НК «Альянс» приобрела лицензию на использование Системы управления документами и задачами ТЕЗИС

В 2011 году в НК «Альянс» завершился проект по выбору СЭД. При этом рассматривался ряд других известных систем по автоматизации документооборота. Решение на базе системы ТЕЗИС компании HAULMONT было выбрано в качестве единой корпоративной платформы электронного документооборота как в наибольшей степени удовлетворяющее требованиям. Среди критериев выбора платформы фигурировали:

• Широкая функциональность, возможность комплексной автоматизации процессов документооборота и делопроизводства, управление задачами и поручениями в масштабах всей организации;
• Гибкость платформы. Возможность в дальнейшем автоматизировать смежные процессы и бизнес-процессы, выходящие за рамки СЭД;
• Легкая масштабируемость системы. Уже в рамках проекта по внедрению предполагалось приобретение новых активов, с последующим подключением в систему;
• Высокая производительность и отказоустойчивость, как наиболее важный критерий для организации с территориально распределенными подразделениями и большим объёмом данных;
• Возможность «безболезненной» миграции данных с СЭД на платформе Lotus Notes /Domino и других;
• Краткие сроки реализации проекта – очень не просто найти на рынке компанию и продукт, которые бы позволили решить ряд непростых и масштабных задач в сжатые сроки;
• Стоимость внедрения, сопровождения системы. Заказчику также было важно, чтобы решение базировалось на новых технологиях и не вызывало затруднений в процессе эксплуатации и сопровождения;
• Имидж и опыт разработчика играл немаловажную роль при выборе поставщика решения. Учитывались отзывы пользователей системы, проверялась надежность решений, представленных на рынке.

«Система электронного документооборота ТЕЗИС и компания поставщик услуг HAULMONT выбраны нами не случайно. В надежности решения мы убедились на практике - прототип системы уже почти четыре года эффективно используется в трех подразделениях компании. Функциональность и гибкость системы идеально подходят для качественной и оперативной реализации наших бизнес-задач. Также я бы отметил оперативность и квалификацию команды разработчика HAULMONT, их опыт реализации масштабных решений на российском и европейском рынке», - подчеркнул директор департамента ИТ ООО «НК Альянс» УК» Дмитрий Майоров. Решение Основные задачи проекта:

• Автоматизация документооборота на базе единой платформы;
• Организация надежного хранения неограниченного объёма документов, что подразумевает возможность роста самой компании и информационных потоков, как в рамках всей структуры, так и внутри каждого отдельного подразделения;
• Миграция данных с ECM на платформе Lotus Notes/Domino, других ECM;
• Автоматизация смежных задач;
• Интеграция с бухгалтерской системой.

В начале IV квартала 2011 г. НК Альянс определилась с платформой и поставщиком услуг. В этот же период прошло предпроектное обследование, было осуществлено внедрение системы управления документами и задачами ТЕЗИС в управляющей компании (с учетом миграции большого количества данных из СЭД на платформе Lotus Notes/Domino), и началась промышленная эксплуатация новой системы. Благодаря тесному взаимодействию заказчика и компании HAULMONT, управляющую компанию удалось перевести на систему ТЕЗИС в сжатые сроки – до 1 декабря 2011 г.TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.9 т

В I квартале 2012 года началась промышленная эксплуатация системы в подразделениях компании в Усинске, Самаре и Томске. Во II квартале 2012 прошло внедрение системы в компаниях в Альметьевск и Благовещенске, также с переходом в промышленную эксплуатацию. В III квартале 2012 года было проведено предпроектное обследование, подготовка к внедрению и само внедрение в двух компаниях Хабаровска, одна из которых Хабаровский НПЗ. В IV квартале прошло внедрение в Улан-Удэ, Советской Гавани и Владивостоке. Таким образом, до конца 2012 года все подразделения НК «Альянс», включенные в план, были переведены на единую платформу электронного документооборота. Уже в 2013 году система была запущена в еще одном подразделении в Москве. Сейчас к системе подключено свыше 2000 сотрудников.

