«Российская академия образования» переходит на электронный документооборот

«Российская академия образования» в июле 2017 года объявила о реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота на базе решения компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) — EOS for SharePoint.

Этапы проекта

Предыстория

До недавнего времени подавляющее большинство документов использовалось в работе и находилось на хранении преимущественно на бумажных носителях и в виде аналоговых аудиозаписей. Регистрация документов производилась в специализированных регистрационных бумажных журналах, контроль прохождения документов и исполнения поручений осуществлялся с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК).

После избрания Людмилы Вербицкой президентом Российской академии образования, ею была поставлена задача постепенного перехода на электронные носители (замена бумажных регистрационных журналов электронными, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива документов и т.д.), разработка локальных нормативных актов в области делопроизводства и документооборота с учетом нововведений и внедрение системы электронного документооборота.

Предпосылки

Использование устаревшей формы организации документооборота вело к неоправданной трате времени на обработку, рассылку и поиск документов. Увеличивающийся объем документопотоков, работа с бумажными документами, длительное время от момента поступления документа в академию до рассмотрения руководителем — все это приводило в медленному обмену информацией между работниками, инертной обратной связи «руководитель-подчиненный».

«Для продуктивной ежедневной работы необходимо не только в кратчайшие сроки направлять на рассмотрение руководителю документ, но и оперативно доставлять принятое по нему решение исполнителю, независимо от того, где в настоящий момент находится руководитель или исполнитель. Вот часть основных аспектов в работе с документами, которые не устраивали РАО и которые требовали коренных перемен», — рассказали в компании ЭОС.

Выбор решения

Для помощи в подготовке технического задания был приглашен независимый эксперт. Основными критериями отбора решений, которые были отражены в разработанном техническом задании, были следующие: специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.); возможности совместной работы; функции оперативного контроля исполнения документов и поручений; одновременное использование электронных и бумажных документов; хорошая масштабируемость, модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств; возможность работы с удаленными пользователями и группами пользователей и т.д.

На начальном этапе были отобраны около 10 систем электронного документооборота, которые по многим параметрам подходили под предъявляемые академией требования. В конечном итоге осталось 3 наиболее подходящих решения: Docsvision; EOS for SharePoint; «1С:Документооборот». Рассматривалось только российское программное обеспечение. Разработчикам указанных решений были направлены техническое задание и приглашение на проведение презентаций. Метавселенная ВДНХ 3.5 т

По результатам презентаций специально сформированной рабочей группой было принято решение в пользу продукта ЭОС — EOS for SharePoint.

По отзыву академии, продукт ЭОС наиболее полно удовлетворял запросам РАО и, что немаловажно для государственного учреждения, компания предлагала гибкую ценовую политику по реализации своего решения.

Планирование проекта

В перспективе все работники РАО будут охвачены данной системой, однако о точных сроках полного перехода на электронный документооборот говорить рано. Основная цель в данный момент — плавный переход от бумажного документооборота на электронный, проводимый поэтапно:

• первый этап — запуск коробочного варианта решения с охватом 1-2 направлений деятельности РАО и минимально необходимого для этого количества пользователей;

• второй этап — увеличение количества настроенных технологических процессов, необходимых для полноценной работы в СЭД, направлений деятельности академии и числа пользователей.

Выбор подрядчика

«Российская академия образования» также провела электронные торги по определению компании-подрядчика, которая будет совместно с ИТ-специалистами РАО заниматься внедрением. Победителем торгов стала компания «Юниксофт». В техническом задании были определены степени участия подрядчика и ИТ-специалистов РАО в проекте внедрения.

Ход проекта

В настоящее время заканчивается начальный этап внедрения, и в ближайшее время СЭД будет запущена в тестовом режиме.

«Обучение пользователей входит в программу РАО по внедрению СЭД. Однако на первых этапах в тестовом режиме целесообразнее дать работникам возможность при минимальном участии консультантов самостоятельно "понажимать кнопочки", ознакомиться с системой, привыкнуть к интерфейсу, изучить инструкции. Лишь после начала второго этапа, мы планируем привлечь специалистов для обучения пользователей. Работники к этому времени будут иметь представление, о чем идет речь на занятиях, и лучше усваивать знания и умения», — отметили в «Российской академии образования».

Используя в управленческой деятельности систему электронного документооборота, академия планирует ускорить документооборот, оптимизировать контроль исполнения документов и поручений, взаимодействие между работниками, структурными подразделениями.