ЦФТ перевёл кадровые процессы полностью в электронный вид с помощью Docsvision

2022: Перевод кадровых процессов в электронный вид

Центр Финансовых Технологий перевёл кадровые процессы полностью в электронный вид. В результате компания решила задачу с своевременным подписанием кадровых документов и повысила лояльность 4000 сотрудников из 12 офисов, предоставив им удобный сервис для общения с отделом кадров. Для автоматизации кадрового делопроизводства компания ЦФТ использовала платформу Docsvision. Об этом компания Docsvision сообщила 5 декабря 2022 года.

Компания ЦФТ уже 12 лет наращивает функциональность решения на базе платформы Docsvision, автоматизировав порядка 20 бизнес-процессов. Изначально на базе платформы были автоматизированы процессы, связанные с оформлением командировок и отпусков. Однако из-за ограничения в законодательстве сотрудники подписывали согласованные документы на бумаге. Переход на удалённый формат работы в 2020 г. побудил компанию искать способ перевести в цифровой вид и подписание. Благодаря участию в эксперименте по электронному кадровому документообороту (ЭКДО), организованном Минтрудом, команда проекта смогла собрать методическую и юридическую информацию, оперативно принять решение по переходу на безбумажный кадровый документооборот в период изменения законодательных норм.

Изначально в компании ЦФТ полноценно оцифровали процессы, связанные с отпусками и командировками, ограничившись использованием простой подписи. После команда проекта настроила облачные подписи для всех сотрудников и перевела в цифровой вид ознакомление с приказами, дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

Сотрудникам доступен личный кабинет, в котором можно подписать новый документ или ознакомиться с ним. Также личный кабинет реализован для топ-менеджеров, которые подписывают кадровые документы со стороны работодателя. Сотрудники отдела кадров имеют функциональность для запуска согласования нового документа, отправки на подписание и контроля за исполнением. Вся бизнес-логика процесса реализована на платформе Docsvision, которая также интегрирована с кадровой учётной системой на базе 1С.

Перевод кадрового делопроизводства из бумаги в цифру решил ряд бизнес-задач. Мы ускорили потоки кадровых документов с нескольких дней до нескольких минут, экономим время всех сотрудников в части кадрового делопроизводства. Перевод процессов в цифровое пространство также позволяет нам быстрее перестраивать процессы, адаптироваться под изменения внешней среды. И наши коллеги отмечают удобство работы с новыми сервисами. Мы продолжаем развивать систему, следить за изменениями в законах и доступных технологиях, чтобы сохранять юридическую значимость документов и комфорт от использования технологий, - прокомментировал проект Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учёта ГК ЦФТ.

2020: Создание электронного архива первичных финансовых документов

Российский финтех-провайдер Центр Финансовых Технологий уже несколько лет развивает свою систему электронного документооборота на базе Docsvision, подключая дополнительные и оптимизируя существующие процессы. Об этом 14 мая 2020 года сообщила компания Docsvision. Один из проектов, создание электронного архива первичных финансовых документов, значительно упростил для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС.

Компания ЦФТ перешла на электронный документооборот 11 лет назад, и с тех пор непрерывно наращивала функциональность решения на Docsvision. На май 2020 года система доступна во всех офисах ЦФТ в 12 регионах РФ. Системой в той или иной степени пользуются все сотрудники.Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Электронный архив первичных расходных документов – специализированное решение в рамках проекта. При объемах документации, характерных для ЦФТ, предоставлять документы в Федеральную налоговую службу возможно только в электронном виде, кроме того, централизованное хранилище необходимо для оперативной работы и из соображений безопасности.

ИТ-специалистами компании был настроен удобный процесс наполнения электронного архива. Процесс состоит из нескольких этапов: сотрудник бухгалтерии получает документ и оформляет его в учетной системе 1С, при этом автоматически печатается штрих-код (принтеры стоят у каждого бухгалтера), который приклеивается на оригинал документа. Одновременно в СЭД Docsvision создается карточка документа. C определенной периодичностью оператор сканирует пачку документов, скан-копии распознаются и автоматически прикрепляются к карточкам документов в Docsvision. Регулярно проверяя наличие скан-копий, система сама уведомляет сотрудников бухгалтерии о расхождениях. Настроенное решение существенно разгрузило сотрудников финансовых служб в части «ручного» контроля за наличием документов по расходам, а также в части предоставления информации в электронном виде через СБИС.

