Сибирский Промышленный Альянс (Электронный архив ЭТЛАС)

Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами компании «Нова Груп» закончила проект внедрения электронного архива в Сибирском Промышленном Альянсе. В качестве платформы для электронного архива был выбран архив «ЭТЛАС».

Специфика деятельности компании связана с большими объемами бумажной документации, доступ к которой необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи, как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа. Для этого во время внедрения будет установлен и настроен модуль Архивное Дело, который предназначен для организации учета хранения и выдачи оригиналов документов.

Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также очень важным фактором было наличие в системы механизмов учета хранения и выдачи оригиналов документов.

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС на первом этапе специалистами компании «Нова Груп» были выполнены следующие работы:

• созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
• в соответствии с номенклатурой дел создана структура папок дерева-хранилища документов;
• в соответствии с решением Заказчика были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
• настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов Заказчика;
• установлены и настроены модуль контроля над функционированием системы и модуль интеграции со сторонними приложениями;
• для обеспечения быстрой работы на медленных каналах передачи данных был установлен локальный кэширующий сервер.

На втором этапе будут выполнены работы по настройке модуля архивное дело:

• будет сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
• будет настроена форма запроса на выдачу оригинала;
• будет настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
• будет настроена работа со сдаточными описями.

В результате внедрения электронного архива с модулем архивное дело Сибирский Промышленный Альянс получит полный контроль над всеми документами предприятия, как над оригиналами, так и их копиями.