«Ленское ПТЭС» ввело в эксплуатацию электронный архив документов на платформе «Этлас»

2020: Создание электронного архива документов на базе платформы «Этлас»

13 мая 2020 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что Ленское предприятие тепловых и электрических сетей («Ленское «ПТЭС») ввело в эксплуатацию электронный архив документов на платформе «Этлас».

В ходе модернизации предприятия руководством было принято решение о создании прозрачного и надежного хранилища всех документов компании. Для решения этой задачи специалисты, просмотрев ряд систем электронного архива, остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт», так как оно полностью подходило под решение поставленных задач, а именно:

• Самостоятельное и простое создание и управление структурой архива документов.
• Наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера.
• Удобный и настраиваемый поиск документов.
• Поддержка версионности документов.
• Наличие подсистемы работы с абонентскими договорами.
• Формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов.
• Организация и учет в системе хранения копий оригиналов документов.
• Возможность простого самостоятельного внедрения системы.

Специалисты предприятия создали в системе структуру архива, настроили карточки для всех видов хранимых документов, сформировали требуемые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр абонентских договоров и контрагентов с историей взаимоотношений.

Внедрение электронного архива позволило компании кардинально изменить подход к работе с документами за счет получения централизованного архива, как самих документов (технических регламентирующих, проектных и кадровых), так и их графических копий, с гибкой подсистемой поиска, тем самым значительно упростив работу сотрудникам. Также удалось полностью избавиться от долгих поисков и потери документов.