«Роспан Интернешнл» перенес в систему Directum фонд локальной нормативной документации

20 марта 2017 года компания Directum сообщила о внедрении решения по управлению локальными нормативными документами в АО «Роспан Интернешнл».

АО «Роспан Интернешнл» (2017)

Задачи проекта

Перед командой была поставлена задача автоматизировать работу с локально нормативной документацией как Общества, так и компании ПАО «НК Роснефть». Систему Directum было необходимо подстроить под жесткие, уже существующие в головной компании регламенты. После исследования процессов и правил, было выполнено проектирование и разработка специального инструмента. Построенное на базе Directum решение поддерживает полный цикл работы с ЛНД от планирования создания до ввода в действие. И позволяет снизить количество ручных операций, увеличить скорость обработки документов и минимизировать риски «человеческого фактора». Тесная связь с модулем «Канцелярия» Directum позволяет контролировать исполнение поручений, связанных с нормативными документами, на каждом этапе:

Для удобной работы специалистов весь фонд локальной нормативной документации АО «Роспан Интернешнл» был перенесен в систему Directum еще до запуска решения. Была сохранена ранее организованная структура папок с документами.

Результаты внедрения

В Directum автоматически формируется фонд ЛНД, где документы распределяются в зависимости от стадии жизненного цикла: утвержденные, находящиеся в разработке.

Автоматизированы процессы, которые раньше приходилось выполнять вручную:

• формирование плана-графика по работе с ЛНД;
• создание отчетов по требованию головной компании в различных разрезах;
• формирование связей документов, например, приказа о вводе или отмене с самим документом;
• вынесение информации о документе в водяных знаках и колонтитулах (стадия, факт печати и т.д.).

Также автоматически формируются важные уведомления:

• о приближении сроков исполнения заданий по ЛНД;
• задания на разработку/актуализацию ЛНД;
• о вводе в действие, изменении или отмене ЛНД.