"Софт-Сервис" завершила внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "Дорстройсервис-Уфа"

24 апреля 2015 года. Компания "Софт-Сервис" сообщила^[1] о завершении внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "Дорстройсервис-Уфа". В результате проекта существенно ускорилась обработка заявок на участие в тендерах, исключена утеря конкурсной документации. Компания вовремя и в полном объеме формирует и предоставляет заказчикам все необходимые для участия в торгах данные. Появилась возможность получать статистику побед и проигрышей в тендерах, анализировать причины неудач и разрабатывать меры для их предотвращения в будущем. В результате компания смогла выигрывать больше тендеров. География региональных продаж расширилась.

Цели и задачи

Для того чтобы повысить эффективность работы по тендерам руководство компании решило внедрить систему электронного документооборота, которая позволила бы ускорить обработку заявок, упростить формирование конкурсной документации и обеспечить своевременную подготовку полного свода документов по запросам организаторов торгов. Кроме того, эта система должна была поддерживать интеграцию с решением "1С:Управление торговлей 8", успешно использующимся в компании для оперативного учета.

Выбор решения

В качестве программного продукта для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала группа компаний "Софт-Сервис".

Ход проекта

Всего за три месяца система была развернута на 59 рабочих местах в отделе продаж, включающем три подразделения розничных, городских и региональных продаж, директорате, отделе конкурсных продаж, коммерческом и транспортно-экспедиционном отделах.

Итоги проекта:

• Все заявки на участие в тендере теперь хранятся в системе в структурированном виде, в зависимости от результатов тендера. В любой момент времени можно получить всю необходимую информацию по каждому тендеру или аукциону. Утеря документов исключена, а руководство компании избавилось от необходимости нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивными бумагами.
• Система интегрирована с решением "1С:Управление торговлей 8", настроена синхронизация (по запросу) нормативно-справочной информации о контрагентах. Это экономит время сотрудников и позволяет избежать ошибок при заполнении документов.
• Правила обработки заявок унифицированы и четко регламентированы. В системе для каждого документа назначается ответственный за его подготовку. При редактировании формы документа к заполнению обязателен ряд полей, закрепленных за тем или иным специалистом. Каждый сотрудник, участвующий в работе с документом, может заполнить только свою часть и только на определенных регламентом этапах. При этом система позволяет контролировать все стадии обработки документа. В результате документы оформляются быстро, в полном объеме и без ошибок. Бланки документов, которые ранее заполнялись в течение часа, теперь формируются за 10 минут.
• Специалисты отдела конкурсных продаж смогли направить освободившееся время на поиск новых тендеров и клиентов и подготовку конкурсной документации. Сотрудники получили дополнительную мотивацию для работы за счет прозрачности, открытости и доступности данных. Качество отработки конкурсов улучшилось.
• Все это помогло увеличить количество выигранных конкурсов, компания начала осваивать новые региональные рынки.

В дальнейшем планируется автоматизировать работу с заявками на поставку товара по выигранным тендерам, а также подписание контрактов по ним с заказчиками.

Итоги проекта комментирует коммерческий директор ООО "Дорстройсервис-Уфа" Думинов Сергей Валерьевич: "С внедрением системы мы получили три основных преимущества. Первое - время, второе - контроль, третье - электронный документооборот. Через полгода после запуска системы в эксплуатацию мы провели опрос сотрудников и получили единогласное мнение: внедрение программы было правильным решением".

Фаттахов Ринат Салаватович, руководитель отдела продаж ООО "Дорстройсервис-Уфа": "Считаю, что внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" стало самым важным серьезным решением в 2014 году. Это позволило нам упростить весь процесс документооборота, появилась некая шаблонность и возможность анализа, которые облегчили для руководителей принятие решений по участию в тендерах. Автоматизация позволила нам больше продавать. Для новых сотрудников деятельность компании в области конкурсных продаж стала более понятной и прозрачной. Сегодня у нас весь процесс работы с тендерами превратился в своего рода "конвейер", который уже никому не дает расслабиться. С нетерпением ждем, когда запустят остальные блоки!"

Примечания