Ярославский «Концертно-зрелищный центр» сформировал организационно-распорядительный документооборот
| Заказчики: Ярославский Концертно-зрелищный центр Ярославль; Индустрия развлечений, досуг, спорт Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Этлас (ЭДО)На базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2019/08 — 2020/02
|
2020: Завершение формирования организационно-распорядительного документооборота
25 марта 2020 года Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил, что главная культурно-развлекательная площадка города Ярославль - Ярославский Концертно-зрелищный центр сформировал организационно-распорядительный документооборот.
Центр открыл свой первый сезон в сентябре 2013 года. За это время было проведено огромное количество самых разных мероприятий, а на март 2020 года Центр посетило более 500 000 зрителей.
В связи с постоянным развитием центра растет и объем обработки различного вида документов, начиная от договоров с контрагентами и заканчивая первичной документацией. В 2018 году было принято решение об автоматизации организационно-распорядительного документооборота с целью построения прозрачной структуры хранения документов, предотвращения их потери, а также:
- полного контроля за циклом обработки документов в системе электронного документооборота с момента получения документа или его создания и до завершения исполнения;
- надежное хранение документации в хранилище документов с распределением прав доступа пользователей к различным сегментам хранилища;
- быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому;
- минимизация числа ошибок при работе с большим количеством документов в системе электронного документооборота.
В ходе внедрения системы электронного документооборота удалось автоматизировать работу с различными типами документов:
- распорядительные документы:
- приказы, распоряжения, указания, решения.
- организационные документы:
- уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
- информационно-справочные документы:
- протоколы, служебные и докладные записки, акты, справки;
Были настроены следующие бизнес-процессы:
- Обработка входящих и исходящих документов:
Регистрация в системе входящего документа с дальнейшей отправкой его по маршруту согласования и утверждения, а при необходимости формирование и согласование ответного исходящего документа. - Процесс контроля исполнительской дисциплины:
Напоминание участникам о необходимости выполнить те или иные действия в системе электронного документооборота, уведомление о просрочке выполнения заданий, мониторинг состояния процесса обработки документов;
Переход на электронный документооборот позволил центру сократить срок согласования документа до нескольких часов, а при срочных согласованиях свести этот процесс до нескольких минут. Также значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет введения контроля исполнения и отсутствия потери документов.
