«Глобал Технолоджи» автоматизировала электронный архив документов на платформе «Этлас»

Цели и задачи

Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была организация грамотного хранения и быстрого доступа ко всем документам компании.

В поисках оптимального решения специалисты заказчика провели анализ рынка и ознакомились с опытом внедрения систем электронного архива на других предприятиях. Как результат, специалисты «Глобал Технолоджи» остановили свой выбор на специализированном программном обеспечении от «Этлас-Софт», поскольку, помимо самой системы, компания предоставляет регулярные её обновления в рамках технического сопровождения.

Выбор решения

Основными критериями выбора были: функциональность системы и ее надежность, а также возможность быстрой и легкой настройки под внутренние задачи силами своих специалистов. Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в её составе широкого спектра дополнительных встроенных подсистем настройки.

Так, модуль управления пользователями позволяет регистрировать учетные записи пользователей, групп пользователей и устанавливать права доступа к секторам архива для них.

Редактор карточек документов предоставляет возможность настроить различные виды карточек для любых типов документов. Модуль поддерживает добавление новых атрибутов документов, скрытие существующих атрибутов, изменение их порядка и расположения на вкладках.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Подсистема автоматической нумерации документов позволяет настроить правила автоматического присвоения номера документу при его регистрации в системе в зависимости от его типа.

В свою очередь, подсистема автоматического именования документов позволяет при регистрации документа в системе автоматически, в зависимости от атрибутов документа, сформировать его название. Данный механизм упрощает процесс ввода новых документов в систему.

Наконец, подсистема автоматического размещения документов позволяет полностью автоматизировать процесс размещения регистрируемых в системе документов в зависимости от их атрибутов, отметили в «Этлас-Софт».

Результат

В целом благодаря системе «Этлас» «Глобал Технолоджи» организовала единое информационное пространство, что позволило сотрудникам компании с любого рабочего места получать доступ к информации, которая имеет отношение к выполнению ими своих должностных обязанностей. По отзыву «Глобал Технолоджи», переход на электронный архив позволил руководству в целом оптимизировать деятельность компании за счет получения быстрого доступа к требуемой корпоративной информации.