Как повысить эффективность финансового бизнеса: опыт внедрения СЭД «Тезис» в TAB Bank

TAB Bank создан в 1998 году. Он оказывает финансовые услуги на всей территории США и делает упор на гибкость и безопасность. Банк является одним из первых корпоративных заказчиков платформы CUBA, Java-фреймворка «Хоулмонт» для быстрой разработки бизнес-приложений. Сотрудничество с TAB Bank началось в 2016 году. В его задачи входили необходимость оптимизировать документооборот и упорядочить рабочие процессы. Для этого эффективнее всего было использовать готовое решение «Хоулмонт», систему электронного документооборота ТЕЗИС.

Ситуация

До внедрения СЭД ТЕЗИС все подразделения TAB Bank использовали различные информационные системы. В целом хранение документов было организовано безопасно, их легко можно было поднять в нужный момент. Однако руководство банка понимало, что централизованная система облегчит управление процессами, в которых участвуют сотрудники различных подразделений и офисов. Кроме того, оставались задачи, которые выполнялись вручную. Их можно было автоматизировать, чтобы повысить продуктивность работы и сократить вероятность ошибок из-за человеческого фактора, которые могли произойти в периоды большой загрузки.

Решение и результаты

Чтобы оптимизировать бизнес-процессы TAB Bank, все потоки документов из различных систем переведены в СЭД ТЕЗИС. Во-первых, это позволило упростить управление документами в целом. Во-вторых, сотрудники могут яснее видеть состояние дел во всем банке.

Кроме того, TAB Bank задействует и другие возможности ТЕЗИС: согласование документов, организацию совещаний, управление поручениями и подготовку отчетов.

Также в систему переведены специфические процессы. Один из них — работа с обращениями клиентов и спорными ситуациями. Чтобы разобраться в них и принять решение, требуется участие сотрудника банка. Однако благодаря СЭД ТЕЗИС появилась возможность более эффективно вести мониторинг этого процесса. На электронную почту сотрудникам приходят оповещения на каждом этапе, от получения уведомления об обращении до вынесения решения.

Чтобы разобраться в спорной ситуации, требуется исследовательская и аналитическая работа, которую может выполнить только сотрудник банка. Однако в СЭД ТЕЗИС мы можем документировать каждый этап процесса и видеть каждое действие. Это значительно экономит время. Но самое главное достижение — удалось взять под контроль и сократить число ситуаций, где могла возникнуть ошибка из-за человеческого фактора, — комментирует работу в системе менеджер по сопровождению клиентов Анжела Хантер.

Отдел, который сопровождает выдачу кредитов на приобретение техники, также перевел бизнес-процессы в систему ТЕЗИС. Этот отдел состоит из трех сотрудников. На них приходится значительный объем работы — примерно 400 задач каждые три дня. СЭД ТЕЗИС в корне изменила повседневную работу отдела. Появилась возможность отслеживать движение по заявкам на выдачу кредита. Кроме того, СЭД автоматически рассылает запросы и напоминания другим участникам процесса — заемщику и Департаменту транспортных средств. Раньше эту задачу сотрудники банка выполняли вручную. Таким образом, благодаря внедрению системы ТЕЗИС команда экономит примерно 12 часов в неделю.

СЭД ТЕЗИС — превосходное решение для нашей команды. Теперь мы укладываемся в сроки с минимумом стресса. Система очень простая в использовании, нам удалось автоматизировать с ее помощью все, что требовалось, включая рассылку писем и уведомлений, а также ряд специфических процессов, — рассказывает глава отдела Эшли Делла Лючия.

Система ТЕЗИС также автоматизировала процесс перевода средств между банками. Данные о платеже вносят в СЭД, и она автоматически направляет их в Fedwire, электронную систему для межбанковских транзакций.

Сотрудники TAB Bank позитивно отзываются о системе ТЕЗИС. Они отмечают дружелюбный интерфейс и удобную навигацию. Поскольку документы хранятся в едином пространстве, их стало легче искать. Упростились бизнес-процессы. Топ-менеджмент TAB Bank удовлетворен автоматизацией документооборота и планирует перевести в СЭД ТЕЗИС и другие аспекты работы.