«РусГидро» на 8 тысячах мест развернула единую систему обработки первичных финансово-хозяйственных документов

2023: Внедрение "1С:Документооборот КОРП"

2 ноября 2023 года компания "1С" сообщила о том, что "1С-КПД" завершила масштабный проект внедрения системы "1С:Документооборот КОРП" на предприятиях Группы РусГидро. Система электронного документооборота, охватившая более 8 000 рабочих мест, помогла автоматизировать единую для 10 компаний холдинга методологию обработки 135 видов финансово-хозяйственных документов, сократить бумажный документооборот и организовать обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система обеспечила эффективную работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Создан электронный архив, что позволило холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.

По информации компании, ранее в каждой компании Группа РусГидро работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках «сквозных» бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.

ПАО "РусГидро" решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот КОРП". Партнером по проекту стала компания "1С-КПД".

Пилотный проект был реализован в АО "Дальневосточная генерирующая компания" далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске, Благовещенске, Владивостоке, Магадане, Южно-Сахалинске и Петропавловске-Камчатском. Выполнена интеграция "1С:Документооборота" с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано 8119 рабочих мест.

Ключевые результаты проекта:

• 135 видов первичных финансово-хозяйственных документов компании переведены в электронный вид. Внедрена единая для 10 компаний система для работы с первичными финансово-хозяйственными документами. Реализован специализированный интерфейс сканировщика, который позволяет в "1С:Документообороте" работать со страницами отсканированных документов (разделение на документы, изменение порядка страниц, вставка штрих-кода и т. д.) и пакетами документов, быстро заполнять необходимые реквизиты и редактировать файлы. Это помогло оптимизировать контроль качества подготовки документации, упростило обработку и согласование документов, обмен документами как внутри группы, так и с внешними контрагентами.
• Все электронные документы хранятся в электронном архиве, что исключает риски потери документов. При необходимости файлы можно найти в системе за считанные секунды. Создание архива помогло холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.
• Организован обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Для этого реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборота» с системой оператора ЭДО. Пользователь работает в одном окне: прием и отправка электронных документов выполняется напрямую в "1С:Документообороте", обработка входящих электронных документов запускается автоматически на основании созданной карточки документа, что существенно упрощает работу сотрудников.

В контур автоматизации вошли компании, расположенные в территориально удаленных городах России. Миграция исторических данных включала более 500 000 объектов, а количество пользователей системы достигло более 8 тыс. Проект имел сложную структуру управления: необходимо было учитывать не только позицию представителей материнской компании, но и мнения дочерних обществ, в которых происходило внедрение системы. Приходилось координировать работу большого количества участников, находящихся в разных часовых поясах, где разница во времени достигала 9-ти часов. Но оно того стоило: в итоге, удалось оптимизировать процессы передачи документов и отражения хозяйственных операций, контроль качества, полноты и корректности документов, сократить бумажный документооборот и затраты, с ним связанные. рассказала Юлия Мордвова, руководитель проектов Управления "1С" ООО "РусГидро ИТ сервис"