне (по данным Росстата за 2015 г.) — p31 тыс. в месяц. Проведенный хронометраж рабочего времени свидетельствует, что время, затраченное на ручную обработку заказа, составляет около 30 минут, через EDI — 5 минут.

Таким образом, за смену один сотрудник при бумажном документообороте отправит 16 заказов, при электронном — 96. Для обработки исходного количества документов при первом варианте потребуется (5 000/16х21,75=14,36) около 14 сотрудников, при втором (5 000/96х21,75=2,39) — 2. Уменьшение персонала на одной операции приводит к экономии по следующей формуле 12х31000. Такой подсчет в итоге и приводит к сумме в p4 млн в год, пояснили в E-Com.

2006 годы

В России совместный проект по внедрению технологий ECR начался в 2003 году. По состоянию на 2006 год в инициативе ECR-Rus принимает участие несколько десятков компаний, в то время как большая часть российского рынка имеет смутное представление о проекте либо не имеет его вовсе.

В России западные компании избрали несколько иной путь для развития EDI, чем в Европе. Причины заключаются как в неразвитости данных услуг, сильной фрагментации рынка поставщиков, так и в нашем законодательстве. Средний уровень развития ИТ российских компаний гораздо ниже, чем в Европе. В России много компаний, особенно среди поставщиков, которые никогда не слышали про EDI. Необходимо находить потенциальных заказчиков услуг, пропагандировать технологию, показывать, как она применяется, в чем ее плюсы-минусы и где лежат «подводные камни». Эффективно сделать это может компания, профессионально внедряющая EDI, то есть специализированный провайдер^[8].

Для поставщиков FMCG преимущество EDI становится ощутимым только тогда, когда обеспечена интеграция электронного обмена данными с ИТ-инфраструктурой. Например, когда заказ сразу загружается в информационную систему. Не каждая компания может сделать это самостоятельно. В этом случае поставщику необходим консалтинг по интеграции ИТ-систем.

По этим и многим другим причинам российские ритейлеры отдают EDI на полный аутсорсинг. Провайдер отвечает не только за каналы связи, но и за трансляцию данных, а также проводит всю работу по подключению, обучению заказчика, сопровождению и необходимому консалтингу. Часто при внедрении EDI в целях интеграции необходимо описать и оптимизировать бизнес-процессы заказчика.

Что касается инфраструктуры, то в компании должна использоваться учетная система, причем это может быть как 1С, так и SAP. Правда, чем выше уровень учетной системы, тем меньше проблем при переходе на EDI.

Легким решением для некоторых компаний может стать веб-портал для электронного коммерческого документооборота. Для небольших компаний, плохо дружащих с ИТ или даже вовсе не имеющих учетной системы, веб-портал — единственный вариант, позволяющий оптимизировать затраты на EDI.

Мелкий поставщик заходит на портал, сохраняет там свои данные, они автоматически транслируются в нужный формат, затем между порталом и крупными контрагентами поставщика идет электронный обмен. Существует также и офлайн-решение: пользователь может скачать и заполнить форму в автономном режиме, а затем отослать ее. Таким образом, с точки зрения технологий современные решения для EDI позволяют работать с ними организациям с любой ИТ-инфраструктурой и практически при любых каналах связи.

2004: Провайдеры EDI

Коммерческий EDI возможен в России, потому что имеется локализованный стандарт электронного обмена данными EANCOM, существует глобальная и локальная ИТ-инфраструктура для такого документооборота, а также действуют компании-провайдеры, которые берут на себя все задачи по реализации проектов.

Летом 2004 года технологический комитет ECR-Rus провел тендер, по результатам которого было выбрано несколько компаний-провайдеров, получивших право предоставления услуг электронного обмена данными в рамках инициативы ECR в России. Комитет планирует постоянно расширять список провайдеров EDI.

Критериями выбора компаний является как технологическая готовность к оказанию услуг EDI, так и стоимость услуг для потребителя. ECR-Rus ставит своей задачей внедрение технологий EDI не только в крупных компаниях, но и среди компаний среднего и малого бизнеса. Комитет подписывает соглашение со всеми поставщиками услуг, тем самым контролируя и поддерживая базовый стандарт качества, определенный ECR-Rus для своих членов.

