Гарант, завод котельного оборудования (EDocLib: Актив Бизнес)

Компания «КС-Консалтинг» в январе 2016 года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант». В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение eDocLib: Актив Бизнес позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень.

Задачи проекта

К моменту принятия решения о внедрении системы автоматизации бизнес-процессов, управление документами и информацией на предприятии осуществлялось по смешанной схеме. Документационное взаимодействие было реализовано через сочетание традиционного («бумажного») делопроизводства и элементов обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с движением бумажных документов, файлы их электронных образов помещались в централизованное хранилище на сервере, а для ускорения согласования пересылались сотрудникам по электронной почте. При этом, вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным каналам связи, не связанным друг с другом: мессенджерам, телефону, e-mail и т.д. Регистрация документов велась в различных подразделениях – деловую переписку (входящую и исходящую) фиксировал офис-менеджер, а договоры регистрировала бухгалтерия.

Вместе с тем, некоторые процессы взаимодействия в административно-управленческих и сбытовых подразделениях завода были частично формализованы (например, создание, сбор и обработка бумажных заявок в снабженческие и производственные подразделения). Однако разрозненность каналов передачи информации и обратной связи не позволяла снизить трудозатраты в коллективном взаимодействии и наладить эффективный централизованный контроль исполнения.

Таким образом, главными задачами проекта стали:

• обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.);
• автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий;
• организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины, с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений;
• модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок.

• налажен учет входящих исходящих и внутренних документов с отказом от хождения их бумажных носителей и копий;
• создана удобная система выдачи и контроля поручений, в том числе и по документам;
• обеспечено ведение договорной деятельности полного цикла;
• создано электронное хранилище данных компании, облегчен доступ сотрудников к этим данным;
• создан удобный механизм организации совместной работы, включая согласование и визирование документов, а также планирование работ по договорам.

Ход проекта

Внедрение eDocLib: Актив Бизнес: безбумажное взаимодействие в единой среде

Для внедрения была выбрана система eDocLib: Актив Бизнес, которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы, а также обладает широкими возможностями адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Заказчик приобрел комплект из 25 лицензий на eDocLib: Актив Бизнес, а также приложение ДокАгент, предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.6 т

Специалисты компании «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы, группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов.

Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные.

Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный, либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д.

Работа по другим группам управленческих документов была реализована в eDocLib: Актив Бизнес по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация – резолюция – исполнение – снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов. Результаты проекта и планы на перспективу

Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 – января 2016 года. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

Итог проекта

Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило достичь следующих результатов:

• обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе;
• устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов;
• налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам;
• реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов;
• реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов;
• обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.

Успешное совместное решение поставленных задач при внедрении системы eDocLib: Актив Бизнес позволило заказчику не только существенно повысить эффективность и уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода, но и задуматься о дальнейшем масштабировании системы. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность расширения участков автоматизации – как в плане увеличения количества пользователей, так и используемого функционала.