"Московский городской педагогический университет" завершает внедрение СЭД

23 января 2014 года компания «Электронные Офисные Системы» сообщила о реализации проекта создания системы электронного документооборота на платформе EOS for SharePoint в государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» (ГБОУ ВПО МГПУ).

Задачи проекта

Решение, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на основе ECM-платформы Microsoft SharePoint, приобретено вузом по акции «Академическая лицензия».

Внедрение системы электронного документооборота - составная часть процесса создания единой информационно-образовательной среды вуза. EOS for SharePoint станет ядром системы обеспечения административно-управленческой деятельности.

Заказчик определил ключевые задачи, которые требовалось решить посредством внедрения ECM-системы:

• организовать электронный документооборот в рамках образовательного учреждения;
• сделать максимально прозрачным и быстрым процессы согласования, визирования документов, выдачи поручений;
• автоматизировать формирование отчетности по исполнению документов и поручений.

Ход проекта

В рамках пилотного проекта, в течение трех недель, специалисты ООО «Юниксофт» провели обследование документооборота, развернули систему на сервере и рабочих местах. Доступ в EOS for SharePoint получили специалисты общего отдела и руководители части подразделений вуза.

Итог проекта

В системе настроены 18 видов документов, в том числе:

• приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
• входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
• три вида исходящих документов;
• служебные записки.

Произведена настройка печатных форм, организовано сканирование оригиналов документов, сформирован электронный телефонный справочник, обучены специалисты общего отдела.

2014: В Московском городском педагогическом университете электронный документооборот на EOS for SharePoint охватывает все подразделения

Летом 2014 года МГПУ приобрёл дополнительные рабочие места системы, и общее количество их достигло 180.

115 лицензий получили структурные подразделения:

• управление организации и информационного сопровождения приема абитуриентов;
• управление планирования и координации научно-исследовательских работ;
• центр управления инновационными проектами университета;
• центр развития ребенка и здоровье сберегающей деятельности в образовании;
• управление по организации воспитательной работы;
• институт дополнительного образования;
• центр развития карьеры и др.

35 конкурентных лицензий были закуплены для использования сотрудниками университета, которые работают в СЭД эпизодически. Второй этап был реализован за 10 дней. Всего в системе настроены 18 видов документов, в том числе:

• приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
• входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
• 3 вида исходящих документов;