Проект

«Востокцемент» ускорил работу со служебными записками c помощью СЭД Docsvision

Заказчики: Востокцемент

Владивосток; Строительство и промышленность строительных материалов

Подрядчики: RKIT Group (РКИТ)
Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2019/01 — 2019/12
Количество лицензий: 640
Технология: СЭД
подрядчики - 785
проекты - 8393
системы - 812
вендоры - 388
Технология: BPM
подрядчики - 495
проекты - 6529
системы - 491
вендоры - 328

2020: Стандартизация процесса управления служебными записками

6 мая 2020 года компания Docsvision сообщила, что промышленная группа «Востокцемент» ускорила работу со служебными записками в 10 раз и обеспечила контроль выполнения задач со стороны руководства с помощью установленной на предприятии платформы Docsvision. ООО «Востокцемент» несколько лет работает в системе электронного документооборота, в 2018 году было принято решение стандартизировать процесс управления служебными записками.

Здание ООО «Востокцемент»

По данным на май 2020 года система электронного документооборота на базе Docsvision доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия – в ней уже несколько лет автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией.

Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине больших затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме». Компании «Востокцемент» расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.

Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемент» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.

Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.Российский рынок HR-tech: оценки, тренды, крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 8.3 т

Проект полностью завершён в 2019 году.

«
«Благодаря платформе был полностью автоматизирован процесс управления служебными записками – это их создание, согласование, утверждение и исполнение. Внедрение программы позволило перейти на электронный документооборот, что ускорило процесс обмена служебными записками, в том числе, с заводами, расположенными в разных регионах»,

отметила Татьяна Полухина, специалист по документообороту, поддержке и развитию систем электронного документооборота ООО «Востокцемент»
»

2019: Конструктор документов — служебных записок в группе компаний «Востокцемент»

«Востокцемент» — крупнейший на Дальнем Востоке производитель строительных материалов на собственной сырьевой базе. С 2018 года «Востокцемент» и RKIT являются партнёрами. На данный момент автоматизированы следующие процессы: работа с входящими документами, работа с дефектными ведомостями, кадровые процедуры, работа со служебными записками, организационно-распорядительная документация и другие.

Сотрудники компании «Востокцемент» обратились в RKIT с задачей: самостоятельно добавлять и редактировать шаблоны служебных записок в системе. Ранее, чтобы создать документ, пользователь выбирал шаблон в системе Docsvision, заполнял поля в карточке и нажимал на кнопку «Сформировать файл». Служебка формировалась автоматически по шаблону организации, редактировать её в системе было невозможно.

Для решения задачи команда RKIT разработала конструктор шаблонов служебных записок. Теперь ИТ-специалисты компании могут самостоятельно добавлять неограниченное количество шаблонов и настраивать их под свои нужды.

При создании нового шаблона администратор добавляет поля и определяет правила их заполнения: название поля, источник данных (если поле будет заполняться автоматически). Когда пользователь выбирает определённый шаблон служебной записки, система предлагает заполнить дополнительные поля.

При вводе одного параметра в карточке служебной записки, связанные поля заполняются автоматически: например, при указании ФИО сотрудника автоматически подставляются его должность, наименование компании, подразделение и т. д. Подстановка значений из справочников по трём первым буквам и другие механизмы автозаполнения облегчают работу сотрудников и избавляют от ошибок.

Каждый шаблон может иметь свой маршрут согласования, который администратор системы может редактировать. В зависимости от шаблона (например, служебка на выдачу денежных средств или о покупке материальных ценностей) система направит документ по заранее сформированному маршруту, сотруднику достаточно нажать на кнопку «Направить на согласование».

Эти изменения позволят специалистам «Востокцемента» быстро генерировать печатные версии документов в интерфейсе программы Docsvision и эффективно отправлять служебные записки, оформленные по стандартам компании.

Срок реализации проекта: январь - сентябрь 2019 г.