Новосибирский областной Совет депутатов, внедрение СЭД Дело

Цели проекта

Согласно «Концепции информационно-технологического обеспечения деятельности Новосибирского областного Совета депутатов», принятой в 2007году целями построения системы электронного документооборота являются:

• обеспечения более эффективного управления за счет автоматизированного контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности структурных подразделений аппарата и отдельных исполнителей;
• уменьшения сроков подготовки и исполнения документов;
• сокращения бумажных документов во внутреннем обороте, экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
• создания и автоматизированного поддержания баз нормативных и распорядительных документов;
• повышения качества подготовки управленческих решений.

Решение

Детальное изучение функциональных возможностей системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» подтвердило полное соответствие поставленным Советом задачам: повышение эффективности управления за счет ускорения процессов создания, редактирования, согласования, подписания, размножения, рассылки и ознакомления с документами. В декабре 2008 года между Новосибирским областным советом депутатов и ООО «КС-Консалтинг» был подписан договор на приобретение лицензий системы «ДЕЛО» и опции «Поточного сканирования», а также договор выполнения работ, предваряющих запуск системы в эксплуатацию.

Реализация проекта

Этап 1.

В феврале 2009 года специалистами ООО «КС-Консалтинг» были выполнены работы по обследованию ДОУ, изучены основные направления движения документов, по окончании чего были подготовлены письменные рекомендации по внедрению и развитию системы «ДЕЛО» в Совете. Это позволило составить схему поэтапного внедрения на конкретных рабочих местах и детально спланировать процесс запуска системы в эксплуатацию.

В соответствии с общепринятой методикой автоматизации документооборота в мае 2009 года было начато внедрение системы «ДЕЛО» с так называемых «точек входа» документов. А именно отдела, осуществляющего прием, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции -Канцелярии (4 рабочих места).Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.5 т

Реализация первого этапа внедрения позволила сопровождать традиционно принятый документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечила регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов и резолюций «первого уровня» - поручения Председателя Совета и его заместителей. По массиву всех зарегистрированных документов стало возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов и резолюций.

Этап 2.

В сентябре 2009 года была произведена установка и настройка дополнительных 28 рабочих мест в приемных Председателя Совета, его заместителей, у специалистов Комитетов и Комиссий, ответственных за делопроизводство. Это позволило осуществлять регистрацию движения документов внутри организации, включая уже не только резолюции, но отчеты об исполнении (в том числе в виде нового документа), а также отмечать передачу бумажных экземпляров документов. Таким образом, система сопровождает всю поступающую корреспонденцию и внутренние документы на этих этапах документооборота, отображать статус документа, его местонахождение и состояние исполнения на любую заданную дату. Работа с единой регистрационной картой таких документов как «Законопроект» различных Комитетов и Комиссий одновременно позволила оперативно получать информацию о ходе подготовки данных по предложенному законопроекту.