«Первый БИТ» создал систему управленческого учёта для Lignum

31 января 2018 года компания «Первый БИТ» объявила о создании системы управленческого учёта для LIGNUM с помощью «БИТ.ФИНАНС.Проф».

Предпосылки

Для налаживания эффективной взаимосвязи с клиентами на предприятии использовалась СЭД стороннего разработчика. С её помощью согласовывались заявки на расходование денежных средств. При этом процессы управленческого учёта никак не были автоматизированы. В связи с этим сотрудники LIGNUM не имели возможности отслеживать в оперативном режиме показатели «План-Факта» операций бюджетирования. Формирование реестров на оплату проходило вручную в Excel. Это приводило к нарушению сроков подготовки и сдачи управленческой отчётности, оплаты из-за ручного сбора и ввода информации, а также к высокому риску возникновения ошибок, связанных с человеческим фактором.

Ход проекта

Специалисты «Первого БИТа» рекомендовали использовать решение «БИТ.ФИНАНС.Проф». Оно создано для управления денежными средствами, в том числе контроля заявок на расходование и поступление денежных средств; контроля лимитов по бюджету в заявках. Решение позволяет автоматизировать процессы бюджетирования, в частности, формировать план-фактный анализ по бюджету. Таким образом, функционал программного продукта полностью закрывал требования LIGNUM к системе.

Так как основная работа по согласованию заявок производилась в системе СЭД, специалисты «Первого БИТа» рекомендовали интегрировать системы в этой части и назначить упрощенную схему визирования.

Итоги проекта

В результате проекта:

• Пользователи быстрее формируют отчёты план-факта по бюджетам. Настроенные варианты внесения позволили ускорить заполнение документов планирования пользователями и получать более быстрый результат в виде стандартных отчётов.
• Упрощена работа с отслеживанием заявок на расходование. После согласования заявки в СЭД, она автоматически создается в «БИТ.ФИНАНС», уже имея статус согласована. Настроено получение лимитов из «БИТ.ФИНАНС» и отражение их в СЭД.

«В связи с тем, что мы не использовали никакой системы управленческого учёта в работе, ряд бизнес-процессов у нас происходил вручную. Это доставляло много неудобств. В результате внедрения пользователи формируют бюджеты, сравнивают их с плановыми данными, создают заявки на расходование денежных средств и реестры платежей автоматически. Это позволило нам повысить скорость и качество работы сотрудников. Внедрение системы сделало работу сотрудников финансового отдела удобнее. Благодаря обучению работе в системе, сотрудники понимают назначение справочников нормативно-справочной информации, ориентируются в функциональных этапах жизни документов». Николай Владимирович Сапожников, генеральный директор LIGNUM