Управление капитального строительства Республики Башкортостан (Directum (СЭД/ECM-система))

Внедрение документооборота в ГКУ УКС РБ Управление капитального строительства Республики Башкортостан является некоммерческой организацией, осуществляющей оказание государственных услуг, выполнение работ и (или) исполнение государственных функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан полномочий Государственного комитета Республики Башкортостан по строительству и архитектуре.

Целями поставки и внедрения системы электронного документооборота являлись

• оптимизация взаимодействия сотрудников за счет уменьшения личных обращений к секретарям (делопроизводителям) и др. сотрудникам (для поиска нужных документов, для контроля работы с документом, для снятия дополнительных копий, для согласования документов);
• сокращение потерь документов за счет: хранения документов в едином электронном хранилище; минимизации передачи бумажных документов; ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;
• упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе;
• ускорение документооборота за счет:
• автоматического перемещения документов между сотрудниками;
• отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов;
• возможности параллельной рассылки документа;
• сокращение объемов бумажного документооборота за счет:
• рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РК;
• единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
• повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа;
• получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ
• сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям.

Было закуплено необходимое программное обеспечение.

Основными процессами автоматизации документооборота стали

Работа с входящей корреспонденцией; Работа с исходящей корреспонденцией; Работа с внутренними документами.

Для работы по реализованным процессам были написаны инструкции. Администратор системы прошел обучение с последующей аттестацией и сертификацией, все остальные сотрудники прослушали обучающий семинар по базовым модулям DIRECTUM. Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах Первыми начали активно работать сотрудники сектора организационной и кадровой работы с входящей корреспонденцией.

Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь достаточно отправить им документ в задании на согласование и указать срок его выполнения, подписание осуществляется с помощью ЭЦП. Сотрудники, находящиеся за пределами офиса, имеют возможность работать удаленно с помощью использования веб-доступа.

Все заместители начальника активно используют систему для выдачи поручений своим подчиненным и легко могут контролировать их исполнение.