ИАЛ Финанс (Ial Finance) (1С:Документооборот 8 КОРП)

2019: Автоматизация учета на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП»

Сфера деятельности ООО «ИАЛ Финанс» - операционная аренда автомобилей. Для организации организация учета и хранения документов руководством ООО «ИАЛ Финанс» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", отвечающий всем поставленным задачам. В качестве компании-интегратора был выбран ВЦ "1С-Рарус", имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов "1С:Предприятие 8.3".

Ход работ

Специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:

• Произведена установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Методическое обеспечение и техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации специфических особенностей учета.

Также выполнены следующие работы по настройке конфигурации:

• Произведена настройка бизнес процессов: настроено 10 бизнес-процессов согласования документов с разделением по видам документов, вопросов деятельности и различным другим условиям: по автору, руководителю, папке договора, а также согласования контрагентов с автоматическим контролем прикрепления файлов.
• Настроено более 100 нумераторов в зависимости от вопроса деятельности и вида документа.
• Настроены почтовые уведомления о задачах, окончании срока действия документов.
• Всем пользователям было настроено мобильное приложение для согласования задач через него и контроля согласования своих документов.
• Хранение файлов настроено в самой информационной базе.
• Настроен производственный календарь для установления и контроля срока задач в рабочих днях.
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей:настроены права доступа по 10 подразделениям компании;
• Разработана пользовательская и административная документация;
• Выполнены начальные настройки программы для начала ведения учета;
• Оказана помощь при вводе начальных остатков;
• Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации: перенесены НСИ и архивы файлов;
• Проведено обучение персонала работе с системой.

Результаты

По итогам проекта автоматизировано 45 рабочих мест. В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов, сократилось время на согласование документов. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Эффект от внедрения

Уменьшение рутинной работы Повышение прозрачности учета