«Центр Финансовых Технологий» как высокотехнологичная компания следит за тем, чтобы все процессы взаимодействия – не только с контрагентами, но и внутри компании – осуществлялись чётко и оперативно. На платформе Docsvision, в интеграции с другими системами, автоматизировано на май 2020 года порядка 15 различных контуров: классические задачи документооборота, HR-процессы, задачи, связанные с закупками, с контролем расходования средств и другое. Реализована внутрикорпоративная система электронного документооборота с использованием простой электронной подписи.

HR-отдел ЦФТ через систему выставляет офферы, согласует кандидатов, проводит изменения оргструктуры и ФОТ. Настроен полный цикл работы с командировками и отпусками сотрудников с соблюдением всех требований законодательства.

Через Docsvision согласовываются и оплачиваются расходные счета в соответствии с внутренними правилами компании; сделана интеграция с ERP, с системой контроля исполнения бюджета, с интернет-банком – что обеспечивает своевременную оплата счетов и контроль за расходованием средств. За время развития СЭД успешно интегрирована с 1С, с Confluence, с внутренней системой Service Desk, с ERP, ABBYY (в решении «электронный архив»).

Такая комплексная работа в системе повышает оперативность работы отделов и дает возможность получать обоснованную статистику для дальнейшего улучшения процессов в компании. Не менее важны прозрачность документооборота, удобство и своевременность предоставления отчётности – как по внешним запросам, так и внутри группы компаний (ГК).

Главные движущие силы развития нашей системы – это сотрудники, которые генерируют идеи по улучшениям, топ-менеджмент, который понимает и ценит пользу цифровизации бизнес-процессов, и отличные специалисты, которые умеют такие проекты реализовывать. Всегда хочется что-то оптимизировать, сделать ближе к своей специфике – и мы можем себе это позволить, сказал Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учета ГК ЦФТ

2014: Выбор решения

ЦФТ является одним из разработчиков и производства банковского программного обеспечения.

Компания использует систему электронного документооборота на платформе Docsvision c 2008 года, с каждым годом наращивая функциональность решения. В системе работает более 500 пользователей. В конце 2013 года ЦФТ одним из первых в России выполнил миграцию на новейшую версию платформы - Docsvision 5. А уже весной 2014 года в ЦФТ приняли решение о расширении функциональных возможностей СЭД и автоматизации процесса согласования документов, включая возможность электронного обмена юридически значимой документацией с контрагентами.

Для достижения максимальной эффективности процессов обработки документов в ЦФТ реализована интеграция СЭД с другими информационными системами предприятия: с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007, с 1С:Предприятие 8.0, с Naumen Service Desk, с Microsoft Exchange Server, с продуктами ABBYY, с системой управленческого учета собственной разработки ЦФТ.

Результат

Перед стартом проекта ЦФТ совместно с ECMGroup.Pro оценили различные варианты архитектуры будущего решения. В результате анализа поставленной задачи, демонстрации и тестирования ряда решений, был сделан выбор в пользу программных модулей «Конструктор согласований» и «Модуль интеграции с Диадок». Такой состав программных модулей полностью отвечает потребностям компании и даёт возможность выстроить прозрачный, управляемый и эффективный процесс согласования документов, включая возможность обмена юридически значимыми документами с клиентами, поставщиками, партнерами, а также удаленными подразделениями.

«Модуль интеграции с Диадок» позволит компании обмениваться документами (например, договорами, а также электронными счетами-фактурами) со своими клиентами, поставщиками, партнерами и удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, используя технологии электронной подписи и сервиса Диадок.

«ЦФТ является для нас примером компании, которая максимально эффективно использует функциональность и интеграционные возможности системы Docsvision. «Модуль интеграции с Диадок», разработанный нами, дает организации новые возможности для создания эффективного процесса обмена документацией с контрагентами. Юридически значимый электронный документооборот сегодня набирает популярность среди передовых клиентов, и мы убеждены, что в скором времени он прочно займет свое место в деловой жизни современных компаний» - Екатерина Камчатова, исполнительный директор ECMGroup.pro.