Востокгеология (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

Ситуация, с которой столкнулись юристы «Востокгеологии» — затянутое согласование договоров и невозможность проследить, кто и на каком этапе тормозит этот процесс.

Задачи

• Организация учёта договоров;
• Консолидация информации по каждому договору;
• Безопасное хранение и возможность быстрого поиска информации;
• Отслеживание маршрута и сроков согласования договоров;
• Предоставление данных по контрагентам.

В течение одного месяца специалисты RKIT Group разработали решение на платформе Docsvision с учётом специфики деятельности Заказчика.

Особенностью проекта стало то, что из-за географической удаленности Заказчика — ООО «Востокгеология» находится в Забайкальском крае, а RKIT Group в Иркутске — разработка СЭД велась дистанционно. По условиям договора, компания RKIT Group передала готовое решение Заказчику для самостоятельного внедрения, а затем удалённо осуществляла методологическую поддержку и техническое сопровождение проекта.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Для этого специалисты RKIT Group разработали подробные инструкции по развёртыванию системы, обучающие видеоролики для сотрудников компании-Заказчика, а также вели консультации по телефону и электронной почте. Выезд специалиста RKIT Group потребовался только на завершающей стадии проекта для проведения обучения пользователей и подготовки к дальнейшему развитию системы.

Система электронного документооборота на платформе Docsvision в компании ООО «Востокгеология» запущена в промышленную эксплуатацию.

Результаты

• Решение позволило ускорить документооборот внутри юридической службы и согласование договоров с другими подразделениями компании.
• Система информирует, у какого сотрудника сколько времени на согласовании находится договор.
• К каждому договору прикреплён пакет сопроводительных документов.
• Быстрый поиск позволяет легко формировать отчеты по взаимодействию с контрагентами.
• Функция автоматического напоминания обеспечивает контроль над сроками исполнения договорных обязательств.
• Благодаря слаженной работе специалистов RKIT Group и проектной группы ООО «Востокгеология», решение было запущено в опытную эксплуатацию в течение 2 недель.
• Дистанционное взаимодействие позволило интегратору сократить время разработки, а Заказчику — сэкономить на внедрении.