Внедрение решения по управлению документооборотом 5

С 2008 компания Malahit по заказу ЧТПЗ осуществляет проект Malahit: Documentum, направленный на планомерный отказ от бумажного документооборота в пользу электронного. Вслед за приказами и распоряжениями, в электронную форму перешли все организационно-распорядительные документы. Следующей целью стало создание унифицированной системы контроля исполнительской дисциплины в рамках единого информационного поля, что позволило бы вести анализ исполнительности сотрудников на различных уровнях. Такая система была разработана специалистами Malahit в рамках решения Malahit: Documentum и в 2011 году было начато ее внедрение на ЧТПЗ. Те поручения, что раньше доводились до исполнителя посредством бумажных документов, а чаще в устном разговоре, перешли в формат электронной контрольной карточки с подробным описанием задач. Сроки исполнения, а также их нарушение или перенос четко фиксируются в системе, соблюдение сроков помогает обеспечить система напоминаний. Кроме автора и исполнителя поручения, в карточке указывается контролер – человек, который отслеживает ход выполнения поручения. Функция делегирования задач позволяет исполнителю распределить задачи внутри подразделения для оптимизации их выполнения.

Каковы преимущества для руководителя? Процесс исполнения поручений становится прозрачным: видна статистика исполнения по каждому сотруднику, насколько соблюдаются сроки, можно отследить сложность исполнения задач и т.д. Контроль исполнительской дисциплины стал не просто помощником руководства, а инструментом, позволяющим анализировать бизнес-процессы предприятия для дальнейшей оптимизации. Рядовому сотруднику работа в системе, во-первых, помогает не упустить важные задачи, во-вторых, дает уверенность в том, что его труд оценен руководителем объективно, на основе изучения отчетов об исполнительской дисциплине.

Следующим большим шагом в 2011 году стал уход от массы бумажных протоколов и служебных записок. Сейчас весь обмен подобными документами происходит в системе Malahit: Documentum. Получатель обязан принять либо отклонить служебную записку, при этом получатель не сможет отправить документ в архив, не заполнив резолюцию. Отправитель получает извещение о действиях получателя. Протоколы совещаний заполняются непосредственно в ходе встречи, с помощью электронного шаблона в Malahit: Documentum, что значительно экономит время участников совещания, не требует дополнительного согласования, автоматически формируются поручения согласно пунктам протокола.

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины и организационно-распорядительной документации – это значительный шаг на пути увеличения эффективности рабочего процесса предприятий. С начала проекта до конца 2011 года количество документов, обрабатываемых в системе Malahit: Documentum увеличилось в 15 раз и на столько же уменьшился объем бумажных носителей, что подтверждает удобство и эффективность электронного документооборота с точки зрения современного управления предприятием. Кроме того, в конце 2011 года специалистами компании Malahit реализован и запущен в опытную эксплуатацию проект по созданию единого архива проектной документации с доступом через систему Malahit: Documentum, также ведется разработка версии Malahit: Documentum для использования на мобильных устройствах (планшетные компьютеры, смартфоны) с любой операционной системой (IOS, Android, Windows Mobile). Цель данных проектов: обеспечить пользователей надежным помощником в виде решения Malahit: Documentum, который всегда под рукой.