Заказчики: Позитроника Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2006/09 — 2007/01
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли в которых работает компания
Розничная торговля компьютерной техникой
Позитроника — розничная сеть магазинов компьютерной техники на территории России, работающая по принципу франчайзинга. Сеть контролирует российский дистрибьютор компьютерной техники и потребительской электроники MERLION.
1.2. Территориальная распределенность
На январь 2009 года «Позитроника» насчитывала 175 магазинов в более чем 150 городах РФ. Сеть продолжает свое активное развитие – на территории РФ каждый месяц открываются новые магазины «ПОЗИТРОНИКА»Метавселенная ВДНХ
1.3. Численность персонала
Более 3000 сотрудников (с учетом франчайзинговых компаний)
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
- Линейные менеджеры
- Менеджеры среднего звена
- Топ-менеджеры (в меньшей степени)
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Основная задача – замена очного обучения дистанционным, благодаря которой обеспечивалось бы непрерывное повышение квалификации персонала и доступность обучения для абсолютно всех специалистов, в т.ч. из отдаленных регионов.
А также: повышение управляемости сети за счет возможности быстрой оценки и контроля персонала сети.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Обучение;
- Тестирование по результатам обучения;
- Оценка персонала;
- Распространение единых корпоративных стандартов;
- Адаптация новых сотрудников;
- Сбор заявок на обучение.
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Доступность Учебного Портала во всех магазинах сети;
- Работоспособность системы дистанционного обучения с учетом масштаба компании.
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
В связи с активным развитием сети встала задача оптимизации процесса обучения сотрудников франчайзинговых компаний, особенно из отдаленных регионов. В результате было принято решение о создании единого Учебного Портала на базе системы WebTutor компании WebSoft, Было проведено пилотное испытание системы на 6 магазинах сети, по результатам которого были внесены необходимые изменения в план проекта.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
Начало проекта – lll квартал 2006 г. Пилотное внедрение в 6 магазинах сети – ноябрь 2006 г Внедрение во всех магазинах сети – l квартал 2007 г.
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Руководитель проекта;
- Разработчики электронных курсов - 2 человека;
- IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте).
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
Были некоторые затруднения при настройке распределенной системы серверов, связанные с проведением репликаций между ними. А также были определенные трудности, связанные с отсутствием в некоторых городах нормального Интернета (например, Интернет только модемный)
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Да, в целом, соответствовали. Правда, изначально планировалось затрачивать меньше времени на разработку электронных курсов - хотелось очень быстро получить большое количество учебных материалов. Но, как показал опыт, при этом страдало качество создаваемых курсов. Поэтому было принято решение об увеличении времени и сил, затрачиваемых на разработку учебных материалов, с целью повышения их качества, что, естественно, привело к увеличению стоимости создаваемых курсов.
3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте
Как уже упоминалось:
- Отсутствие хорошего Интернета в некоторых городах;
- Сложность настройки процесса репликации между распределенными серверами.
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Дальнейшее наполнение Портала контентом (разработка учебных материалов);
- Использование по максимуму всех возможностей системы (например, более активное использование виртуального класса, проведение полноценных аттестаций персонала, учет расходов на обучение и др. автоматизация рутинной работы).
4.2. Наполнение контентом - как решается проблема
Разрабатываются электронные курсы по направлениям:
- Адаптационные;
- По программному обеспечению;
- Продуктовые (регулярно обновляются);
- Базовые технические курсы (например, комплектация компьютеров);
- По бизнес-навыкам.
Разрабатываются тесты по направлениям:
- По продуктам и технологиям их использования;
- По техническим навыкам;
- По персональным навыкам и умениям.
Практически все курсы и тесты разрабатываются собственными силами.
Также на Портале регулярно публикуются новости компании и компаний-поставщиков. Регулярно проводятся различные конкурсы с целью повышения мотивации сотрудников.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
- Руководитель проекта;
- Разработчики электронных курсов - 2 человека;
- Менеджер по дистанционному обучению (администрирование СДО, тех.поддержка пользователей);
- IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте).
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
- Процессом обучения оказались охвачены сотрудники сети даже в самых труднодоступных регионах;
- Сокращение затрат на обучение персонала;
- За первые полгода использования системы сотрудниками сети было успешно пройдено 2,5 тысячи курсов;
- В 2008 г. сотрудниками сети было успешно пройдено 5,5 тысяч курсов;
- Облегчился процесс адаптации новых сотрудников сети;
- Появилась возможность в сжатые сроки проводить массовое обучение сотрудников в связи с соответствующими изменениями на рынке, что, положительным образом сказывается на конкурентоспособности компании.
5.2. Экономическая эффективность
Затраты на разработку одного курса приблизительно равны стоимости проведения 6 тренингов. Но в результате проведения 6 тренингов можно обучить только около 60 сотрудников, а электронный курс могут изучать тысячи сотрудников, причем практически без отрыва от производства и без затрат на командировочные расходы.
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
- Первое место, присужденное компании в 2008 г. в конкурсе на лучший учебный курс, созданный с помощью редактора CourseLab;
- Очень активное участие сотрудников магазинов во всех проводимых конкурсах (например, на лучший дизайн майки сети, на лучшую профессию), что способствовало повышению мотивации и лояльности персонала;
- Введение рейтинговой системы по результатам обучения (публикация на Портале 5 самых активных подразделений и 5 самых активных пользователей, которые успешно прошли наибольшее количество курсов), что привело к существенному увеличению количества изучаемых сотрудниками курсов;
- Результаты конкурса на лучший магазин сети, которые показали, что лучшими магазинами оказались как раз те, сотрудники которых были наиболее активны в изучении электронных курсов на Учебном Портале.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Вначале запуска проекта периодически приходилось выслушивать недовольные замечания пользователей (например, о том, что курс не открывается, результаты теста не сохранились, т.к. было потеряно Интернет-соединение и т.п.), в основном обусловленные плохим Интернетом в некоторых регионах. Но к настоящему времени все встало на свои места, научились решать проблемы «загодя», и никто из пользователей уже не выражает недовольства, а, наоборот, выражают благодарность за возможность непрерывного повышения своей квалификации.
5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы
Идея создания такого Портала исходила от руководства центрального офиса компании, и поэтому руководство содействовало развитию проекта. На основании достигнутых результатов руководство оценило систему, как максимально полезную и эффективную.
Руководство франчайзинговых компаний вначале отнеслось к системе достаточно настороженно. Но к настоящему времени у всех уже наблюдается устойчивое положительное отношение к СДО и большинство топ-менеджеров франчайзинговых компаний сами стали активными пользователями Учебного Портала.