Провайдеры EDI предоставляют на аутсорсинг собственную ИТ-инфраструктуру и могут даже обеспечивать клиенту доступ к процессинговому центру, обладающему высокой производительностью и надежностью. Услуги EDI должны быть доступны 365 дней в году, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. В отличие от инфраструктуры большинства компаний процессинговый центр имеет непрерывное энергообеспечение, многоуровневую защиту от несанкционированного доступа, гарантии сохранности данных при любых сбоях. Время, за которое сообщение должно проходить от одного пользователя к другому, согласно требованиям ECR-Rus не должно превышать 10 мин. Провайдер отвечает за скорость сервиса, гарантирует доставку сообщений и их проверку на предмет ошибок. При этом провайдеры EDI обеспечивают связь через открытые сети (Интернет), прямые соединения между клиентами и связь через сети с дополнительными услугами (VAN).

Ситуация с внедрением и использованием EDI в России сильно отличается от Европы или Америки. Там EDI, информационные системы обеспечения доставки товаров, платежей и автоматизации торговли начали бурно развиваться в 70-х годах ХХ века, у нас они появилось лишь в середине 1990-х. Поэтому провайдеры EDI предлагают различные варианты подключения, учитывающие уровень ИТ в компании, объем пересылаемых документов и средства коммуникаций. Это позволяет каждой компании решать свои задачи оптимальным образом: интегрировать с EDI учетную систему или просто иметь веб-интерфейс для обмена документами с партнерами. Разный уровень задач и их решений предполагает разные способы подключения и уровни сервиса. Услугами провайдеров EDI в России пользуются как самые крупные компании (Auchan, Metro, Coca-Cola, Procter and Gamble, «Лента Сеть розничной торговли», «Мосмарт (Партнёр)», «Рамстор» и др.), так и их более мелкие партнеры — поставщики и клиенты.

В некоторых случаях на первых порах крупные компании настолько заинтересованы в работе с партнерами посредством EDI, что могут предложить провайдеру оплачивать все транзакции своих контрагентов, или ввести для них небольшую абонентскую плату за пользование порталом.

Требования к услугам провайдера EDI

Свои требования к провайдеру клиенты фиксируют в соглашениях об уровне сервиса. В нем оговаривается время работы службы технической поддержки, время отклика на запрос клиента, время устранения различных неполадок, и другие параметры. Как правило, провайдеры услуг предлагают своим клиентам не только различные способы подключения к EDI, но и различные тарифные планы, которые напрямую зависят от уровня сервиса. Требования клиентов и обязательства провайдеров могут быть значительно выше, чем базовые требования ECR-Rus. Например, для крупных компаний необходимо гарантированное время обработки и доставки сообщения, исчисляемое не минутами, а десятками секунд — не более 10-20 сек. на одно сообщение.

Требования к услугам провайдера EDI:

• поддержка всех типов данных и видов их передачи
• низкая совокупная стоимость владения
• безопасность соединения
• функциональная совместимость с партнерами
• простота установки и настройки
• полный аудит прохождения документов через сеть
• трансляция документов из одного формата в другой
• маршрутизация и пересылка сообщений клиентам других провайдеров
• оперативное подключение торговых партнеров клиента
• локализация и разработка программного обеспечения EDI
• консалтинг, обучение и разработка решений в области EDI
• техническая поддержка пользователей

Рынок ЭДО в России

2020: Электронным документооборотом в России пользуются только 30 % компаний

Электронный документооборот (ЭДО), помогающий при ведении бизнеса обмениваться информацией безопасно в режиме онлайн, используют в своей деятельности только 30 % российских предприятий. Причем чем меньше размер бизнеса, тем реже компания взаимодействует со своими контрагентами в цифровом формате. Такие данные приводят эксперты СКБ Контура, разработчика ПО для электронного документооборота, и Газпромбанк Автолизинга, финансирующего приобретение транспорта для бизнеса.

Компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных – лишь в 5 % случаев. Малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения (УСН) цифровизирует передачу данных чаще – примерно в 12 % случаев. В числе лидеров цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО): примерно половина из их числа активно использует системы ЭДО, а около 70 % имеют абонентские ящики у какого-либо оператора.

Вместе с тем при вынужденной самоизоляции Коронавирус COVID-19 в России многим организациям пришлось активно перестраивать бизнес-процессы: переводить офлайн-магазины в онлайн-формат, отправлять товары с курьерами, организовывать сотрудникам домашние офисы. Электронный документооборот в этих условиях – еще одна возможность приспособить бизнес к новым реалиям.

Об этом свидетельствуют данные Контура, чьи клиенты за первый квартал 2020 года передали через систему юридически значимых электронных документов Диадок на 30 % больше данных, чем за аналогичный период прошлого года. А сервис документооборота между торговыми сетями и поставщиками Контур.EDI стали использовать на 27 % чаще.

