«Девелоника» помогла МТС перейти на ЭЦП в системе электронного документооборота

2024: Интеграция функционала ЭЦП в СЭД

Компания «Девелоника» (входит в ГК Softline) помогла МТС автоматизировать внутренние процессы в рамках системы электронного документооборота (СЭД). Команда «Девелоники» выполнила задачу по реализации интеграции функционала электронной цифровой подписи (ЭЦП) в СЭД заказчика для работы с исходящими письмами и распорядительными документами. Об этом Softline сообщил 23 декабря 2024 года.

МТС сотрудничает с подразделениями «Девелоники» в течение 20 лет. За это время реализовано более 10 проектов, на которые потребовалось несколько тысяч часов разработки. За счет цифровизации МТС получает цельную и отказоустойчивую структуру в ИТ-ландшафте вместо лоскутной автоматизации. Сотрудничество позволяет повысить качество ИТ-сервисов заказчика, включая электронный документооборот. «Девелоника» с 2004 года поддерживает и развивает СЭД на базе «Босс-Референт» в компании МТС.

Данный запрос был вызван необходимостью улучшения процессов в рамках электронного документооборота. Интерфейсные взаимодействия пользователя с функциональностью электронной цифровой подписи осуществлялись через виджеты компании. Компетенции специалистов «Девелоники» позволили создать сервис для работы с ЭЦП в СЭД «Босс-Референт» и провести интеграцию решения с системой Диадок для формирования, отправления и подписания электронных документов.

В результате промышленная эксплуатация функциональности ЭЦП выполнена на 100%. К концу 2024 года показатели по подписанию исходящих писем достигли 98%. Сотрудники компании отметили ускорение подписания документации, сокращение расходов на процессы ее пересылки, а также простоту и понятность логики всего бизнес-процесса.

Совершенствование информационных систем и ПО имеет большое значение для нас как компании, работающей с данными и информацией о клиентах. Проект по внедрению инструмента для оптимизации внутренних процессов позволил МТС повысить уровень и оперативность корпоративного взаимодействия и сократить объем бумажной работы с документацией по различным операциям, что положительно повлияло на качество предоставления услуг конечным пользователям, — отметила Оксана Захарова, руководитель центра документационного обеспечения управления компании МТС.

Мир технологий развивается, и задача ИТ-разработчиков — успевать реагировать на новые вызовы и адаптировать ПО для бизнеса под его актуальные задачи. «Девелоника» всегда готова поддержать и развить текущий функционал в ИТ-системах или разработать дополнительные сервисы и платформы для повышения уровня цифровизации бизнеса. И для нас крайне важно, что приложенные усилия оправдывают и предвосхищают ожидания, — сказал Егор Абрамов, директор по развитию бизнеса «Девелоники» (ГК Softline).

2016: Поддержка СЭД на базе "БОСС-Референт"

• 1,2,З-я линии техподдержки Босс Референт
• Lotus \ Сопровождение Lotus-систем
• Дата: 28.07.2016

2010: Эффект, полученный от внедрения СЭД

Клинов Константин, руководитель проекта со стороны МТС: территориально-распределенная структура компании объединена в единое информационно-управленческое пространство, реализованы сквозные процедуры документационного обеспечения принятия решений и контроля их выполнения. Созданная СЭД охватывает все сферы бизнеса МТС и приносит ощутимую выгоду всем звеньям организации, участвующим в создании и доставке телекоммуникационных услуг - от проектирования до продажи и обслуживания потребителей. Главный результат внедрения системы заключается в значительном повышении скорости принятия решений.

2009: Внедрение СЭД на базе "БОСС-Референт"

На начало 2009 года в систем работало более 25000 пользователей.

Система, построенная на базе программного комплекса "БОСС-Референт", охватывает всю организационную структуру МТС и поддерживает работу более 14,5 тыс. сотрудников МТС в более чем 80 городах России и Узбекистана (на декабрь 2009 года).Александр Семенов, Рексофт: Мы работаем над расширением нашего продуктового портфеля для аэропортов 4.3 т

СЭД МТС создала единое информационно-управленческое пространство МТС и обеспечивает в нем принятие управленческих решений в соответствии с регламентами, действующими в компании. По мнению участников проекта, это самая масштабная в России корпоративная СЭД.

