ТИЦ ЖТ (Адванта Облачная система управления проектами)

2017: Внедрение системы управления проектами и загрузкой оборудования

Как стало известно, в мае 2017 на ТИЦ ЖТ создана система управления проектами и загрузкой оборудования.

Ежегодно центр реализует ряд проектов, связанных с испытаниями вагонов и элементов ЖД инфраструктуры, исследованиями прочности деталей и сертификацией качества.

Цель проекта

Целью компании является к 2020 году:

• Расширить перечень испытаний
• Увеличить оборот компании за счет повышения качества планирования и контроля проектов

Задачи

• Создать единый инструмент и информационное пространство для работы команды проекта
• Сократить время на подготовку отчетов
• Сократить количество проектов, реализующихся с нарушением плановых сроков
• Разгрузить рабочий график Генерального директора для качественного контроля проектов и решения стратегических задач
• Решить проблему дефицита ресурса оборудования и внедрить инструмент оптимизации его загрузки
• Создать инструмент для управления трудоемкостью проектов

Испытания – направление довольно динамичное, и здесь очень сложно жить по определенному плану. У нас планы постоянно меняются, дополняются, а система управления проектами «Адванта» помогает нам сделать процесс планирования более контролируемым. У нас есть система отчетности, благодаря которой мы можем видеть все в одном окне. Но мы еще не закончили процесс наполнения системы. Пока в ней работает ограниченный круг участников, в основном, руководители отделов, директора и администраторы. Остальных сотрудников планируем обучать и планово подключать к системе. Соответственно, о каких-то значимых и измеримых результатах говорить пока очень рано. Мы находимся на этапе трансформации и на пути к достижению целей. По тем проектам, которые мы уже внесли в систему, а это порядка 70-80% портфеля, мы получили более прозрачную систему мониторинга и оценки сроков исполнения проектов. Глядя на отчеты или графики диаграммы Ганта, мы можем видеть движение проекта – насколько оно проистекает в соответствии с планируемыми сроками, где мы находимся на этапе внедрения, где отклоняемся. Мы можем держать руку на пульсе, а это уже определенный успех для нас. Владимир Лемешко, заместитель генерального директора по организационной деятельности «Тихвинского испытательного центра железнодорожной техники»

Результаты проекта

• Определены основные типы проектов, организована структура портфеля
• Применена методика управления по контрольным точкам. Настроено расписание и запущен автоматический сбор факта по исполнению контрольных точек
• Настроены отчеты по портфелю проектов
• Внедрен механизм контроля задач с еженедельным сбором статусов
• Внедрен контроль поручений Генерального директора

Главной задачей компании является управление загрузкой оборудования и персонала. Этот инструмент и был реализован у Заказчика на базе платформы «Адванта». Большое количество проектов и задач, реализуемых командой Заказчика одновременно, и отсутствие единого поля для взаимодействия, мешало достижению поставленных целей. С внедрением системы у команды появилась среда общения, хранилище информации по проектам, а у руководства – инструмент контроля и управления загрузкой ресурсов. Проект был проведен в сжатые сроки – 3 месяца от постановки задач до запуска системы в эксплуатацию. Вся компания, а это профессионалы разных направлений – от инженеров до генерального директора – активно участвовала во внедрении. Сергей Ерохин, ведущий руководитель проектов компании «Адванта Консалтинг»

Во второй половине 2017 года планируем внедрить в систему финансовый модуль и контур управления трудозатратами, чтобы понимать долю занятости сотрудников или, говоря финансовым языком, долю фонда оплаты труда в реализации проектов. Компаниям, только планирующим внедрение, я бы посоветовал оценить, насколько компания сама готова к этим изменениям, и в первую очередь, люди, которые принимают ключевые решения. Потому что без их воли добиться внедрения продукта практически невозможно. И это должно быть не просто «хочу», потому что это модно, а потому что это действительно нужно организации, и поможет ей быть более мобильной, гибкой, достичь прозрачности деятельности и улучшения бизнес-процессов Владимир Лемешко, заместитель генерального директора по организационной деятельности «Тихвинского испытательного центра железнодорожной техники»

Факты о системе

По данным на май 2017 года:

• Более 70% проектов заведено в систему
• 50 пользователей