Электронный архив «Этлас» внедрен в Новгородской нотариальной палате

2023: Внедрение электронного архива «Этлас»

Новгородская областная нотариальная палата внедрила в свою работу электронный архив «Этлас». Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 9 июня 2023 года. Использование данного программного обеспечения гарантирует, что нотариальные действия совершаются в кратчайшие сроки и в точном соответствии с действующим законодательством РФ.

Новгородская областная нотариальная палата (НОНП) — это профессиональное объединение нотариусов, занимающихся частной практикой. Палата начала свою работу в 1993 году.

Все эти годы НОНП представляет и защищает интересы нотариусов, оказывает им помощь и содействие в работе, организует стажировку лиц, претендующих на должность нотариусов, обеспечивает страхование нотариальной деятельности и выполняет другие функции.

Нотариус — независимое лицо, которое помогает помогает обычным гражданам и компаниям проводить сделки безопасно и по закону. Нотариус проверяет документы, удостоверяет подписи на них, заверяет копии, составляет доверенности, дарственные, завещания. Нотариус гарантирует соблюдение закона: перед заключением сделки или выдачей доверенности он проверяет подлинность и правильность оформления всех документов, которые имеют отношение к совершаемому нотариальному действию. То есть работа нотариуса — это работа с документами.

Значительная часть документов оформляется в электронном виде. Количество электронных документов постоянно растет, а доля бумажных сокращается. Эффективная работа с электронными документами уже просто невозможна без использования программ электронного документооборота. Поэтому нотариальная палата приняла решение внедрить в работу электронный архив «Этлас».

Базовая версия программы:

• может работать со всеми типами документов, необходимых в деятельности нотариуса;
• позволяет хранить как электронные документы, так и сканы бумажных оригиналов;
• поддерживает работу с электронной цифровой подписью;
• позволяет обращаться к архиву удалённо через интернет;
• обеспечивает конфиденциальность и сохранность информации.

Существенно, что функциональные возможности стандартной версии архива при необходимости можно расширить с помощью подключаемых модулей. Например, наладить работу со складом бумажных документов.

После установки системы на компьютеры пользователей специалисты «Этлас» провели первоначальную настройку архива, а также по просьбе заказчика настроили формирование отчётов по входящим и исходящим документам. Сотрудников нотариальной палаты проинструктировали по работе с программой, продемонстрировали её возможности. Представители нотариальной палаты отметили, что интерфейс программы интуитивно понятен и трудностей с внедрением и ознакомлением не возникло.»