Резидент «Сколково» повысил эффективность логистики Hoff

2023: HOFF. Ускорение на 300%

История о том, как Hoff ускорил логистику и повысил эффективность бизнеса на 300% с помощью Клеверенс.

Зов к приключению: Ситуация до внедрения Клеверенс

Hoff, один из крупнейших российских ритейлеров мебели, столкнулся с увеличением объёмов складских операций, усложнением логистики и недостаточной скоростью обработки заказов. С ростом компании до 62 магазинов и более чем 20 складов стало ясно, что прежние методы работы тормозят бизнес. Процессы товародвижения, основанные на бумажной документации и ручной обработке данных, не могли удовлетворить запросы клиентов, ожидающих быструю доставку и своевременное получение товаров.

Система тормозила. Мы понимали, что товар мог попасть на полку на несколько дней позже, а ведь эти дни могли быть решающими, вспоминает Дмитрий Сумин, руководитель розничных складов Hoff.

Мир переворачивается: Сопротивление переменам

Как это часто бывает в крупных компаниях, внедрение новых технологий может вызывать сопротивление. В Hoff это особенно проявилось на уровне склада, где в течение многих лет компания полагалась на бумажную документацию и ручную обработку данных.

Для многих сотрудников переход на электронную систему, в частности использование терминалов сбора данных (ТСД), казался ненужным и сложным. Их недоверие к системе подкреплялось тем, что они привыкли использовать бумажные формы, несмотря на очевидные недостатки, такие как ошибки при вводе данных, задержки при регистрации товаров и зависимость от человеческого фактора. Многие сотрудники склада привыкли к бумажным документам и боялись перемен.

Для них это было все равно что заменить старый, удобный диван на что-то совершенно незнакомое, говорит Александр Афанасьев, руководитель направления мобильных решений компании Hoff.

Сотрудники не были уверены, что новая технология действительно улучшит их работу. Страх перед изменениями и отсутствие уверенности в эффективности нового решения усложнили первый этап внедрения. Однако руководство Hoff было настроено решительно. Автоматизация была необходима компании, чтобы справиться с растущими объемами продаж и ускорить обработку заказов.

Новая экспертиза: Принятие решения о внедрении Клеверенс

Компания начала искать решение для автоматизации процессов сотрудников, работающих непосредственно с товарами. После тщательного анализа рынка и рассмотрения различных вариантов Hoff выбрала платформу Клеверенс за её гибкость и быструю интеграцию с существующими системами. Решение, предложенное Клеверенс, не требовало длительной адаптации оборудования или дополнительных доработок под нужды компании. Платформа «из коробки» закрывала ключевые потребности Hoff, что позволило ускорить запуск автоматизации. Кроме того, Клеверенс взял на себя полную ответственность за интеграцию и репликацию программного обеспечения на всех устройствах, что сняло с Hoff значительную часть технической нагрузки. Это стало важным фактором при выборе партнёра.

По сути, все, кроме «Клеверенса», делали бы под нас свою «самописку». А «Клеверенс» вышел к нам открыто, предложил платформу, с которой не нужно было адаптировать устройства, и которая из коробки закрывала часть наших потребностей. Обязанность по интеграции и реплицированию ПО на всё оборудование разработчик взял на себя. Нас это полностью устраивало, Александр Афанасьев, руководитель департамента мобильных решений Hoff Tech.

Отметим, что Hoff использовала учётную систему Microsoft Dynamics AX (Axapta), которую много лет дорабатывали под нужды компании.TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.9 т

Ключевым фактором стала возможность адаптации Клеверенс под уникальные процессы Hoff и поддержка как WinCE, так и Android устройств.

Клеверенс предложил платформу, которая сразу закрыла наши ключевые потребности и позволила нам начать работу без длительных разработок, дополнил Александр Афанасьев.

Для Hoff критически важно было сохранить часть существующего парка устройств на WinCE, чтобы избежать дополнительных затрат на обновление более чем 700 ТСД. Клеверенс обеспечил поддержку как старых, так и новых устройств на Android, что позволило компании сэкономить значительные ресурсы. Ещё одним преимуществом стала возможность самостоятельной разработки внутри компании, использование API для интеграции с другими системами, а также гарантии качественной поддержки, что соответствовало высоким стандартам Hoff.

Нам было важно, чтобы софт подходил и для WinCE, и для Android. Так как выкидывать 700 ТСД на базе WinCE, которые мы использовали на тот момент, было слишком затратно. Также немаловажными критериями при выборе мобильного программного обеспечения для нас были: Возможность самостоятельной разработки in-house; Поддержка модулей сканирования широкого спектра аппаратов; Возможности интеграции – наличие API; Гарантии и качественная техническая поддержка, Александр Афанасьев, руководитель департамента мобильных решений Hoff.

Burnout: Начало внедрения

Внедрение Клеверенс началось с важного шага: автоматизации складских операций. Переход от бумажных документов к цифровым был трудоемким и длительным процессом, который принес множество сложностей. Основная проблема заключалась в обеспечении точной и быстрой синхронизации данных между физическими складскими операциями и существующей учётной системой Axapta (Microsoft Dynamics AX), которую компания использовала для управления движением товаров.

Ключевым элементом этого перехода стало использование системы Клеверенс. Система заменила ручную обработку данных и бумажные счета-фактуры и позволила сотрудникам получать и обрабатывать информацию о продукции в режиме реального времени. Переход на новую систему дал немедленный эффект: обработка заказов стала быстрее, прозрачнее и точнее. Однако внедрение новой системы потребовало значительных усилий по настройке программного обеспечения и обучению сотрудников.

Сначала мы решили автоматизировать склад, это заняло некоторое время, но как только процесс заработал, стало ясно, что мы на правильном пути, вспоминает Дмитрий Сумин, руководитель отдела розничных складов компании Hoff.

