"Мир детства" самостоятельно завершил внедрение СЭД

2 апреля 2014 года компания "Мир детства" сообщила о самостоятельном внедрении СЭД "1С:Документооборот 8".

Задачи проекта

В конце 2012 года компания приступила к выбору системы электронного документооборота. До этого процессы документооборота существовали в различных вариациях. В качестве носителя информации зачастую выступали бумага и файлы различных форматов. В качестве инструмента согласования выступали «ноги», звонки, обсуждения в Outlook. Частично автоматизированы некоторые процессы казначейства и кадрового делопроизводства.

Планируя внедрение СЭД и оценив возможности продуктов (1С Документооборот, Docsvision, DIRECTUM, ELMA и Евфрат), компания выбрала «1С: Документооборот КОРПОРАТИВНАЯ ВЕРСИЯ».

Ход проекта

Получив систему, изучив функционал системы, в компании приняли решение о пилотном внедрении собственными силами на нескольких процессах внутреннего документооборота.

Этапы внедрения:

• Выбор процесса
• Определение владельца и ключевых лиц процесса — т.е. определение ролевой структуры процесса
• Анализ регламента процесса
• Проведение цикла совещаний для формирования описания процесса, согласование процесса
• Тестовый запуск
• Промышленный запуск

К концу 2013 года мы ввели в СЭД 20 процессов, которые были запланированы на проект. Конечно это не все процессы компании, и в настоящий момент мы ведем активную работу по переходу от бумаги к системе. Эффект использования можно выразить как в количественном так и в качественном выражении. Не буду нагружать цифрами, для примера приведу лишь немного статистики:Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft 2.2 т

Итог проекта

Через год от момента начала проекта ряд процессов документооборота передан в систему.

Организационно-экономические факторы:

• Почти по всем процессам, связанным с согласованием сокращены временные затраты до 80%
• Большинство внутренних документов теперь согласуются исключительно в системе, следовательно нет затрат на бумагу, тонер, электроэнергию и принтеры/копиры
• Т.к. почти все процессы формализованы, то у пользователей почти не осталось возможности сделать ошибку, как в заполнении документа, так и при согласовании
• От использования СЭД есть явный качественный эффект от удобства владения информацией, снижения ошибок, повышения контроля исполнительной дисциплины.