В условиях удаленной работы ЭДО поможет легко заменить традиционный бумажный документооборот, потому что для работы с ним нужны только интернет и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Он дешевле и быстрее бумажного, а в сложных экономических условиях это особенно важно. Если отправка пакета документов стандартной почтой обходится в 50–60 рублей, то через систему электронной передачи данных – в 5–7 раз дешевле. Ждать несколько дней, пока контрагент, возможно, получит бумаги, не нужно – отправка и гарантированное получение занимают несколько секунд.

С электронными документами легко начать работать в онлайн-сервисе, для этого не нужно скачивать и устанавливать программу на компьютер. Такой способ подходит компаниям с небольшим объемом документооборота, которые могут заметить немедленный эффект от цифровизации в виде экономии на бумаге и отправке документов. Крупные предприятия заинтересованы в автоматизации документооборота, для них решающими аргументами в пользу ЭДО становятся ускорение обработки больших объемов документов, сокращение трудозатрат на всех этапах работы с документами и снижение налоговых рисков.

2018: Потребление веб-сервисов внешнего ЭДО выросло на 31% до 13 млрд рублей

Компания J’son & Partners Consulting (Джейсон энд Партнерс Консалтинг) 27 июня 2019 года сообщила о том, что завершила подготовку исследования российского рынка веб-сервисов внешнего электронного документооборота (ВЭДО) по итогам 2018 года и прогнозам его развития до 2022 года. Результаты исследования показывают, что без глубокого пересмотра технологических и экономических основ рынка, его дальнейший рост невозможен.

За период 2014-2018 гг. среднегодовой рост потребления всех рассматриваемых в исследовании видов внешнего электронного документооборота, предоставляемых в формате веб-сервисов, составил 31%, в абсолютном значении потребление веб-сервисов выросло с 4,5 до 13 млрд рублей. Объем и динамика потребления внешнего ЭДО в формате on-premise существенно ниже таковых для веб-сервисов: объем всех сегментов внешнего ЭДО в формате on-premise, включая затраты на интеграцию, за период 2014-2018 гг. вырос с 3,2 в 2014 году до 5,8 млрд рублей в 2018 году, со среднегодовым темпом роста 16%. Общий объем потребления ЭДО в формате web и on-premise вырос с 7,6 (2014) до 18,3 млрд рублей в 2018 году, что соответствует среднегодовому темпу роста 25% CAGR.

Ожидается, что в период 2019-2022 годов темпы роста рынка веб-сервисов внешнего ЭДО снизятся до 2% CARG, а объем рынка в 2022 году составит 13,8 млрд рублей. Объем потребления внешнего ЭДО в формате on-premise инсталляций будет расти темпами 1% CAGR, и увеличится c 5,8 до 6 млрд. руб. за счет роста в сегменте межкорпоративного ЭДО, где доля on-premise останется высокой.

По прогнозу J’son & Partners Consulting объем потребления бизнес-SaaS в России вырастет с 5,8 в 2018 году до 13,7 млрд рублей в 2022 году, то есть лишь сравняется с объемом рынка веб-сервисов внешнего ЭДО, являющихся источником первичных данных для сервисов бизнес-SaaS. Это означает что глубина анализа первичных данных в сервисах бизнес-SaaS останется невысокой, как и экономический эффект от использования этих сервисов.

Основным отраслевым (вертикальным) сегментом, обеспечивающим более 75% общего объема потребления сервисов внешнего электронного документооборота, является торговля и сфера услуг (Рис. 1). Ожидается, что доля этого отраслевого сегмента несколько сократится и составит чуть менее 70% в 2022 году, при этом вырастет доля промышленности (включая ТЭК) и сельского хозяйства — по причине внедрения сервисов маркировки и прослеживаемости, охватывающих и этап производства.

Драйверами дальнейшего развития рынка внешнего электронного документооборота является, по мнению аналитиков, именно экономическая эффективность использования этих сервисов всеми хозяйствующими субъектами. С технической точки зрения это требует интеграции EDI и межкорпоративного ЭДО с корпоративными учетными системами и реализации поверх учетных систем сложной предиктивной аналитики. Если первое уже в значительной степени реализовано, то второе пока нет. Кроме того, необходимы довольно радикальные организационные изменения: сквозная оптимизация требует полной перестройки методов управления как внутри отдельно взятой компании, так и внедрения сквозного управления всей цепочкой создания, распределения и потребления материальных и нематериальных ценностей. Для провайдеров сервисов внешнего ЭДО решение задачи сквозной оптимизации означает необходимость реализации всех видов внешнего как одной из разновидностей функций экосистем облачных платформ и приложений индустриального интернета вещей (IIoT-платформ и приложений).