Главной задачей на этом этапе было устранение «разрыва» между физической работой на складе и её отображением в учётной системе, и Клеверенс позволила синхронизировать данные в режиме реального времени, что сразу же привело к заметному улучшению производительности. Это стало первым шагом на пути к полной интеграции и автоматизации складских процессов и заложило основу для дальнейшего роста и развития компании.

Поиск союзников: Трудности внедрения

Несмотря на успех автоматизации, внедрение Клеверенс столкнулось с вызовами. Самым большим вызовом стало обучение персонала и изменение привычек. Придерживание бумажных процессов мешало работе, и потребовалось время, чтобы полностью освоить новую систему.

Некоторым сотрудникам казалось, что бумажка надёжнее. Но с Клеверенс нам удалось создать систему логирования операций, что, в свою очередь, позволило подойти к цифровизации ключевых KPI по складским процессам и запустить визуализацию на дашбордах, а также использовать этот инструмент для повышения лояльности сотрудников через геймификацию. Это помогло организовать полное вовлечение команды, делится Дмитрий Сумин.

Использование платформы Клеверенс не ограничивалось автоматизацией складских операций. Важным аспектом стало внедрение решений для управления маркировкой товаров, поступающих из-за рубежа, таких как текстиль и товары лёгкой промышленности. Чтобы обеспечить правильное нанесение DataMatrix-кодов на предприятиях в Китае и ускорить прохождение таможенных процедур, Hoff начала использовать ещё одно решение от Клеверенс, которое упростило процесс приёмки маркированных товаров в России.

Одним из вызовов, с которым столкнулась компания, были ошибки при сканировании кодов маркировки. Партнёры утверждали, что проблемы возникали на стороне Hoff, но благодаря системе Клеверенс удалось выявить, что некоторые коды пропускались по невнимательности на зарубежных складах. Этот случай подтвердил надёжность Клеверенс и показал, как использование платформы помогает минимизировать ошибки и поддерживать высокую точность на всех этапах цепочки поставок.

Были моменты, когда не все марки просканировали. Партнёр присылал нам товар и говорил, что ошибки на нашей стороне. Но мы попросили просканировать КМ на камеру и выяснили, что часть кодов пропускали по невнимательности, Александр Афанасьев, об ошибках за рубежом.

Клеверенс помог найти решение и этой задачи. Hoff значительно упростить процессы работы с маркировкой. Операторы на китайских складах сканируют DataMatrix-коды, а сотрудники Hoff в России уже заранее знают, какие товары ожидаются, что исключает необходимость повторного сканирования и позволяет быстрее принимать продукцию. Это решение помогло компании сократить время на приёмку товаров и повысить точность выполнения операций.

Главное испытание: Осознание и принятие

Постепенно сотрудники Hoff начали видеть, что новая система работает надёжнее и быстрее. Время сбора грузов сократилось с трёх дней до четырёх часов, а сам процесс ускорился на 300%. Это был ключевой момент, когда компания осознала ценность автоматизации.

Поначалу это казалось невероятным, но когда мы увидели, что можем обрабатывать фуры за несколько часов, стало ясно, что мы выбрали правильный путь, говорит Дмитрий Сумин.

Одним из ярких примеров успешной автоматизации стало время обработки заказов для таких платформ, как Яндекс.Маркет. Теперь сбор заказа может занимать всего 10 минут, что значительно повышает лояльность клиентов. Такой уровень скорости и эффективности стал возможен благодаря внедрению Клеверенс и подтвердил правильность выбранного пути автоматизации.

Сбор заказа для Яндекс.Маркета за 10 минут — это показатель того, что клиент точно вернётся к нам. Именно таких скоростей мы и хотели достичь, когда переходили на автоматизированный учёт, выделил Александр Афанасьев.

Награда: Неожиданные результаты

Внедрение Клеверенс изменило складские процессы Hoff благодаря синхронизации в режиме реального времени с учетной системой Axapta. Это позволило устранить задержки, уменьшить количество ошибок, ускорить выполнение заказов на 300% и значительно повысить конкурентоспособность компании.

Уровень удовлетворённости клиентов вырос до 97%. Автоматизация ускоряет работу и создаёт конкурентное преимущество.

Клеверенс поддерживала нас на каждом этапе развития, помогая быстро реагировать на вызовы рынка, подчёркивает Дмитрий Сумин.

Для такой крупной компании, как Hoff, гибкость и масштабируемость системы Клеверенс являются важным преимуществом. В результате система адаптируется к уникальным процессам компании и остаётся стабильной даже при значительном увеличении объёма работы. Оптимизация рабочего процесса привела к оптимизации ручного труда и снижению затрат на ФОТ. Ведь теперь товародвижение заработало без бумажных носителей и без дополнительной ручной обработки.

Ценное: Выводы и долгосрочные результаты

Интеграция системы Клеверенс оказала долгосрочное влияние на бизнес Hoff. Система не только ускорила обработку заказов и сократила операционные расходы, но и повысила гибкость всей компании. Теперь Hoff может быстро реагировать на изменение рыночных условий и оперативно решать новые задачи и удовлетворять потребности клиентов.

Клеверенс доказала свою эффективность не только на местном уровне, но и в долгосрочной перспективе, позволив Hoff расширить свой бизнес и обеспечить высокую эффективность в условиях увеличения объёма заказов. Благодаря Клеверенс мы теперь можем не только синхронизировать процессы товародвижения, но и быстро реагировать на изменения на рынке. Это даёт нам уверенность в завтрашнем дне и возможность сохранить лидирующие позиции, сделал выводы Александр Афанасьев.

С Клеверенс бизнес находит решения.