В единой СЭД органов исполнительной власти Алтайского края работает около 1200 пользователей

Ситуация

Используемая с 1994 года в администрации Алтайского края система, разработанная на FoxPro по файл-серверной технологии и предназначенная для автоматизации основных делопроизводственных функций, морально устарела, вследствие чего не могла быть принята в качестве базовой как в масштабах самой администрации, так и в масштабах региона в целом.

Основные проблемы были связаны с невозможностью организации эффективной одновременной работы с документами большого числа пользователей. При эксплуатации системы возникали очевидные сбои: зависание компьютеров, потеря регистрационных карточек, замещение части введённой в карточки информации данными из других источников. Для персонала администрации стали неприемлемыми ограничения в работе системы:

• сложность прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий документов в форматах Word, Excel и других;
• не отвечающая сегодняшним реалиям система защиты информации;
• невозможность организации взаимодействия системы делопроизводства с почтовыми системами для приёма и отправки контрольных карточек, резолюций и самих документов;
• отсутствие механизмов, предусматривающих сохранность данных при сбоях в работе локальной вычислительной сети (ЛВС);
• неудовлетворительным образом организованное разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы, отсутствие протоколирования работы пользователей.

Было признано, что совершенствование данного продукта и перевод его на работу с современной системой управления базами данных (СУБД) и последующее устранение всех выявленных недостатков, а также реализация новых требований повлечёт за собой значительные затраты трудовых ресурсов и времени, что экономически нецелесообразно.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Решение

Руководством администрации Алтай­ского края было принято решение о целе­сообразности перехода на программное обеспечение (ПО) автоматизации делопроизводства и электронного доку­ментооборота, реализованное на основе новейших промышленных технологий.

По результатам сравнительного анализа программных продуктов, представлен­ных на отечест­венном IT-рынке, была вы­брана система «ДЕЛО», удовлетворяющая всем требованиям специалистов админист­рации как по своему функционалу, так и по стоимости. Важнейшими факторами, по­влияв­шими на данный выбор, стали воз­мож­ность по­строения на основе ПО «ДЕЛО» распреде­лённой системы доку­ментообо­рота, учи­тывающей сложив­шуюся в российских уч­реждениях дело­производственную прак­тику, солидный перечень успеш­ных про­ектов, выполнен­ных на базе ПО «ДЕЛО», а также квали­фицированная тех­ническая под­держка продукта местным представите­лем разра­ботчика – барнаульской компа­нией «Корпоративные системы».

Администрация Алтайского края подписала в ноябре 2010 года контракт на поставку дополнительных лицензий системы электронного документооборота «ДЕЛО» . Планомерное внедрение СЭД «ДЕЛО» в администрации Алтайского края осуществляется уже с 2002 года. С каждым годом система расширяется, а технологии совершенствуются. Так, например, 14 ноября 2005 г. Глава администрации Александр Карлин подписал Постановление о создании общественной приемной администрации края в сети Интернет. В Постановлении говорится о том, что обращения граждан, поступающие из Интернет-приемной, регистрируются в системе электронного документооборота «ДЕЛО», в соответствии с инструкцией по делопроизводству и находятся на контроле до их исполнения. На данный момент рабочими местами системы «ДЕЛО» оснащены все структурные подразделения Администрации и Администраций районов края, практикуется рассылка электронных документов из аппарата Администрации в районы края.

В ноябре 2010 года для увеличения количества рабочих мест в комитетах и управлениях был заключен контракт на поставку дополнительных 35 рабочих мест системы «ДЕЛО», 70 лицензий подсистемы «ДЕЛО-web», а также 10 лицензий опции «ЭЦП и шифрование», которая позволит реализовать защищенный электронный документооборот. Данное расширение числа рабочих мест системы позволит расширить проникновение системы и обеспечить доступом к электронным документам еще больший круг должностных лиц.

В 2011 году планируется переход всех структурных подразделений Администрации края на работу в единой базе данных СЭД, что позволит максимально использовать функциональные и технологические преимущества системы «ДЕЛО», включая электронное визирование и работу с проектами в безбумажном виде.