«Одной из особенностей этого проекта были достаточно сжатые сроки. За 2-2,5 месяца мы провели сбор требований, согласовали функциональную спецификацию с заказчиком, провели интеграцию с системой бухгалтерского учета, причем это была не просто 1С, а система, написанная под заказчика на базе 1С. А также провели миграцию данных из СЭД, используемой ранее. Также в этот период была проведена опытная эксплуатация системы. И с 1 декабря 2011 система ТЕЗИС уже была запущена в промышленную эксплуатацию в управляющей компании. », - делится руководитель направления электронный документооборот компании HAULMONT Иван Ласкин.

В настоящий момент идут работы по автоматизации ряда смежных задач: «управление эффективностью персонала» на стадии разработки решения, «казначейство» - на стадии опытной эксплуатации, «учет заявок материально-технического обеспечения» и «бюджетирование» - уже переведены в штатную эксплуатацию в одном из подразделений Самары.

После внедрения СЭД пользователи оценили удобство системы по сравнению с предыдущими решениями и преимущества её гибкости: стали появляться новые задачи и идеи по применению решения, расширению функциональных возможностей системы. В частности задача автоматизации бухгалтерского архива в целях упрощения формирования отчетности по мероприятиям налоговых проверок была реализована в 2012 году за 2 недели.

«Уже в процессе проекта приходят новые идеи, мы продолжаем предъявлять новые требования к решению, и разработчик успешно нас в этом поддерживает. Как показала практика, возможности решения не исчерпываются нашей фантазией», - уточняет Дмитрий Майоров, руководитель департамента ИТ.

В рамках проекта была разработана система взаимодействия между центром и подразделениями. Обмен документами стал происходить достаточно просто: делопроизводитель в подразделении создает документ, выбирает конкретного руководителя, на кого он направлен, причем документ уже прошел согласование в СЭД, нажимает кнопку зарегистрировать, отправить и после этого документ появляется в папке делопроизводителя того руководителя, которому документ был отправлен. Реализация данного функционала позволяет сокращать временные затраты и облегчить работу канцелярии.

Интеграция с бухгалтерской системой, которая была написана под заказчика с нуля – смесь бухгалтерского и управленческого учета, с достаточно сложной логикой. Тем не менее, специалисты компании HAULMONT справились с поставленной задачей. В ТЕЗИС создается договор, отправляется на согласование, после его утверждения информация автоматически попадает в бухгалтерскую систему. Это позволило заказчику избежать выплат без договоров, структурировать данный рабочий процесс и нести эти стандарты на дочерние общества.

Результат

В результате проекта внедрения ЕСМ ТЕЗИС в НК «Альянс» удалось организовать единое информационное пространство в ряде подразделений в достаточно сжатые сроки. Оценивая промежуточные результаты проекта, можно отметить, что такие особенности проекта, как территориальная распределенность и высокая нагрузка на систему, не повлияли на результат и сроки проекта. Также компания в ходе проекта получила не только надежного партнера в лице компании HAULMONT, но и гибкую платформу, на базе которой возможна реализация практически любых бизнес-задач, в том числе выходящих за рамки СЭД, например: управление эффективностью персонала, бюджетирование, учет заявок материально-технического обеспечения и др.

Также в результате внедрения системы ТЕЗИС были решены такие задачи, как надежное хранение большого объёма документов, проведена интеграция с бухгалтерской системой и начат процесс автоматизации смежных задач.

«В результате мы получили ту систему, которая отвечает поставленным задачам, которые были сформулированы на момент начала проекта. Мы получили в качестве партнера – разработчика, который динамично отвечает на наши новые вопросы, что очень приятно и не всегда бывает, по опыту ведения других проектов. И я считаю, это большая удача.», - подытоживает директор департамента ИТ НК «Альянс» Дмитрий Майоров.