«Ведущая утилизирующая компания» автоматизировала бизнес-процессы на базе системы ELMA

8 августа 2017 компания ELMA сообщила об автоматизации бизнес-процессов «Ведущей утилизирующей компанией» на базе решения ELMA BPM Suite.

«Ведущая утилизирующая компания» является представителем российской перерабатывающей отрасли. У компании центральный офис в Екатеринбурге, несколько производственных площадок. С 2013 года предприятие использует систему ELMA для автоматизации бизнес-процессов.

В какой-то момент мы задумались о том, что нужно выстроить систему по работе с клиентами и упорядочить внутренние процессы. Пять лет назад я начал искать для этого специализированные инструменты. Пройдя обучение процессному управлению и организации системы компании по Хаббарду, я внедрил технологию, но на уровне «бумажек». Потом пришла идея автоматизации процессов в компьютерной сети. Мы познакомились с инструментом ELMA и опробовали демо-версию (10 лицензий). С тех пор, система начала нам помогать. Мы вырабатывали сценарии бизнес-процессов, программировали, тестировали различные маршруты, — рассказал Юрий Аксенов, директор ВУК.

Цели проекта

Главными целями проекта внедрения стали:

• структурирование бизнес-процессов;
• грамотное распределение рабочей нагрузки менеджеров и секретарей;
• оптимизация контроля управления клиентами.

Ход внедрения

Пройдя этапы аналитики и настройки системы, команда ВУК выработала сценарии и протестировала различные маршруты бизнес-процессов. После чего они были реализованы в BPMS.

Итоги проекта

У каждого отдела компании существует собственный процесс: менеджеры запускают процесс на утилизацию и сервис, секретарь — на отправку почты, партнеры имеют отдельный процесс на заключение договора. Система позволила навести организационный порядок. Каждый сотрудник собирает статистику (по метрикам и показателям) и использует воронку продаж. Кроме того, в ELMA хранятся документы клиентов компании, у всех договоров настроены статусы: например, «СК» — скан договора, «ОРДОГ» — оригинал договора.

Внедрив ELMA, мы получили надежную базу данных по клиентам со сканами всех документов. Можем отслеживать статусы договоров — например, СК (скан договора) или ОРДОГ (получен оригинал договора). У каждого сотрудника появилась статистика по процессам, настроенная воронка продаж. Работает проект «КУБ», который отвечает за автоматическое распространение данных на все 650 сайтов компании с уникальным контентом, — прокомментировал итоги проекта Юрий Аксенов. В целом, по его словам, ELMA полностью выполнила поставленные перед ней задачи по оптимизации документооборота, взаимодействия с клиентами, работы менеджеров через распределение нагрузки.

В планах руководства компании — завершить интеграцию системы с IP-телефонией так, чтобы каждый звонок менеджера фиксировался и записывался, а также продолжить оптимизацию реализованных процессов документооборота и взаимодействия с клиентами.