Основной причиной запуска проекта СЭД МТС стала необходимость в условиях расширения бизнеса сохранить оперативность в управлении и динамичность в развитии. В качестве базы для создания СЭД МТС было выбрано решение "БОСС-Референт" компании "Аплана" (группа компаний "АйТи"), реализованное на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Проект стартовал в январе 2004 года и был полностью завершен в декабре 2005 года.

Проект выполнен компанией "Аплана", специалисты которой реализовали в системе регламенты документооборота МТС с учетом текущих и будущих потребностей МТС в оптимизации процедур принятия решений и контроля их исполнения, а также провели внедрение системы. В настоящее время компания "Аплана" обеспечивает техническую поддержку системы и ее развитие.

Функциональные возможности СЭД МТС, доступные в рамках всей структуры МТС, охватывают все ключевые процессы компании в области электронного документооборота: коллективную подготовку, согласование, подписание и утверждение документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработку входящей/исходящей корреспонденции; работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.) и служебными записками, поддерживающими текущую работу компании. Система обеспечивает ведение корпоративных справочников (организационной структуры компании, сотрудников и пр.), которые являются структурным элементом созданной СЭД.

В ходе проекта выполнена интеграция СЭД с корпоративным внутренним порталом компании и системой технической поддержки внутренних пользователей, реализованной на платформе HP OpenView Service Desk.

Внедрение системы выполнялось поэтапно. Пилотный проект, начатый в январе 2004 года и завершенный в ноябре того же года, включал внедрение СЭД в Москве – в Корпоративном центре МТС и двух центрах управления макро-регионами («Москва» и «Центр»), а также внедрение системы в центрах управления макро-регионами, расположенными в городах Самара, Краснодар и Санкт-Петербург. В течение 2005 года силами компании "Аплана" с привлечением специалистов региональных отделений "АйТи", партнеров компании "Аплана" и специалистов блока ИТ МТС выполнено полномасштабное внедрение системы в 80 офисах МТС, находящихся в России и Узбекистане.

На этапе полномасштабного внедрения системы были разработаны планы нивелирования рисков, связанных с возможными изменениями в графиках открытия региональных филиалов, поставки оборудования и т. д. Обучение конечных пользователей выполнено специалистами компании "Аплана". Для поддержки внутренних пользователей в макро-региональных офисах МТС работают специалисты "Апланы", осуществляющие функции «горячей линии».

Приобретенная МТС генеральная лицензия на систему "БОСС-Референт" дает возможность неограниченно увеличивать число пользователей СЭД МТС. В соответствии с планами компании в систему будут включаться сотрудники вновь открываемых офисов МТС в России и за рубежом.

Уровень отказоустойчивости системы обеспечили механизмы работы системы в программном кластере Domino. Для повышения оперативности и надежности передачи данных в распределенной среде, традиционные средства репликации дополнены новым механизмом прямой передачи функциональных данных, который обеспечивает передачу на серверы копий только необходимых документов.

Реализован механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере где, он был создан, с одновременным автоматическим сохранением его копии на других серверах. Выполнена интеграция СЭД с LDAP-каталогом компании. Для выявления узких мест в согласовании документов разработана система подготовки отчетов, позволяющая контролировать процесс согласования документов в разрезе подразделений, сотрудников и временных характеристик этого процесса.

По состоянию на декабрь 2009 года в стадии завершения находились два проекта развития системы:

• Внедрение нового модуля СЭД «Принятие решений» с развитым механизмом workflow. Назначение модуля –обеспечить сокращение времени подготовки и принятия типовых управленческих решений компании МТС. Модуль внедряется в рамках проводимой компанией политики стандартизации процессов принятия решений, в настоящее время наполняется реальными данными. Модуль поддерживает сложные схемы согласования документов с переходом по условиям, механизмы делегирования полномочий и совмещения должностей. Обрабатывая конкретный документ, пользователь обладает правами, соответствующими его роли в подразделении (проекте), которая указана в данном документе
• Создание модуля работы с электронно-цифровой подписью; он обеспечит в перспективе переход МТС к юридически значимому документообороту

Велись также работы по интеграции СЭД с другими информационными системами компании, в частности, с системами, поддерживающими работу маркетинговой и юридической служб.