Даже с чисто технической точки зрения, если «отвлечься» от искусственно созданных для специализированных игроков внешнего ЭДО законодательных преференций (барьеров), ограничивающих конкуренцию, то легко заметить отсутствие принципиальных различий между провайдерами любых видов внешнего ЭДО и интеграционными (сервисными) платформами интернета вещей (на Рис.2 посередине).

Цена вопроса

Если в компании уже есть ERP-система и централизованный выход на провайдера услуг EDI, то можно считать, что инфраструктурная и программная проблемы решены. Однако для очень многих российских компаний это не так. Поэтому все-таки лучший вариант для них — возложить большинство задач на провайдера, который не только профессионально занимается предоставлением услуг EDI, но и оказывает консалтинг по EDI.

Цена вопроса зависит от соглашения с провайдером. Тут немаловажно отметить, что технологический комитет ECR-Rus взял на себя функции централизованного определения ценовых границ провайдеров. Услуги российских провайдеров EDI доступны даже небольшой компании и составляют менее тысячи долларов изначально и не более нескольких сотен долларов в месяц за трафик. Сейчас стоимость одной транзакции сопоставима со стоимостью отправки SMS-сообщения. По идее, со временем, когда эти услуги станут массовыми, их относительная стоимость должна еще более снизиться.

Комитет ECR-Rus выработал шаблон договора между сторонами, в котором отражено его видение взаимодействия провайдера и клиента. Например, если два клиента работают с разными провайдерами, то они должны иметь возможность обмениваться информацией друг с другом. Выбранные комитетом провайдеры это гарантируют. Некоторые клиенты, например московская сеть гипермаркетов «Мосмарт» работают с несколькими провайдерами сразу.

Электронный документ - автономный объект защиты

Электронный документ (совместно с его метаданными), являясь самостоятельным юридическим объектом, с точки зрения информационной безопасности также представляет собой самостоятельный, если точнее – автономный объект защиты, для которого должны быть обеспечены следующие приоритеты безопасности и требования сохранности^[9]:

• должна быть обеспечена целостность (идентичность, аутентичность документа). Приоритет является абсолютным и должен быть обеспечен на всех этапах жизненного цикла документа;
• должна быть обеспечена доступность документа на всех этапах жизненного цикла документа. Правила предоставления доступа к документу со временем могут изменяться в зависимости от его статуса;
• должна быть обеспечена конфиденциальность документа. Требования к отнесению документа к категории конфиденциальных могут изменяться со временем;
• должна быть обеспечена сохранность документа на всем жизненном цикле и защищенность от неконтролируемого уничтожения.

Основной фактор, позволяющий использовать электронный документ в системе правоотношений - это возможность придания ему в случае необходимости юридической силы на всем протяжении жизненного цикла, или с точки зрения права обеспечить необходимый уровень доверия.

Доверие к документу возникает только в том случае, когда обеспечивается его аутентичность, что подразумевает обеспечение идентичности (идентификации) и целостности электронного документа, естественно также на всем протяжении его жизненного цикла.

Какие документы могут быть использованы в качестве свидетельств доверия

• Официальный, актуальный по дате отчет по результатам оценки соответствия организации требованиям защиты информации, содержащий заключение о соответствии уровня защиты организации установленным требованиям. Для организаций кредитно-финансовой сферы - не ниже 0,85.
• Перечень средств защиты информации с действующими сертификатами на них. Сведения о наличии сертификатов на средства электронной подписи включаются в сертификат ключа проверки подписи.
• Лицензия по технической защите конфиденциальной информации, с указанием установленных для СЭВ видов лицензированной деятельности, выданная организации - участнику электронного взаимодействия на финансовом рынке.
• Лицензия, по предоставлению телематических услуг связи, выданная организации, как организатору системы доверенной передачи сообщений (требует нормативно-правового оформления).
• Свидетельство об аккредитации организации на выполнение деятельности, связанной с долговременным хранением электронных документов (требует нормативно-правового оформления).

Риски проекта

Даже при наличии провайдера, который все берет на себя, в компании возможен ряд внутренних изменений. Например, сейчас многие российские торговые партнеры могут общаться между собой на своих внутренних кодах, а GLN-коды могут вообще не использовать. Перед тем как начать проект EDI, необходимо эти коды получить и ввести в систему.

