«Томский электротехнический завод» повышает оперативность работы с документами

На «Томском электротехническом заводе» (ФГУП «ТЭТЗ») стартовал проект внедрения системы электронного документооборота Directum. Проект выполняет группа компаний «Интант».

Развитие производства и появление новых деловых контактов на заводе привело к усложнению документационных процессов и увеличению объема документооборота. Увеличились издержки, связанные с хождением бумажных документов и их хранением. Это привело к необходимости внедрения на предприятии системы электронного документооборота.

В состав рабочей группы, сформированной для выбора СЭД, вошли заместители директора по собственности и финансам, начальники экономического и коммерческого отделов, юрисконсульт, менеджер по персоналу, заведующая канцелярией и начальник бюро снабжения. В рассмотренных отечественных и зарубежных системах анализировалась реализация классического делопроизводства и управления договорной деятельностью, особо тщательно рассматривались инструменты маршрутизации и контроля согласования.

Проект стартовал в июле 2010 года. В поставку системы вошли Базовые модули системы, модули "Канцелярия", "Управление договорами" и "Управление показателями эффективности". Реализация проекта рассчитана на 16 недель. За это время будет проведено обследование предприятия, подготовка проектные решения, обучение персонала, установка и настройка системы на рабочих местах.

В электронный вид планируется перевести процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, вынесение резолюций, контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, а также создание, согласование и исполнение договоров.

К моменту завершения внедрения в системе одновременно будут работать 50 сотрудников из 35 подразделений ТЭТЗ, в том числе производственные цеха и участки, вспомогательные подразделения, административный отдел, юридический отдел, экономический отдел.