Atlas Soft создал электронный архив для поставщика запчастей для лифтов и эскалаторов «Реватор»

2021: Создание электронного архива

14 мая 2021 года Atlas Soft сообщила о том, что сформирован электронный архив документов в компании «Реватор».

За время существования компании «Реватор» сотрудники столкнулись с необходимостью перевода всей внутренней, проектно-технической и первичной бухгалтерской документации (договора, счета, акты и т.д).

После изучения представленных на рынке демо-версий систем электронного архива, специалисты ИТ отдела остановили свой выбор на системе «Этлас», так как она обладает основными плюсами - это простота развертывания и настройки системы силами собственных специалистов, надежность системы, а также входящие в базовую поставку гибкие инструменты по ее адаптации под возникающие задачи. Также важными факторами при выборе системы являлись такие аспекты как:

• Наличие быстрого и настраиваемого поиска документов как по его параметрам, так и по его содержимому.
• Наличие возможности автоматического распознавания текста, добавляемых в систему документов в виде изображений.

Наличие группового ввода документов с потокового сканера.

В ходе внедрения системы на предприятии специалистами ИТ отдела:

• Была сформирована структура архива
• Зарегистрированы пользователи и сформированы из них группы с разделением прав доступа к архиву по функциональным возможностям.
• Настроены карточки для всех типов хранимых документов компании
• Сформированы справочники атрибутов документов.
• Сформирован реестр клиентских договоров и контрагентов с историей взаимоотношений.
• Импортировали в систему уже существующие в компании электронные документы.
• Настроили правила автоматического именования и размещения документов при регистрации их в системе.

Специалисты «Этлас-Софт» со своей стороны настроили механизм запрета экспорта документов из системы для определенных групп пользователей.

В результате перевода документов в электронный вид и формирования из них полнофункционального электронного архива компания «Реватор» обеспечила надежное хранение документов на долгие годы и значительно упростила и ускорила доступ сотрудников к документам компании.