"Алроса" анонсировала завершение проекта замену СЭД на DocsVision 5

Даты 1 этапа проекта

• август, 2006 - ноябрь, 2006
• декабрь, 2006 – декабрь, 2009 – техподдержка решения

Даты 2 этапа проекта

• июль, 2010 – декабрь, 2011

В ходе первого этапа проекта была введена в эксплуатацию СЭД, объединяющая в себе процессы делопроизводства трех удаленных площадок. Система решила следующие задачи: автоматизация регистрации корреспонденции в отделах и службах, доставка ее на рабочие места исполнителей, оперативное отслеживание состояния исполнения документов, напоминание о завершении срока исполнения документов, получение отчетов по контролю исполнения документов, печать реквизитов документов, реализация механизма поточного сканирования, автоматизация формирования входящего документа на основе исходящего. Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2.1 т

В ходе второго этапа проекта, который последовал за эксплуатацией системы и технической поддержкой, проведено масштабирование системы на все предприятия холдинга (более 40 предприятий с кол-вом пользователей порядка 2 500), включая совместную работу двух территориально-распределённых серверных площадок (в г. Москва и г. Мирный), настройку функционала и необходимого программно-аппаратного комплекса. Функционал расширен, добавлены процессы контроля исполнительской дисциплины по организационно-распорядительным документам, а также процессы согласования документов. С 2012 г. система введена в промышленную эксплуатацию на всех предприятиях холдинга и регулярно обновляется. Кол-во пользователей –

2016

Интеграция Docsvision c SAP SRM

Реализован проект по интеграции корпоративной системы закупок на базе SAP SRM и системы электронного документооборота.

Подрядчик: Тимлис

Сроки проекта: 2016 год

Docsvision 5

Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда Компанией «АЛРОСА» было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт» в двух Аппаратах управления Компании в Москве и Мирном с общим количеством до 500 пользователей. СЭД была призвана решить задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить межфилиальное взаимодействие.

В 2010 году Компания приняла решение о смене платформы для СЭД и выбрала программу от российского разработчика – Docsvision 4.5, а в 2011 году осуществила внедрение и переход на новую программу. В 2016 система электронного документооборота компании была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 и принята в промышленную эксплуатацию. Docsvision в предыдущей версии остаётся доступной для использования до конца 2016 года, а далее будет выведена из эксплуатации. Систему сегодня активно используют в распределённой среде около 500 сотрудников в Москве и 4500 в Якутии.

Перевод системы на версию Docsvision 5 в 2016 году стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить лучшие функциональные наработки, объединить системой электронного документооборота более 2-х «площадок», уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный настраиваемый функционал и не отставать от развития платформы. Нежелание сильно кастомизировать решение - это принципиальная установка заказчика с целью обеспечения бесперебойной промышленной эксплуатации при развитии платформы.

Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счёт более гибких базовых объектов и средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надёжным и менее дорогим по совокупной стоимости владения.

Сегодня СЭД АК «АЛРОСА» (ПАО) переведена на новую версию в полном объеме. Для синхронизации данных двух площадок управляющей компании – Москва и Мирный – используется модуль межфилиального обмена Docsvision.

Внедрение ведется командой Заказчика, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, состоящей из специалистов компании «АЛРОСА» с привлечением подрядчиков-сотрудников компании ТИМЛИС-Консалтинг (партнёра Docsvision). Работы по проекту проходят при поддержке компании-вендора, заключенный договор авторского надзора обеспечивает дополнительную поддержку от специалистов Docsvision: выделен персональный консультант-куратор, представители вендора участвуют в еженедельных и внеплановых совещаниях, техподдержка оказывается в приоритетном режиме. Важная составляющая авторского надзора – ревью всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это даёт возможность включения заранее запрошенного заказчиком функционала в плановое развитие платформы.

Масштаб проекта и его текущее состояние подтверждают готовность платформы Docsvision к повышенным нагрузкам и реализации ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 1200 одновременных. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий, а через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 объектов системы.

В ближайших планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» - работа по обеспечению мобильного доступа к СЭД руководителей всех функциональных уровней на базе продуктов Лёгкий клиент и Почтовый клиент Docsvision, применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего ЭДО Компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов Компании. В т.г. начато полномасштабное внедрение СЭД с тиражированием решения в 4 дочерних и зависимых обществах Компании, с 2017 планируется включение в единый контур СЭД Группы компаний АЛРОСА более 10-ти дочерних обществ.

2012

• Количество предприятий: 10
• Количество удаленных площадок: 11 (из них 2 территориально-распределенных узла: в Москве и в Мирном. Каждый является кластером из множества серверов приложений и БД, к которым подключены пользователи локальных и удаленных предприятий холдинга).

Количество документов в год: 210 000

Первоначальное внедрение было реализовано в июле 2010 – феврале 2012 компанией Utilex (Новосибирск), дальнейшее сопровождение и развитие осуществляется компанией ТИМЛИС-КОНСАЛТИНГ (Москва, Мирный) в тесном сотрудничестве с ИТ-службой заказчика. Проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы Docsvision.

Основными задачами при внедрении СЭД Docsvision в АК Алроса была автоматизация канцелярии, работа с организационно-распорядительной документацией (регистрация, согласования, исполнение и контроль); контроль исполнительской дисциплины, создание электронного архива, отправка корреспонденции из СЭД, межфилиальное/межсерверное взаимодействие.

Реализованный функционал:

• Регистрация и исполнение входящих писем;
• Подготовка, согласование, и отправка исходящих писем;
• Подготовка, согласование, отправка, регистрация и исполнение корпоративных писем (между компаниями холдинга);
• Подготовка, согласование, отправка, регистрация и исполнение служебных записок (между подразделениями внутри компаний холдинга);
• Подготовка, согласование, утверждение, рассылка на ознакомление и исполнение, контроль исполнения ОРД (организационно-распорядительной документации);
• Процессы согласования договоров (сами договоры ведутся в SAP);
• Почтовые уведомления;
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Темпы роста БД составляют 20 ГБ в месяц.