Заказчики: Вертолеты России Подрядчики: WSS-Consulting (ВСС Консалтинг) Продукт: WSS DocsДата проекта: 2014/10
|
Содержание |
Предпосылки проекта
В 2012 году в компании «Вертолеты России» возникло несколько задач, связанных с СЭД. Во-первых, необходимо было выбрать новую СЭД вместо предыдущей системы, которая перестала удовлетворять бизнес. Основная причина тому - снижение быстродействия по мере роста количества документов в системе. Также недовольство со стороны пользователей вызывал недружелюбный интерфейс. Во-вторых, необходимо было выбрать такую СЭД, которая станет стандартом для всех компаний холдинга.
Таким образом, ключевыми требованиями к новой СЭД стали:
Высокая производительность и скорость работы системы; Гибкость продукта, возможность его адаптации под требования бизнеса без программирования; Поддержка распределенного режима работы, чтобы в каждой компании холдинга была установлена собственная инсталляция, и все инсталляции можно было объединить в единое информационное пространство.
Выбор решения
Инициатива со стороны ИТ-специалистов холдинга «Вертолеты России» была поддержана его руководством. Был открыт конкурс, сформирована комиссия по выбору СЭД из числа владельцев бизнес-процессов и их представителей. Финальный этап выбора системы проводился топ-менеджментом холдинга на основе оценки возможностей систем-претендентов.
В итоге после многоэтапного отбора была выбрана[1] система WSSDocs от разработчика WSS-Consulting. WSSDocs - это достаточно новый продукт на рынке СЭД, появился в 2009 году. WSSDocs динамично развивается – каждый год количество заказчиков WSSDocs удваивается, и на текущий момент система внедрена в более 110 компаниях с суммарным количеством автоматизированных рабочих мест более 130 тыс.
Ключевыми отличиями системы являются:
- Высокая скорость работы системы, быстрый отклик пользовательского интерфейса;
- Гибкий «движок», который позволяет выполнять 95 % доработок без программирования;
- Эффективный пользовательский интерфейс, благодаря которому пользователям нужно совершать в 2-3 раза меньше действий для обработки документа, по сравнению с большинством конкурирующих решений;
- Относительно невысокая стоимость системы и проекта внедрения.
«Во время презентации WSSDocs топ-менеджеры холдинга «Вертолеты России» убедились, что используя эту систему, они в 2-3 клика могут обработать документ, просмотреть карточку или историю согласования и за один клик принять нужное решение. Система отрабатывает все действия за 1-2 секунды, что также получило хорошую оценку. Оказалось важным, что в нашем продукте маршруты согласований настраивают не внедренцы или специалисты ИТ-отделов, а представители бизнес-подразделений. Запуск системы возможен в режиме федерации, который позволяет объединить все филиалы в единую программу, открывающую механизмы совместной работы», - рассказал управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов.
Ход проекта
Процесс внедрения WSSDocs проходил в несколько этапов. На первом этапе было составлено техническое задание на адаптацию WSSDocs для нужд «Вертолеты России». Далее по разработанному ТЗ в WSSDocs были подготовлены дополнительные виды документов, ряд дополнительных отчетов, были настроены бизнес-процессы, внесены изменения в карточки документов. После этого была проведена тестовая эксплуатация системы ограниченным кругом пользователей и произведена доработка системы по результатам тестирования.
Важным моментом была миграция данных из предыдущей СЭД. Для бизнеса «Вертолеты России» СЭД является критичным инструментом, поэтому переход от предыдущей СЭД к новой должен был произойти за один рабочий день. Причем те документы, которые находились в процессе согласования либо исполнения в предыдущей СЭД, должны оказаться в новой СЭД в аналогичных состояниях. Поэтому миграция была произведена во время майских праздников (в мае 2013 года), и в первый рабочий день после выходных в компании уже работала новая СЭД WSSDocs.«Группа Астра» разрослась до двух десятков компаний. Ключевые активы экосистемы
«Платформа WSS Docs ответила всем предъявленным требованиям, получила наиболее высокие оценки от комиссии по выбору платформы и, в совокупности с относительно невысокой стоимостью, была выбрана в качестве системы для внедрения. В процессе реализации проекта был продемонстрирован высокий уровень компетенции проектной команды со стороны исполнителя, в особенности уровень технической компетенции внедряемого продукта», - сообщает руководитель проекта внедрения и тиражирования WSSDocs в компании «Вертолеты России» Алексей Савенков.
По словам Геннадия Попова, проект реализован на высоком уровне благодаря таким факторам, как слаженная работа команды внедрения и четкое следование методологии.
Итоги проекта
Новая СЭД стала незаменимым инструментом для пользователей и после опытно-промышленной эксплуатации была принята в качестве корпоративного стандарта. В результате был запущен процесс тиражирования созданной конфигурации WSSDocs на предприятиях холдинга.
Помимо этого, была произведена интеграция WSSDocs с CRM, чтобы обеспечить сквозной процесс продажи вертолетов и услуг, обмена официальными документами и согласования договора поставки.
Согласно результатам общего опроса, который компания «Вертолеты России» провела через год после запуска WSS Docs в промышленную эксплуатацию (к маю 2014 года), более половины опрошенных использует ее постоянно. Большинство пользователей система в целом устраивает. Высокие оценки получил такой функционал, как интерфейс личного кабинета и интерфейс процессов, карточки документов и поручений, а также качество работы техподдержки системы, оказываемое силами сотрудников ОАО «Вертолеты России». Более половины опрошенных пользователей считают, что исполнение их должностных обязанностей упростится, если СЭД позволит осуществлять работу над документами совместно с сотрудниками предприятий холдинга. Причем наибольший интерес вызывает такая функциональность совместной работы с предприятиями холдинга в СЭД, как интеграция процесса входящей/исходящей переписки, согласование и доведение документов, контроль исполнения и отчетность, единые справочники сотрудников и подразделений. Интересно, что примерно равное количество респондентов выступают за продолжение ведения совмещенного документооборота и за полный переход на электронный документооборот.
«Система была принята в промышленную эксплуатацию, работает уже год и признана успешной и удобной подавляющим большинством пользователей ОАО «Вертолеты России». В настоящий момент текущий релиз системы признан функциональным заказчиком проекта и высшим руководством компании корпоративным прототипом и готов к тиражированию на предприятия холдинга «Вертолеты России» с последующим объединением в единую систему электронного документооборота холдинга», - делится Алексей Савенков.
Продукт отвечает всем ключевым требованиям, которые формировались при старте проекта, в том числе:
Быстродействие каждой операции составляет 1-2 секунды; Администрирование ведется собственными силами холдинга «Вертолеты России»; Большинство предложений по доработке, которые поступают от пользователей, реализуется заказчиком самостоятельно, в особо трудных случаях передается в WSS-Consulting. На данный момент система WSSDocs успешно введена в эксплуатацию в нескольких компаниях холдинга «Вертолеты России».
Перспективы проекта
В ближайших планах - внедрение WSSDocs на всех 16 предприятиях холдинга «Вертолеты России» и объединение всех компаний в единое информационное пространство.
Также планируется развивать функционал WSSDocs в соответствии со спецификой деятельности предприятий ОАО «Вертолеты России», что позволит расширить функциональный охват системы и повысит эффективность каждого предприятия и всего бизнеса компании.