2015 год

В Администрации Алтайского края функционирует единая база данных, в которую подключены все управления, департаменты, комитеты и на сегодняшний момент количество пользователей составляет свыше 1000 человек. Обслуживанием работы СЭД «ДЕЛО» занимаются технологи из Управления информационных технологий в связи Алтайского края.

2016 год

К ЕСЭД подключены все структурные подразделения аппарата Администрации края, 22 органа исполнительной власти края, Постоянное представительство Алтайского края при Правительстве Российской Федерации, Член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Алтайского края – представитель от исполнительного органа государственной власти, Уполномоченный по правам человека в Алтайском крае, Управление по обеспечению мероприятий в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в Алтайском крае, 10 подведомственных организаций, 70 администраций городских округов и муниципальных районов Алтайского края.

Обмен документами между участниками ЕСЭД организован в электронном виде. К регистрационной карточке (РК) прикрепляется файл отсканированного документа в формате PDF, с которым и работают пользователи системы. Оформляются также и электронные поручения. В связи с организацией опубликования документов на Интернет-портале правовой информации (pravo.gov.ru) в 2014 г. начато оформление в СЭД «Дело» регистрационных карточек проектов документов (РКПД) для нормативных правовых актов Администрации края: разработчик документа создает РКПД правового акта, подлежащего опубликованию, и прикрепляет к ней файл в формате DOC, который заверяется ЭП руководителя. В настоящее время ЭП также используется для подписания файлов в РКПД (в том числе при смене версий) документов, направляемых на подпись Губернатору Алтайского края.

Часть руководителей структурных подразделений Администрации и органов исполнительной власти края рассматривают документы и вносят поручения в электронном виде. Для этого помощником (секретарем) вводится в РК проект поручения к документу, который потом утверждается и рассылается. Руководители используют различные клиенты – подсистему «Дело-Web» (ее предпочитает большинство руководителей), стандартный десктопный клиент, а также «АРМ Руководителя RT» (мобильное приложение для устройств на Windows).

Очередным этапом развития региональной системы документооборота органов власти стала организация межведомственного взаимодействия в электронном виде с организациями-участниками МЭДО. Комплекс работ для подключения ЕСЭД Алтайского края к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти был проведен в 2014 г. В настоящее время организовано взаимодействие по МЭДО без досылки документов на бумажном носителе со следующими организациями:

• Администрация Президента Российской Федерации;
• Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций;
• Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
• ряд субъектов РФ: Администрация Костромской области, Правительство Омской области, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа.

Список организаций, с которыми организовано взаимодействие, постоянно расширяется. Кроме того, в крае реализуется пилотный проект по направлению в Государственную Думу документов, подписанных ЭП Губернатора Алтайского края.

В настоящее время пользователями СЭД «Дело» являются 100% сотрудников аппарата Администрации края и около 60% должностных лиц органов исполнительной власти. В текущем году планируется увеличить их количество до 80%, для чего были закуплены дополнительные рабочие места (веб-клиенты). Всего системой охвачено около 1200 пользователей.

Как отмечают специалисты заказчика, в настоящее время ЕСЭД на базе системы «Дело» позволяет закрыть все актуальные потребности по автоматизации документально ориентированных деловых процессов в органах власти региона. Существует ряд задач, которые планируется реализовать в ближайшем будущем. В частности, рекомендована к внедрению в приемных заместителей Губернатора Алтайского края и структурных подразделениях Администрации края подсистема «Мониторинг документов». Данный модуль, разработанный компанией «КС-Консалтинг» и расширяющий встроенные в СЭД «Дело» функции информирования пользователей, позволит оперативно уведомлять помощников, секретарей и ответственных за делопроизводство в подразделениях о поступлении документов, требующих срочного рассмотрения и исполнения. Также планируется начать использование ЭП руководителей для подписания документов, направляемых по МЭДО. В связи с тем, что Администрация края включена в пилотную зону для перехода на схему обмена документов по МЭДО в новом формате (МЭДО 2.7), требуется обновление модуля взаимодействия.

Другие направления развития ЕСЭД – это дальнейшее увеличение количества рабочих мест, организация обмена электронными документами между ЕСЭД и системами электронного документооборота администраций г. Барнаула и г. Бийска с использованием сервера электронного взаимодействия, а также обновление СЭД «Дело» до версии 15.7.