Заказчики: Востокцемент Владивосток; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: RKIT Group (РКИТ) Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)Второй продукт: RKIT: Управление служебными записками Третий продукт: RKIT: Корпоративное делопроизводство Дата проекта: 2019/01 — 2019/12
Количество лицензий: 640
|
2020: Стандартизация процесса управления служебными записками
6 мая 2020 года компания Docsvision сообщила, что промышленная группа «Востокцемент» ускорила работу со служебными записками в 10 раз и обеспечила контроль выполнения задач со стороны руководства с помощью установленной на предприятии платформы Docsvision. ООО «Востокцемент» несколько лет работает в системе электронного документооборота, в 2018 году было принято решение стандартизировать процесс управления служебными записками.
По данным на май 2020 года система электронного документооборота на базе Docsvision доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия – в ней уже несколько лет автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией.
Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине больших затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме». Компании «Востокцемент» расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.
Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемент» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.
Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.Российский рынок HR-tech: оценки, тренды, крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser
Проект полностью завершён в 2019 году.
«Благодаря платформе был полностью автоматизирован процесс управления служебными записками – это их создание, согласование, утверждение и исполнение. Внедрение программы позволило перейти на электронный документооборот, что ускорило процесс обмена служебными записками, в том числе, с заводами, расположенными в разных регионах», отметила Татьяна Полухина, специалист по документообороту, поддержке и развитию систем электронного документооборота ООО «Востокцемент» |
2019: Конструктор документов — служебных записок в группе компаний «Востокцемент»
«Востокцемент» — крупнейший на Дальнем Востоке производитель строительных материалов на собственной сырьевой базе. С 2018 года «Востокцемент» и RKIT являются партнёрами. На данный момент автоматизированы следующие процессы: работа с входящими документами, работа с дефектными ведомостями, кадровые процедуры, работа со служебными записками, организационно-распорядительная документация и другие.
Сотрудники компании «Востокцемент» обратились в RKIT с задачей: самостоятельно добавлять и редактировать шаблоны служебных записок в системе. Ранее, чтобы создать документ, пользователь выбирал шаблон в системе Docsvision, заполнял поля в карточке и нажимал на кнопку «Сформировать файл». Служебка формировалась автоматически по шаблону организации, редактировать её в системе было невозможно.
Для решения задачи команда RKIT разработала конструктор шаблонов служебных записок. Теперь ИТ-специалисты компании могут самостоятельно добавлять неограниченное количество шаблонов и настраивать их под свои нужды.
При создании нового шаблона администратор добавляет поля и определяет правила их заполнения: название поля, источник данных (если поле будет заполняться автоматически). Когда пользователь выбирает определённый шаблон служебной записки, система предлагает заполнить дополнительные поля.
При вводе одного параметра в карточке служебной записки, связанные поля заполняются автоматически: например, при указании ФИО сотрудника автоматически подставляются его должность, наименование компании, подразделение и т. д. Подстановка значений из справочников по трём первым буквам и другие механизмы автозаполнения облегчают работу сотрудников и избавляют от ошибок.
Каждый шаблон может иметь свой маршрут согласования, который администратор системы может редактировать. В зависимости от шаблона (например, служебка на выдачу денежных средств или о покупке материальных ценностей) система направит документ по заранее сформированному маршруту, сотруднику достаточно нажать на кнопку «Направить на согласование».
Эти изменения позволят специалистам «Востокцемента» быстро генерировать печатные версии документов в интерфейсе программы Docsvision и эффективно отправлять служебные записки, оформленные по стандартам компании.
Срок реализации проекта: январь - сентябрь 2019 г.