Мэрия города Ярославля оптимизировала обработку сообщений граждан с портала «Делаем вместе»

2020: Оптимизация обработки сообщений граждан с портала «Делаем вместе»

26 февраля 2020 года стало известно о том, что мэрия города Ярославля оптимизировала обработку сообщений граждан с портала «Делаем вместе».

Как сообщалось, мэрия города Ярославля и ее структурные подразделения обрабатывают сотни документов и обращений граждан ежедневно. Эффективный поиск накопившейся информации и обмен данными между структурными подразделениями мэрии осуществляется в результате комплексной автоматизации делопроизводства на российской платформе Docsvision. Мэрия города Ярославля обрабатывает обращения граждан, обменивается документами с Правительством Ярославской области, в котором документооборот реализован на платформе DIRECTUM.

Мэрия города Ярославля имеет сложную организационную структуру: в её составе 29 подразделений, часть из которых обладают правами юридического лица и имеют фактически свой отдельный документооборот (например, Департаменты городского хозяйства и образования, Комитет по управлению муниципальным имуществом). Проект автоматизации документооборота был начат в 2010 году, постепенно развивался, и в 2018 году система была обновлена и централизованно внедрена в мэрии города и всех её структурных подразделениях. К СЭД на обновленной версии платформы Docsvision 5 подключены 660 сотрудников.

СЭД экономит рабочее время и бумагу. Теперь потерять документ или проект документа невозможно. Радует полный контроль за процессом подготовки и согласования приказов. При поиске документов можно найти карточки, созданные в канцелярии мэрии, а не в своем структурном подразделении, это очень облегчает работу. Есть возможность найти любой документ за весь период своей работы в системе, не обращаясь ни к кому. рассказала Кудрявцева Т.А., начальник общего отдела департамента образования мэрии города Ярославля

В рамках проекта автоматизированы основные делопроизводственные процессы для всех типов документов. Одна из последних доработок проекта - обработка сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе».Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Портал «Делаем вместе» - это государственная информационная система приема и обработки сообщений граждан Ярославской области по вопросам деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области. Граждане обращаются на портал со своими проблемами, информация передается в органы государственной власти или местного самоуправления, и в течение 10 дней граждане получают решенную проблему. Пилотный проект был запущен в 2017 году, на февраль 2020 года к нему подключены остальные муниципальные образования Ярославской области.

В рамках проекта СЭД в мэрии разработан процесс выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.рф. Внедрена подсистема обмена электронными документами между Правительством Ярославской области на базе платформы DIRECTUM и мэрией, подсистема обмена электронными документами между всеми структурными подразделениями мэрии, в т.ч. и с мэрией города Ярославля. Настроена ролевая модель, в том числе для процесса обработки обращений граждан, поскольку каждое подразделение должно видеть только «свои» документы.

Таким образом, посредством внедрения системы электронного документооборота мэрия города Ярославля повышает эффективность управления и исполнительской дисциплины, сокращает время на обработку и поиск документов, снижает затраты на расходные материалы и экспедицию документов, а также непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.

Через систему за 5 лет последних лет прошло уже 470 000 документов и около 940 000 заданий. Партнёр проекта - компания «Сервис-ТВ – инфо».

Существенно упрощен процесс работы с обращениями граждан: уменьшилось количество просроченных обращений, обеспечена конфиденциальность информации по обращениям за счет гибкого разграничения прав доступа. Упростился поиск заявителей, обращений по различным реквизитам. Обеспечена своевременная и оперативная подготовка отчетных форм. рассказал Горшкова Г.Н., начальник отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства мэрии города Ярославля

2012: Внедрение СЭД Docsvision

Решение представляет собой автоматизацию документооборота органа самоуправления (канцелярия, направление документов по адресатам, наложение резолюций, выдача и исполнение поручений, инициативные документы, обращения граждан и т.д.).

Масштабный проект внедрения системы электронного документооборота на базе платформы Docsvision в мэрии Ярославля начался в 2010 году с Департамента городского хозяйства.

В 2011 году система была запущена в эксплуатацию в Департаменте образования, Управлении по физической культуре и спорту, Управлении по вопросам семьи и детства. Параллельно началось внедрение в управлении делами и правовом управлении мэрии для реализации сквозного документооборота - от приемной мэра до структурных подразделений и департаментов. На этом этапе развития СЭД механизм контроля исполнительской дисциплины получили уже руководители высшего уровня – мэр и его заместители. В 2011 году закончены работы по подключению в СЭД всех структурных подразделений как удаленных точек взаимодействия, была запущена в эксплуатацию СЭД в территориальной администрации Дзержинского района.

В 2012 году СЭД внедрена в Управлении организационной работы, муниципальной службы и связям с общественностью; Управлении по социальной поддержке населения и охране труда; территориальной администрации Красноперекопского района; территориальной администрации Фрунзенского района. В конце 2012 года было проведено объединение систем электронного документооборота в единую систему документооборота мэрии города Ярославля. На сегодняшний день практически в половине структурных подразделений мэрии города Ярославля внедрены все основные процессы классического делопроизводства, во всех остальных – часть процессов.

Компанией «Проф-Консалтинг» успешно решена сложная задача обеспечения движения документов между структурными подразделениями правительства Ярославской области и мэрии. Проект стал ещё одним успешным примером реализации межведомственного электронного взаимодействия.