ДИиПП Москвы контролирует достижение стратегических целей с помощью Advanta

2022: Внедрение системы управления проектами на базе платформы Advanta

17 января 2022 года компания «Адванта Консалтинг» сообщила о внедрении системы управления проектами на базе платформы Advanta в Департаменте инвестиционной и промышленной политики города Москвы (ДИиПП).

Департамент инвестиционной и промышленной политики Москвы выполняет функции формирования инвестиционной политики, благоприятного инвестиционного климата, привлечения и сопровождения инвестиций на развитие города. В числе задач Департамента – разработка и реализация государственной политики г. Москвы в сфере промышленности, кадрового потенциала сопутствующих отраслей, конгрессно-выставочной деятельности в области инвестиций и промышленности.

ДИиПП отвечает за развитие и определение направлений использования промышленных зон г. Москвы, а также территорий объектов промышленности и их инфраструктуры. Кроме того, Департамент координирует реализацию проектов по созданию в Москве индустриальных парков и промышленных технопарков.

Предпосылками для внедрения стала необходимость использования отечественного ИТ-инструмента с общим доступом, позволяющего вести аналитику проектов Департамента в режиме реального времени. В связи с ростом внимания к промышленной тематике, увеличением количества участников программ поддержки города, а также введением антикризисных механизмов и программ для промышленников и девелоперов в 2022 году, внедрение единой информационной системы управления проектами стало своевременным решением.

Из десятка ИТ-систем с похожим функционалом выбор заказчика был сделан в пользу гибкой платформы ADVANTA по ряду критериев:

• Российская разработка;
• Скорость внедрения;
• Удобство адаптации;
• Настройка без программирования;
• Возможность управления портфелем проектов;
• Дашборды;
• Возможность интеграции.

В связи с внедрением проектного управления в органе исполнительной власти и ростом числа проектов было принято решение запустить систему управления проектами ADVANTA. При этом цели перед системой были поставлены следующие:

• аккумулирование всей информации о проектах, идеях, целях организации;
• оптимальное планирование и своевременная подготовка отчетности для разных групп пользователей;
• разработка информационных и аналитических дашбордов, с которыми в режиме реального времени компания работает на заседаниях Проектного комитета.

Система внесла и продолжает вносить свой значимый вклад в достижение стратегических целей Департамента, ускоряя реализацию проектов и позволяя сотрудникам эффективнее решать свои задачи. В процессе реализации проекта внедрения ADVANTA было сделано:

• В системе настроены структура объектов, реквизиты и справочники;
• Перенесена методология планирования и сопровождения проектов, разработанная Проектным офисом ДИиПП. Шаблоны графиков и отчетов можно корректировать с учетом изменений методологии;
• Для ускоренной подготовки внешней отчетности настроены: отчет о ходе реализации проекта, сводный отчет по портфелю проектов и документы проекта – паспорт, отчет о завершении.

Результаты внедрения:

• Проектный офис Департамента активно использует комплексную систему управления проектами ADVANTA для контроля реализации портфеля проектов и достижения показателей эффективности своей работы. Также ИТ-решение применяется и для контроля исполнения внедренной системы целеполагания в Департаменте, рассчитанной до конца 2023 года. И при помощи ИСУП производится мониторинг показателей эффективности, влияющих на целевые значения. При этом каждый приоритетный проект и показатель эффективности деятельности организации прикрепляется в ту или иную стратегическую цель.
• В рамках методологии Проектного офиса ДИиПП выделяются:
  • Приоритетные проекты, влияющие на достижение стратегических целей и задач Департамента.
  • Инициативные проекты сотрудников по формированию других продуктов или модернизации существующих процессов.

• ADVANTA систематизирует все существующие проекты Департамента в одном ресурсе. В режиме реального времени доступна полная, актуальная информация по каждому проекту в отдельности и по портфелю проектов в целом. Для Проектного офиса сократилось время на подготовку отчетности с трех до одного часа.
• Создано 9 аналитических дашбордов, которые позволяют оперативно и четко презентовать результаты деятельности и текущий статус реализации проектов. Повысилась эффективность подготовки Проектных комитетов, время совещаний сократилось до 2 часов.
• Помимо вышеуказанной проектной методологии активно ведется перевод операционной деятельности сотрудников Департамента в ADVANTA. В рамках масштабирования в систему уже переведены часть процедур по реализации инвестиционных контрактов, масштабных инвестиционных проектов, заявок на импортозамещение, курируемых Департаментом.
• В системе реализован контроль реализации поручений Руководителя Департамента.
• Все актуальные документы по проектам выкладываются в базу знаний, из которой участники проектной деятельности в любой момент могут их получить.
• Подготовлены видеоинструкции для обучения пользователей работе с системой.

Готовится база для перевода в ADVANTA других видов деятельности и документации ДИиПП. Система ADVANTA активно используется для контроля всех действующих проектов и инициатив, достижения стратегических целей и показателей эффективности организации. Актуальные данные из системы в виде сводной отчетности регулярно применяются в докладах руководителей на совещаниях Департамента.