В аппарате управления уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге внедрили СЭД

9 июля 2015 года стало известно о внедрении в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге СЭД «ДЕЛО». Проект выполнила компания "Офис-Док".

Задачи проекта

Организация использовала СЭД с возможностью учета только бумажных документов (без поддержки процессов пересылки и согласования электронных документов). В конце 2014 года по инициативе Управления делами Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге принято решение о замене системы учета документов и поручений. По итогам аукциона, для автоматизации документооборота выбрали СЭД «ДЕЛО».

Мероприятие с участием уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, 2014

Причины, обусловившие замену СЭД:

• требование к совершенствованию документальных процессов для повышения качества и сокращения сроков рассмотрения документов, поступающих на имя Уполномоченного;
• необходимость взаимодействия между территориально удаленными подразделениями в части обмена документами и поручениями.

Диаграмма роста обращений граждан в 2013-2014 годы, 2014

Эти потребности конкретизированы в задачах, решаемых в ходе проекта:

• создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, и организация взаимодействия между ними;
• автоматизация с использованием СЭД «ДЕЛО» следующих процессов:
  • учет и рассмотрение всех обращений граждан;
  • организация личного приема граждан;
  • учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
  • организация контроля исполнения поручений и документов;
  • организация работы со служебными документами;
  • организация работы с поручениями без документов (инициативными).
  • сокращение сроков согласования документов и исключение случаев их потери.

Для миграции на новое ПО потребовалось менее двух месяцев. Четко сформулированные на предварительном этапе цели и задачи проекта помогли завершить внедрение СЭД в короткий срок и перевести основные документопотоки из бумажного в электронный вид.

Тимур Надточей, руководитель управления делами аппарата Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, отметил: «В целом все поставленные в рамках проекта задачи были успешно решены. Изменения (с учетом функционала новой системы электронного документооборота) претерпели процессы исполнения поручений и согласования проектов документов. Были введены самостоятельные поручения в СЭД, не связанные с документами. В перспективе рассматривается возможность отказа от бумажных экземпляров при работе с внутренними документами».

Итог проекта

• Автоматизированы необходимые процессы электронного документооборота и делопроизводства за счет правильно выбранного программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям Заказчика;
• Все пользователи в настоящее время обладают достаточным объемом знаний, необходимым для работы в системе «ДЕЛО», и все операции с документами и поручениями выполняют только посредством СЭД;
• организованы процессы взаимодействия между удаленными подразделениями.