Efes Rus внедрила средства автоматизации регулярной отчетности

17 февраля 2016 года компания IBS сообщила о внедрении продукта SAP Financial Closing Cockpit AddOn 2.0 (SAP FCC) в пивоваренной компании Efes Rus^[1].

Задача проекта

Для контроля состояния задач закрытия, сотрудники ЕЦФО (Единый центр финансовой отчетности) использовали телефон, рабочую почту и личное общение. В итоге статус закрытия сводили в электронной таблице Excel по всем территориально распределенным подразделениям компании. Такая методика требовала дополнительных усилий для коммуникаций участников процесса закрытия. Поэтому в компании приняли решение автоматизировать график закрытия периода посредством SAP Financial Closing Cockpit AddOn 2.0.

Мероприятие Efes Breweries International N.V. (2012)

Для внедрения системы пригласили интегратора IBS.

Итог проекта

Внедрение завершили менее чем за два месяца и запустили систему в опытную эксплуатацию.

В конце 2015 года и начале 2016 года провели два закрытия периода (годовое закрытие и закрытие первого месяца). На 17 февраля 2016 года система поставлена в режим нормальной эксплуатации.

Благодаря внедренному решению руководство компании получило возможность мониторинга и контроля статусов шагов закрытия, анализа просрочек по задачам. Сотрудники ЕЦФО получили инструмент централизованного планирования и отслеживания статусов задач. Участники закрытия в ходе данного процесса получают уведомления по электронной почте (о сроках завершения задач, о выполнении предшествующей задачи и т.д.) и своевременно реагируют на возникающие проблемы закрытия, что стало возможным с внедрением данного решения. В результате проекта снизилась вероятность нарушения сроков закрытия и предоставления отчетности, нагрузка на всех участников закрытия и сократились объем переписки и частота созвонов, появилась возможность учесть опыт предыдущих циклов закрытия, сформировались понимание и ответственность исполнителей и их руководителей к процессу закрытия как к единому и целостному процессу компании. Светлана Тихонова, менеджер ЕЦФО от Efes Rus

Цель любой компании сейчас (в условиях экономического кризиса) — повысить финансовую дисциплину, снизить непроизводительную нагрузку на персонал и, соответственно, сократить издержки. Быстро внедряемые и эффективные продукты сейчас как никогда актуальны. Благодаря максимальному вовлечению и слаженной работе участников в проекте, а также опыту и профессионализму нашего партнера — компании IBS — нам удалось выполнить внедрение быстро и с минимальными затратами, получив ощутимую отдачу от внедрения практически сразу же. Алексей Калюжин, руководитель проекта от Efes Rus

Компания IBS с учетом имеющего опыта внедрения данного продукта предложила оптимальное решение для компании Efes Rus. Дополнительно был разработан аналитический отчет по статусам шагов закрытия с функцией расчета фактических и прогнозных отклонений от плановых сроков. Всё это даёт возможность руководству компании анализировать риски и оптимизировать процедуру закрытия. Мы уверены, что наш опыт будет востребован для оптимизации процесса закрытия и в других компаниях, поскольку это актуально в текущих экономических условиях. Иван Жилин, архитектор проекта от IBS

Примечания