GeekSpace полностью перевела документооборот "Барнаульского ДСУ №4" на платформу "1С:Документооборот КОРП"

2022: Автоматизация процесс документооборота

ИТ-компания Geekspace 23 июня 2022 года сообщила о том, что за 2 месяца полностью автоматизировала процесс документооборота одной из дорожно-строительных организаций Алтайского края – ООО «ДСУ-4».

ООО «ДСУ-4», которое ведет порядка 30 строительных объектов по всему Алтайскому краю, столкнулась с тем, что электронный документооборот, который осуществлялся на базе 1С: Документооборот ПРОФ, не удовлетворяет текущим задачам. В компании назрел вопрос о том, как повысить эффективность электронного документооборота, уйти от бумажных документов и максимально систематизировать все движения (счета, служебные записки, письма, приказы и т.д.) по каждому объекту.

В результате аудита информационной системы предприятия, специалистами GeekSpace было принято решение провести апгрейд до 1С: Документооборот КОРП. Одной из основных задач была возможность работать в ИС из любой точки земного шара, или, как минимум, Алтайского края. Поэтому был решен вопрос по безопасному доступу к информационной системе с мобильных устройств с помощью VPN с ограничением доступа. Были настроены шаблоны документов и бизнес-процессов.

По словам менеджера проекта GeekSpace Сергея Цыбанцева, принципиальное отличие от предыдущей схемы работы заключалось в появлении в информационной системе так называемого «комплексного процесса», который объединил процессы «Согласовать», «Утвердить» и «Исполнить» в один.

Теперь исходя из вводных данных, система сама определяет, по какому маршруту согласования проводить документ. В ходе реализации проекта возникла задача, которая потребовала настроить для строительной организации модуль «Проекты», чтобы понимать, к какому строительному объекту относятся те или иные расходы, документы и распоряжения. Были также добавлены условия для самих «Объектов». С одной стороны – за каждым проектом закрепляются ответственные сотрудники со своими компетенциями, с другой – первичные документы. Благодаря такому подходу ускорился процесс согласования документа, ушла проблема с документами, «потерянными» в процессе перемещения «из рук в руки.

По словам помощника руководителя ООО «ДСУ-4» Светланы Шинковой, эффективность работы с документами в обновленной информационной системе возросла в разы.

Мы бесконечно тратили бумагу на перепечатку договоров с правками от каждого подразделения. Экономия на таких расходниках – существенное подспорье для любой организации. Только сравните – до внедрения договор проходил согласование минимум неделю! Теперь – достаточно 1-2 дней, - отметила представитель ООО «ДСУ-4».

Для организации ноу-хау стала мобильная версия обновленной информационной системы. Эта технология существенно упростила нам работу. Где бы ни был сотрудник, можно ознакомиться с документом, согласовать. Опять же теперь намного проще получить визу руководителя, - добавил руководитель отдела снабжения ООО «ДСУ-4» Вячеслав Пастухов.

Инвестиции компании на реализацию проекта составили порядка полумиллиона рублей. Пока ООО «ДСУ-4» сложно оценить эффективность от внедрения – экономическую выгоду посчитают по итогам 2022 года. Но уже можно утверждать, что многие задачи, стоящие перед предприятием дорожно-строительной отрасли края, стали решаться намного быстрее и эффективней.