Заказчики: Гарант Информационное агентство Москва; Консалтинг, включая управленческий и кадровый Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2003/12 — 2005/04
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли в которых работает компания
Информационные технологии, консалтинг. Компания "Гарант" – одна из крупнейших российских информационных компаний. Сегодня компания `Гарант` не только производит и поддерживает справочную правовую систему, но и предлагает своим клиентам целый комплекс услуг информационно-правового обеспечения: аналитику, новости и консалтинг.
1.2. Территориальная распределённость
Партнерская сеть компании "Гарант" насчитывает сегодня более 250 центров в 500 городах России.
1.3. Численность персонала
Более 10 000 сотрудников.
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
Все сотрудники компании и большинство партнеров. Особый упор делается на специалистов, взаимодействующих с клиентами (менеджеры по обучению пользователей, менеджеры по продажам, менеджеры по обслуживанию).Метавселенная ВДНХ
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Основная задача – создание единой учебно-нормативной базы, на основании которой производится:
- Аттестация специалистов;
- Сокращение рутинной работы, связанной с проведением тестирования;
- Формализация знаний;
- Организация работы портала дистанционного обучения.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Обучение;
- Тестирование по результатам обучения;
- Аттестация специалистов;
- Самостоятельное изучение материала и оценка знаний по тематике;
- Информирование сотрудников и партнеров о проводимых учебных мероприятиях;
- Регулярное выяснение мнений сотрудников и партнеров по определенным вопросам (через механизм опросов);
- Накопление и сохранение знаний (создание Базы Знаний, содержащей методические материалы, статьи и т.п.).
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Автоматизация всего аттестационного тестирования;
- Существенное сокращение рутинной работы, связанной с проведением аттестаций;
- Хранение больших объемов информации в единой базе данных;
- Обеспечение защиты и конфиденциальности данных.
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
Был объявлен внутренний тендер. В результате, была выбрана система WebTutor благодаря своей гибкости, т.е. возможности настройки, в соответствии с пожеланиями Заказчика. Дальнейшее согласование договора и составление ТЗ прошло очень оперативно.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
- Начало проекта, согласование ТЗ – декабрь 2003
- Установка системы – февраль 2004
- Настройка и доработка системы – до мая 2004
- Эксплуатация системы в тестовом режиме, проведение оценочных мероприятий – до марта 2005
- Промышленная эксплуатация системы - с апреля 2005
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Руководитель проекта – полная занятость на проекте
- Менеджеры по обучению -- 4 человека – частичная занятость: подготовка учебных материалов, наполнение содержания портала, проведение аттестаций
- IT специалисты компании Websoft – частичная занятость при доработке и настройке системы
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
Создание системы WebTutor на платформе Lotus Domino, которая в настоящее время не развивается компанией Websoft, в связи с этим невозможно подключить все новые функции и модули системы, разрабатываемые для WebTutor на платформе Microsoft, использование которых было бы очень желательным. Т.е. в настоящее время все в системе функционирует, но хотелось бы, чтобы это происходило более технологично, а для этого необходимо переходить на новую версию Системы на платформе Microsoft.
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Да, в целом, соответствовали.
3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте
Требования информационной безопасности не позволяют разрешить доступ пользователей к системе с любого компьютера, доступ возможен только с компьютеров с зарегистрированным IP адресом, - что является существенным ограничением для развития системы и подключения к ней партнеров.
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Переход WebTutor на платформе Lotus Domino на новую версию Системы на платформе Microsoft.
- Разработка новых курсов и тестов, обновление уже существующих.
- Освоение программы WebSoft Courselab.
- Открытый доступ к системе (а не только для зарегистрированных IP адресов).
- Возможность для партнеров самостоятельно проводить оценку через портал (сейчас только через головную организацию).
4.2. Наполнение контентом - как решается проблема
Разрабатываются электронные курсы по направлениям:
- Адаптационные;
- По продуктам;
- Сопровождение очных тренингов (предварительное и посттренинговое обучение).
В основном, все курсы разрабатываются внутренними силами специалистов компании.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
- Руководитель проекта – полная занятость на проекте;
- Менеджеры по обучению -- 3 человека – частичная занятость: подготовка большинства учебных материалов, наполнение содержания портала;
- Менеджеры по оценке – 2 человека, проведение аттестаций в портале, подготовка отдельных учебных материалов, наполнение содержания портала.
IT специалисты не задействованы в этом проекте.
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
- Доступность Учебного портала (более 130 организаций, более 3000 пользователей)
Статистика обучения и тестирования в Учебном портале: 2006 год – 1000 человеко-курсов, 4500 человеко-тестов 2007 год – 6800 человеко-курсов, 5800 человеко-тестов 2008 год – 10100 человеко-курсов, 5400 человеко-тестов
- Автоматизирован процесс аттестации
- Собственными силами создано уже 20 курсов
- С помощью регулярных опросов очень просто и быстро получить обратную связь от сотрудников, узнать их мнение
- Стало удобно создавать отчеты по статистике обучения
- Существенно сократилась ручная работа по организации, проведению и обработке результатов тестирования
5.2. Экономическая эффективность
Благодаря системе ДО существенно экономятся материальные и человеческие ресурсы при проведении аттестаций и обучения, а также при подготовке отчетов по их результатам. При этом партнеры чувствуют, что компания заботится о них, предоставляя доступ к базе электронных курсов и методических материалов по специфике работы, которые находятся всегда в актуальном виде. Всем пользователям Учебного портала предоставляется возможность пройти необходимое обучение на рабочем месте.
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
- Автоматизация всего тестирования, при этом тесты в электронном виде легко модифицировать и комбинировать, легко обрабатывать результаты тестирования, которые сохраняются в единой базе, и в любой момент легко можно их посмотреть.
- Подключение к Учебному порталу партнерских организаций.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Сотрудники компании и партнерских организаций довольны Учебным порталом, единственное пожелание – возможность доступа к порталу с домашних компьютеров, т.к. существует достаточно большое количество сотрудников, работающих «в поле» и не имеющих рабочего места (пока эта возможность не реализована по соображениям информационной безопасности).
5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы