ГТК Россия, авиакомпания (Пулково) (Global-Salary)

Препосылки проекта

Весной 2007 года руководство ФГУП ГТК РОССИЯ столкнулось с необходимостью организации работы ряда отделов и служб в едином информационном пространстве. В первую очередь это было вызвано планами по повышению оперативности работы служб, необходимостью в оптимизации бизнес-процессов, а также общей концепцией внедрения новейших технологий на предприятии. Предыдущее программное обеспечение не могло удовлетворять возрастающим потребностям в систематизации учета и управления. Поддержка предыдущего программного обеспечения, основанного на устаревших технологиях, являлось также не целесообразным. Сотрудники центра информационных технологах сталкивались с большими трудностями сопровождая устаревшее ПО, возникали сложности с поддержанием актуальности ПО изменяющемуся законодательству. Таким образом, было принято решение о переходе на новую информационную систему управления персоналом и расчета заработной платы, которая должна была быть запущена 1 января 2008 года.

Поиск и выбор новой информационной системы проходил в течение нескольких месяцев и завершился подписанием договора на автоматизацию с помощью Системы Global «Заработная плата и кадровый менеджмент» (Global-HRM и Global-Salary). Нельзя не отметить, что выбор в пользу системы Global был обусловлен не только широкой функциональностью системы, но и готовностью интегратора обеспечить максимально сжатые сроки запуск системы в промышленную эксплуатацию. Для достижения данной цели в компании «Бизнес Технологии» была создана расширенная проектная команда, которая и приступила к работе с 1 сентября 2007 года.

Ход проекта

Сентябрь 2007 года

Первым этапом проекта стал этап разработки проектной документации. Заказчик потребовал разработки детального Технического задания, состоящему из нескольких частей посвященных не только функциональному дизайну приложений, но и таким аспектам – как требования надежности, резервного копирования и обеспечения бесперебойной работы системы.

За сентябрь месяц 2007 года группой консультантов было разработано Техническое задание, произведено экспресс-обследование всех служб Заказчика, в которых планировалось внедрение системы.

Разработанным Техническим Заданием и приложениями к нему были освещены: .

• Формализованное описание организационно-функциональной структуры и основных бизнес - процессов предприятия в области управления персоналом и расчета заработной платы;
• Предложения и рекомендации по совершенствованию правил документооборота и оптимизации бизнес - процессов;
• Система видов оплат ФГУП ГТК Россия
• Описание методики и алгоритмов расчетов каждого вида оплат, существующих в авиакомпании;
• Схема эксплуатации системы Global, описывающая основные подходы к отражению бизнес - процессов предприятия в
• Информационной Системе, с учетом предложений и рекомендаций;
• Карта ролей пользователей (Роли и функции системы);
• План-график по переносу информации с указанием таблиц, файлов в формате «Источник–Получатель»
• Требования к обеспечению безопасной и бесперебойной работы системы. Концепция настройки резервного копирования и синхронизации резервного сервера с основным.
• Технические требования по интеграции системы с другими информационными системами предприятия – MS AXAPTA ; OPEN SKY / crew и др.
• Детализированный план-график проведения работ по проекту внедрения информационной системы на предприятии.

Октябрь 2007 года

Проводится подготовка к запуску системы в опытную эксплуатацию. В рамках нее были разработаны:

• Регламенты работы системы по основным блокам кадрового, управленческого и расчетного контура;
• Инструкции пользователей на участках первичного запуска системы.

В начале октября были разработаны процедуры переноса данных из предшествующего программного обеспечения Заказчика. Отличительной особенностью данного этапа было то, что каждый отдел использовал собственную базу данных, не интегрированную с другими. Задачей специалистов Компании «Бизнес Технологии» было объединение информации из нескольких баз данных в одну и перенос ее в систему Global. CommuniGate Pro: итоги первого года работы законного правообладателя 2.5 т

Всего было «слито» воедино 5 баз данных

Отдельно необходимо отметить, что совместно со специалистами Заказчика, проектная команда провела детальный анализ всех баз данных на предмет наличия расхождений. Было выдано около более 40 различных протоколов проверки однозначности информации и ее корректности. В результате в в системе Global Заказчик получил единую базу данных, сверенную и уточненную по всем отделам и службам.

Кроме этого, на начальном этапе внедрения возникла проблема отсутствия единого справочника организационной структуры авиакомпании, позволявшего однозначно устанавливать соответствие между базами данных различных отделов. В результате проделанной работы был разработан единый справочник подразделений, содержащий более 500 позиций упорядоченных и закодированных в соответствии с едиными принципами, один из которых – 4-х уровневая иерархичность (Дирекция – Служба – Отдел – Группа).