Для многих участников рынка риски внедрения EDI напрямую зависят от уровня ИТ. При наличии лоскутной автоматизации в компании риски интеграции будут заключаться не в самой интеграции, а в отсутствии полноценной учетной системы.

Риски крупных ритейлеров связаны с неразвитостью рынка EDI. В частности, его развитие тормозится законодательством — несмотря на принятый закон об электронной подписи, российские торговые компании должны производить и хранить тонны архивов с первичными бумажными документами. Кроме того, региональные партнеры крупных ритейлеров пока настороженно относятся к услугам EDI и не спешат ими воспользоваться. В силу сложившихся географических и других условий они чувствуют себя «монополистами» и в аспекте EDI могут не подчиняться диктату ритейлера.

Что касается цен, то услуга EDI в принципе не может быть дорогой, поскольку она призвана оптимизировать затраты на логистику. Однако мелкими компаниями технология EDI может восприниматься как дорогая и при внедрении, и при использовании. Если они не привыкли работать с ИТ, если их бизнес-процессы не отлажены, значит они вряд ли получат преимущества и выгоду от электронного обмена данными. Когда дотации на инвестиции или оплату трафика со стороны крупного партнера прекратятся (или провайдер вдруг начнет поднимать цены), то небольшие поставщики и магазины перестанут использовать EDI. Пример тому — рынок Европы, где мелкие производители не могут воспользоваться преимуществами EDI (там затраты на инфраструктуру, оборудование, ПО, услуги провайдера составляют приличные суммы) и потому активно выступают против технологий ECR.

Технологии и стандарты

Первая многоуровневая модель EDI сравнима со справочной моделью ISO/OSI 1983, которая описывала разработку и содержание сетевых протоколов. Отличительной её особенностью является другой уровень абстракции.

Модель EDI 1983 г. состоит из 4 уровней:

• Физическая инфраструктура
• Передача
• Представление и стандарты
• Приложения и семантика
  

Инфраструктура

Состоит из телефонных dial-up и кабельных линий, сетей. Интернет во время начала развития EDI воспринимался как множество открытых сетей (BITNET, др.) и внутрикорпоративных специализированных сетей (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое значение имели высокоскоростные backbone сети.

В качестве платформы для EDI сегодня может использоваться широкий диапазон оборудования: мэйнфреймы, серверы среднего класса или клиент-серверы и даже обычные ПК. При выборе платформы главное — правильно оценить объем ожидаемых транзакций, вид данных для обмена и число бизнес-партнеров.

Передача (transport)

Осуществлялась через E-Mail, соединения точка-точка Telnet и FTP, HTTP. Поддерживалась передача электронных данных. Прочие распространённые протоколы передачи включают SMTP, POP3 (ISP), IMAP.

Представление и стандарты

На этом уровне синтаксис и семантика (содержание) определяют структуру данных. Важным вопросом стала стандартизация структурирования данных, с широко распространёнными стандартами ANSI X.12 в США и UNECE EDIFACT в Европе и Азии. Также существует множество проприетарных отраслевых стандартов.

Приложения и семантика

В этот уровень входят приложения, в которых создаются и автоматически обрабатываются и считываются данные. Приложение установлено у отправителя и получателя данных, посредники могут проводить валидацию данных и конвертацию стандартов.

EDI-транзакции могут быть организованы поверх различных телекоммуникационных протоколов. В Европе для EDI-систем распространенными видами прямых соединений являются VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с добавленными услугами VANs (Value-added Networks).

Существуют также два стандарта передачи документов через Интернет: стандарт AS1 позволяет передавать EDI-документы через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2 служит для передачи через http.

Принципы реализации EDI в Интернете (стандарты AS1 и AS2)

• Конфиденциальность - доступность документов только отправителю или получателю
• Аутентификация - удостоверение подлинности через проверку электронной подписи
• Достоверность - невозможность изменения документа без ведома получателя
• Надежность оповещения - невозможность отрицания при получении сообщения

См.также

• СЭД (подробнее)
• ECM – Enterprise Content Management
• СЭД (Программные технологии)
• СЭД (методика внедрения)
• ECM (мировой рынок)
• Главные тренды ECM
• СЭД (рынок России)
• СЭД в России: отраслевая специфика
• Тренды российского рынка СЭД/ECM-систем
• География СЭД/ECM-проектов
• СЭД в формате SaaS

Примечания

Электронное взаимодействие во времени и пространстве