Верхнечонскнефтегаз, ОАО (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

Деятельность ПАО «ВЧНГ» как предприятия производства с повышенной опасностью строго регламентирована. Все производственно-хозяйственные процессы регулируются нормами и требованиями, которые закреплены в законодательных актах, а также локальных нормативных документах (ЛНД) Компании и Общества.

Локальные нормативные документы разрабатываются, согласовываются и утверждаются в соответствии с процедурами, формализованными в ПАО «НК «Роснефть». Система нормативного обеспечения бизнеса ПАО «НК «Роснефть» предусматривает единые методологические требования к локальным нормативным документам обществ, входящих в периметр ПАО «НК «Роснефть». ЛНД ПАО «ВЧНГ» разрабатываются в соответствии с требованиями законодательства РФ, а также ЛНД Компании, с учетом специфики производственной и хозяйственной деятельности.

В результате интеграции ТНК-BP и «Роснефть» в 2013 году возникла необходимость в адаптации бизнес-процессов ПАО «ВЧНГ» и актуализации ЛНД, которыми эти процессы регламентированы. Соответственно, появилась потребность адаптировать нормативные документы, в которых описаны и закреплены эти процессы, а также регламентировать процессы, требования к которым не были формализованы ранее. Деятельность ПАО «ВЧНГ», направленная на приведение ЛНД в соответствие с производственно-хозяйственной деятельностью Общества, интегрированного в «Роснефть», ведет к неуклонному росту фонда ЛНД.

Решение о выборе программного продукта было принято с учетом опыта работы ПАО «ВЧНГ» с ERP-системами, в частности SAP. В части управления нормативной документацией в будущем планируется столкнуться с сопоставимыми объемами данных и ростом этой информации. Это обусловило выбор продукта, который позволит работать с большим объемом данных и обеспечит, с одной стороны, доступность и прозрачность информации сотрудникам, с другой – ее защиту.

Постановка задачи

Изначально для ПАО "ВЧНГ" были важны дружественный интерфейс, скорость обработки информации и возможность подключить месторождения непосредственно к использованию данного продукта. В связи с особенностью работы: удаленность месторождений, непрерывный график - большое значение имеют оперативность передачи данных, доведение их своевременно до руководителей структурных подразделений и производственного персонала на месторождении и систематизация документов, скорость работы БД ЛНД. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Есть сроки, регламентированные документами компании «Роснефть», в которые нужно укладываться при использовании ЛНД. При разработке техзадания эти требования были учтены, закладывалась определенная прочность при постановке задач. Поэтому все сроки разработки, согласования, утверждения нормативных документов, ознакомления с документацией заложены в системе. Она отслеживает их автоматически и сообщает ответственным сотрудникам о приближении контрольных дат.

Результаты

Сотрудники ПАО "ВЧНГ" в любой момент могут на местах открыть актуальную версию любого нормативного документа, которым обязаны руководствоваться в своей профессиональной деятельности. Система помогает подразделениям разрабатывать и актуализировать ЛНД, а портал - это полноценный информатор для персонала.

В целом, платформа Docsvision позволяет бесшовно связывать результаты работы разных подразделений сквозными бизнес-процессами, включать новые бизнес-процессы в единую систему электронного документооборота. Например, в Docsvision уже автоматизирован жизненный цикл распорядительных документов. Была модернизирована эта часть делопроизводства и органично связана с управлением ЛНД. Все действия с ЛНД: инициатива разработки, план-график, ввод в действие и отмена действия ЛНД — подкрепляют соответствующие распорядительные документы. Они автоматически связываются с нормативными документами, хранятся в единой базе и всегда доступны пользователям.

В данный момент проходит ввод системы управления ЛНД в промышленную эксплуатацию. На первоначальном этапе планируется охватить 250 пользователей. С привлечением руководящего персонала месторождений портал будут использовать в повседневной работе 450 человек.