В середине октября была осуществлена инсталляция модулей на рабочих местах, обучение пользователей работе в Системе. После окончания работ по переносу данных была начата опытная эксплуатация системы в отделе кадров авиакомпании.

Параллельно система Global устанавливается в Отделе труда и заработной платы (ОТиЗ), где автоматизируется ведение организационной структуры предприятия, ведение штатного расписания, штатная расстановка и анализ укомплектованности штата.

В конце октября в отделе ОтиЗ была начата эксплуатация функционала анализа ФОТ и работы с доплатами и надбавками.

Отдельно следует отметить тот факт, что поставочная версия системы Global дорабатывалась под специфику и пожелания Заказчика. С начала октября в соответствии с Техническим заданием группа разработчиков - программистов приступила к реализации дополнительного функционала, позволявшего сохранить традиции учета и документооборота, принятые в организации, а также учитывающие отраслевую специфику авиакомпании.

Ноябрь 2007 года

В опытную эксплуатацию запущен участок ввода информации об отработанном времени и графики работы. Были выявлены, проанализированы и упорядочены все графики, существующие в авиакомпании. Был создан и разработан единый классификатор графиков рабочего времени.

Система Global позволила автоматизировано составлять более 40 графиков различной степени сложности:

• Графики пятидневной рабочей недели
• Графики шестидневной рабочей недели
• Сменные периодические графики (2 через 2, сутки через трое)
• Сложные непериодические графики

Кроме графиков, была произведена большая работа по оптимизации схемы табельного учета, связанной со спецификой его ведения в авиакомпании:

• Табели составляются не только по подразделениям, но и по авиаотрядам и авиаэскадрильям;
• Был разработан единый классификатор явок-неявок;
• Был подготовлен регламент ведения табельного учета на предприятии, утвержденный приказом директора

Кроме того, с середины ноября производится подготовка к запуску в опытную эксплуатацию участка расчета заработной платы (расчетный отдел бухгалтерии). Производится перегрузка необходимой информации в подсистему Global Salary (расчет заработной платы). Настраивается справочник видов оплат и «таблица входимости» предприятия, тестируются алгоритмы расчета начислений и удержаний.

Декабрь 2007 года

С начала декабря была начата опытная эксплуатация системы Global в расчетном отделе. В конце ноября было произведено обучение пользователей. После централизованного обучения, производилось также обучение на местах, и работа в тестовой базе.

При максимальном участии консультантов был организован этап «параллельного ввода» информации в систему пользователями расчетного отдела по ряду подразделений. При этом, в соответствии с требованиями Заказчика, возросшая нагрузка на пользователей в этот период была сведена к минимуму.

К середине декабря была закончена настройка алгоритмов расчета и было организовано их тщательное тестирование. Начали производиться тестовые расчеты заработной платы. Их результаты подверглись тщательной проверке по каждому виду оплаты и по каждому сотруднику. Более того, консультантами «Бизнес Технологии» была произведена детальная сверка всех результатов расчетов в старой и новой системах.

Произведенная проверка продемонстрировала готовность подсистемы расчета заработной платы к вводу в промышленную эксплуатацию, при условии устранения выявленных ошибок.

Январь 2008 года

С начала января система Global начинает использоваться как основной инструмент расчета заработной платы и налоговых выплат. Специалистами компании «Бизнес Технологии» была произведена перегрузка результатов расчетов за весь 2007 год в систему Global. В соответствии с требованиями Заказчика отчетность по ЕСН и НДФЛ за 2007 год будет получена с использованием системы Global.

К началу января было закончено тщательное тестирование алгоритмов расчета, произведены контрольные расчеты и система вводится в режим промышленной эксплуатации. Замещаемые системы приостанавливаются.

Отдельно следует отметить профессионализм и высокую самоотдачу консультантов компнии «Бизнес Технологии», позволившие свести к минимуму нагрузку на расчетный отдел авиакомпании в этот ответственный период.

В конце января 2008 года была произведена инсталляция системы Global на не охваченных ранее участках. Система инсталлируется в группе военно-учетного стола , а также .в группе персонифицированного учета.

Февраль 2008 года

После 10 февраля, когда в системе Global был полностью «закрыт» первый месяц проект вступил в свою заключительную стадию. При этом со стороны Заказчика перед компанией «Бизнес Технологии» был поставлен ряд дополнительных задач.

