Заказчики: Позитроника Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2006/09 — 2007/01
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли в которых работает компания
Розничная торговля компьютерной техникой
Позитроника — розничная сеть магазинов компьютерной техники на территории России, работающая по принципу франчайзинга. Сеть контролирует российский дистрибьютор компьютерной техники и потребительской электроники MERLION.
1.2. Территориальная распределенность
На январь 2009 года «Позитроника» насчитывала 175 магазинов в более чем 150 городах РФ. Сеть продолжает свое активное развитие – на территории РФ каждый месяц открываются новые магазины «ПОЗИТРОНИКА»Как «Полюс» отказывается от SAP. Опыт российского лидера золотодобычи представлен на TAdviser SummIT
1.3. Численность персонала
Более 3000 сотрудников (с учетом франчайзинговых компаний)
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
- Линейные менеджеры
- Менеджеры среднего звена
- Топ-менеджеры (в меньшей степени)
2. Решаемые проблемы/поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система
Основная задача – замена очного обучения дистанционным, благодаря которой обеспечивалось бы непрерывное повышение квалификации персонала и доступность обучения для абсолютно всех специалистов, в т.ч. из отдаленных регионов.
А также: повышение управляемости сети за счет возможности быстрой оценки и контроля персонала сети.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)
- Обучение;
- Тестирование по результатам обучения;
- Оценка персонала;
- Распространение единых корпоративных стандартов;
- Адаптация новых сотрудников;
- Сбор заявок на обучение.
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Доступность Учебного Портала во всех магазинах сети;
- Работоспособность системы дистанционного обучения с учетом масштаба компании.
2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)
В связи с активным развитием сети встала задача оптимизации процесса обучения сотрудников франчайзинговых компаний, особенно из отдаленных регионов. В результате было принято решение о создании единого Учебного Портала на базе системы WebTutor компании WebSoft, Было проведено пилотное испытание системы на 6 магазинах сети, по результатам которого были внесены необходимые изменения в план проекта.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
Начало проекта – lll квартал 2006 г. Пилотное внедрение в 6 магазинах сети – ноябрь 2006 г Внедрение во всех магазинах сети – l квартал 2007 г.
3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие
- Руководитель проекта;
- Разработчики электронных курсов - 2 человека;
- IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте).
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
Были некоторые затруднения при настройке распределенной системы серверов, связанные с проведением репликаций между ними. А также были определенные трудности, связанные с отсутствием в некоторых городах нормального Интернета (например, Интернет только модемный)
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Да, в целом, соответствовали. Правда, изначально планировалось затрачивать меньше времени на разработку электронных курсов - хотелось очень быстро получить большое количество учебных материалов. Но, как показал опыт, при этом страдало качество создаваемых курсов. Поэтому было принято решение об увеличении времени и сил, затрачиваемых на разработку учебных материалов, с целью повышения их качества, что, естественно, привело к увеличению стоимости создаваемых курсов.
3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте
Как уже упоминалось:
- Отсутствие хорошего Интернета в некоторых городах;
- Сложность настройки процесса репликации между распределенными серверами.
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)
- Дальнейшее наполнение Портала контентом (разработка учебных материалов);
- Использование по максимуму всех возможностей системы (например, более активное использование виртуального класса, проведение полноценных аттестаций персонала, учет расходов на обучение и др. автоматизация рутинной работы).
4.2. Наполнение контентом - как решается проблема
Разрабатываются электронные курсы по направлениям:
- Адаптационные;
- По программному обеспечению;
- Продуктовые (регулярно обновляются);
- Базовые технические курсы (например, комплектация компьютеров);
- По бизнес-навыкам.
Разрабатываются тесты по направлениям:
- По продуктам и технологиям их использования;
- По техническим навыкам;
- По персональным навыкам и умениям.
Практически все курсы и тесты разрабатываются собственными силами.
Также на Портале регулярно публикуются новости компании и компаний-поставщиков. Регулярно проводятся различные конкурсы с целью повышения мотивации сотрудников.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
- Руководитель проекта;
- Разработчики электронных курсов - 2 человека;
- Менеджер по дистанционному обучению (администрирование СДО, тех.поддержка пользователей);
- IT специалисты – 2 человека (частичная занятость на проекте).
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)
- Процессом обучения оказались охвачены сотрудники сети даже в самых труднодоступных регионах;
- Сокращение затрат на обучение персонала;
- За первые полгода использования системы сотрудниками сети было успешно пройдено 2,5 тысячи курсов;
- В 2008 г. сотрудниками сети было успешно пройдено 5,5 тысяч курсов;
- Облегчился процесс адаптации новых сотрудников сети;
- Появилась возможность в сжатые сроки проводить массовое обучение сотрудников в связи с соответствующими изменениями на рынке, что, положительным образом сказывается на конкурентоспособности компании.
5.2. Экономическая эффективность
Затраты на разработку одного курса приблизительно равны стоимости проведения 6 тренингов. Но в результате проведения 6 тренингов можно обучить только около 60 сотрудников, а электронный курс могут изучать тысячи сотрудников, причем практически без отрыва от производства и без затрат на командировочные расходы.
5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся
- Первое место, присужденное компании в 2008 г. в конкурсе на лучший учебный курс, созданный с помощью редактора CourseLab;
- Очень активное участие сотрудников магазинов во всех проводимых конкурсах (например, на лучший дизайн майки сети, на лучшую профессию), что способствовало повышению мотивации и лояльности персонала;
- Введение рейтинговой системы по результатам обучения (публикация на Портале 5 самых активных подразделений и 5 самых активных пользователей, которые успешно прошли наибольшее количество курсов), что привело к существенному увеличению количества изучаемых сотрудниками курсов;
- Результаты конкурса на лучший магазин сети, которые показали, что лучшими магазинами оказались как раз те, сотрудники которых были наиболее активны в изучении электронных курсов на Учебном Портале.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Вначале запуска проекта периодически приходилось выслушивать недовольные замечания пользователей (например, о том, что курс не открывается, результаты теста не сохранились, т.к. было потеряно Интернет-соединение и т.п.), в основном обусловленные плохим Интернетом в некоторых регионах. Но к настоящему времени все встало на свои места, научились решать проблемы «загодя», и никто из пользователей уже не выражает недовольства, а, наоборот, выражают благодарность за возможность непрерывного повышения своей квалификации.
5.5. Обратная связь от руководителей (компании и подразделений) по итогам внедрения системы
Идея создания такого Портала исходила от руководства центрального офиса компании, и поэтому руководство содействовало развитию проекта. На основании достигнутых результатов руководство оценило систему, как максимально полезную и эффективную.
Руководство франчайзинговых компаний вначале отнеслось к системе достаточно настороженно. Но к настоящему времени у всех уже наблюдается устойчивое положительное отношение к СДО и большинство топ-менеджеров франчайзинговых компаний сами стали активными пользователями Учебного Портала.