Администрация Читинской области провела модернизацию СЭД

10 ноября 2014 года Администрация городского округа «Город Чита» внедрила систему электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». С февраля в единой базе данных работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Исполнителем проекта и поставщиком ПО является компания «КС-Консалтинг».

Выбор решения

Система «ДЕЛО» была внедрена в качестве замены программного продукта, разработанного специалистами заказчика собственными силами и выполнявшего преимущественно учетные функции. Недостаточный функционал этой системы стал основной причиной внедрения современной СЭД, которая позволяет решить следующие задачи:

• автоматизация регистрации всех групп документов;
• создание общей документальной базы для подразделений администрации и районов города с возможностью доступа из удаленных подразделений;
• поиск по любым реквизитам РК;
• перевод бумажных документов в электронную форму;
• обеспечение прозрачности исполнения поручений и документов на всех этапах их прохождения;
• создание электронного архива документов.

Ход проекта

На первом этапе проекта заказчик приобрел и внедрил 26 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Установку, настройку и обучение пользователей провели специалисты «КС-Консалтинг».

Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты – в комитетах, управлениях и районных администрациях. Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Кроме этого, в общем отделе были установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места используются для обмена документами с участниками единой системы документооборота (Правительством, министерствами, департаментами, службами, инспекциями и иными структурами).Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Для обеспечения непрерывности электронного документооборота и более полного использования функционала СЭД в течение этого года администрация Читы приобрела дополнительно 14 рабочих мест системы, в том числе 10 – «ДЕЛО-Web».

Результат

Результатами проекта стали:

• автоматизация регистрации основных групп документов, в том числе организационно-распорядительных (постановлений и распоряжений администрации);
• внедрение процесса поточного сканирования;
• настройка процесса контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения;
• переход на обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.

Создание системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг».

Как отметил и.о. руководителя Департамента информатизации и связи Забайкальского края Виктор Редров в своем докладе, прозвучавшем на межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», прошедшей в мае текущего года на площадке Правительства Забайкальского края, в единой системе электронного документооборота этого региона работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти (около 1500 человек) и 100% администраций муниципальных районов и городских округов Забайкальского края.

Cообщили TAdviser представители компании-интегратора.

Развитие проекта

7 августа 2017 компания "КС-Консалтинг" сообщила о закупке в 2017 году администрацией ГО «Город Чита» дополнительных рабочих мест «ДЕЛО», выполнено обновление СЭД.

В 2016 году к системе ДЕЛО подключены руководители отделов администрации, в 2017 году к единой базе подключают руководителей структурных подразделений. Для этого приобретены лицензии на подсистему «ДЕЛО-WEB». Всего приобретено 10 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и два рабочих места «толстого клиента» ДЕЛО, предназначенных для подключения администрации Черновского административного района к единой базе СЭД^[1].

На 7 августа 2017 года в СЭД "Дело" администрации городского округа «Город Чита» автоматизирована регистрация входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, организован обмен документами в электронном виде (без бумажных оригиналов), настроен процесс мониторинга и контроля исполнения документов, осуществляется массовый ввод документов в систему с помощью опции «Поточное сканирование», а также печать конвертов и почтовых реестров.

В СЭД администрации Читы работают около 80 сотрудников. На некоторых рабочих местах установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о наступивших (пр.: поступление документов, смена статуса и ввод новых отчетов), а также о приближающихся событиях в системе ДЕЛО (наступление контрольных сроков).

Примечания