В частности, требовалось обеспечить сдачу информации по НДФЛ за 2007 год в электронном виде из системы Global, при понимании того факта, что система в 2007 году не эксплуатировалась. Для успешной реализации данной задачи был в Global перерасчитан НДФЛ за весь 2007 год по архивным данным расчетного отдела, а также была произведена его тщательная сверка с результатами расчетов в прошлой системе.

Кроме этого, была организована проверка адресных данных сотрудников и приведение их в соответствии со стандартом КЛАДР (общероссийский классификатор адресов), соответствие которому требуется для передачи сведений 2-НФДЛ в электронном виде.

Март - апрель 2008 года

В период март – апрель 2008 года компания «Бизнес Технологии» осуществила ряд доработок в системе, связанных с принятием на предприятии нового коллективного договора, контролирует сдачу отчетности в ФНС в электронном виде, выгружаемую из системы, осуществляет шеф-контроль и работу с пользователями на местах.

Кроме того, Заказчик (совместно со специалистами «Бизнес Технологии) организовывает детальное поэтапное тестирование системы на каждом участке, оформляемое протоколами о тестировании в соответствии с пунктами Технического Задания.

Отдельное внимание Заказчик уделил проработке проектной документации. Перед консультантами компании «Бизнес Технологии» была поставлена задача максимально документировать внедренную систему для дальнейшей работы в авиакомпании. Для этого индивидуально под Заказчика были разработаны не только комплекты инструкций по рабочим местам, но и набор регламентов, регулирующих порядок и последовательность действий пользователей, их ответственность, типовые ситуации, возможные проблемы при некорректной работе в системе.

В середине мая 2008 года успешно завершился проект по внедрению систем Global HRM и Global Salary (управление персоналом и расчет заработной платы) в авиакомпании ГТК Россия. Проект начался 1 сентября 2007 года и продолжался 8 месяцев. При этом уже с 1 января 2008 года система Global фактически была переведена в режим промышленной эксплуатации, в ней полностью велся весь табельный и кадровый учет авиакомпании, производился расчет зарплаты и налогов.

В марте – апреле 2008 года осуществлялась подготовка и выгрузка информации в электронном виде (2 НДФЛ) за 2007 год, а также производилось комплексное поэтапное тестирование и приемка каждого из участков программного комплекса. Особое внимание было уделено обеспечению отказоустойчивости системы: настройке резервного сервера синхронизируемого в режиме реального времени (режим «StandBy»).

Сегодняшний день

На сегодняшний день зарплатные и кадровые модули системы Global являются рабочим инструментом около 40 пользователей . Система ведет учет по всем структурным единицам авиакомпании (более 500 различных групп, отделов, участков), в которых работают тысячи сотрудников, как на территории РФ, так и за рубежом.

Результат

Особого внимания заслуживают короткие сроки запуска столь масштабного проекта – за 4-5 месяцев система фактически была переведена в режим промышленной эксплуатации. Окончание проекта также состоялось без единого дня задержки.

Сегодня система Global в авиакомпании ФГУП «ГТК РОССИЯ» это:

• 40 пользователей, в числе которых отдел кадров, группа персонифицированного учета, менеджеры по персоналу, отдел труда и заработной платы, расчетный отдел бухгалтерии, военно-учетный стол, экономисты, нормировщики и некоторые другие специалисты;
• Более 170 настроенных и оттестированных видов начислений и удержаний;
• Около 150 настроенных и оттестированных форм отчетности;
• Данные об отработанном времени за каждый день месяца по каждому из 5000 (приблизительно) сотрудников (системой автоматически обрабатывается более 150 000 записей табелей в месяц и почти 2 миллиона записей в год);
• Среднее время расчета одного сотрудника не более 2-3 секунд;
• Мощный функционал перерасчета предыдущих периодов, корректирующие табеля за прошлые месяцы;
• Единая база всех структурных подразделений авиакомпании, включая представительства в РФ и зарубежном, содержащая более 500 организационно-структурных элементов различных уровней (группа –отдел – служба – дирекция)
• Около 300 различных справочников и классификаторов;
• 25 журналов электронных документов (приказов);
• 50 разделов личной карточки сотрудника;
• Возможность доступа в режиме реального времени к информации, содержащейся в базе данных по любому участку, с любого рабочего места, в соответствии с предоставленными пользователю правами доступа.

Ссылка на источник