Как «Ракетно-Космический центр «Прогресс» автоматизировал документооборот для 7,5 тыс. сотрудников
| Заказчики: РКЦ Прогресс (Ракетно-Космический центр Прогресс ЦСКБ-Прогресс ГНПРКЦ ФГУП) Подрядчики: Docsvision (ДоксВижн), Вебзавод Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)Второй продукт: Docsvision СЭД/ECM и BPM Дата проекта: 2011/01 — 2019/07
|
Содержание |
«РКЦ «Прогресс» работает в СЭД Docsvision с 2011 года, планомерно развивая свою систему и реализуя возможности новых версий платформы для работы с документами: договорами, служебными записками, распоряжениями.
Один из проектов 2019 года – автоматизация работы с входящими письмами. На предприятие ежедневно поступает 300-350 писем различными способами доставки (e-mail, факс, с курьером) – и теперь все они автоматически обрабатываются в системе, к которой сегодня подключены 7500 уникальных пользователей.
О заказчике
АО «РКЦ «Прогресс» - одно из ведущих предприятий российской ракетно-космической промышленности (ранее ФГУП ГНПРКЦ «ЦСКБ-Прогресс»). Предприятие производит ракеты-носители семейства «Союз», используемые для выведения на орбиту искусственных спутников Земли, а также для обеспечения экспедиций на Международную космическую станцию. Помимо этого, «РКЦ «Прогресс» разрабатывает космические аппараты, предназначенные для дистанционного зондирования Земли.
Структурно предприятие состоит из 4 филиалов и 3 представительств:
- Филиалы: НПП «ОПТЭКС» (г. Зеленоград), ОКБ «Спектр» (г. Рязань), Филиал Байконурский, Филиал Краснознаменский.
- Представительства: Московское, Восточное (г. Циолковский), Плесецкое.
Предпосылки проекта
Предпосылкой для начала проекта по внедрению системы электронного документооборота стала необходимость контроля большого количества регламентированных процессов.
Архитектура системы
Реализация проекта
Ключевые этапы
| Год | Этап проекта |
| 2011 | Выбор платформы СЭД Docsvision 4.5 |
| 2011 | СЭД. Канцелярия. |
| 2012 | СЭД. УАКИД. Партнер проекта - Вебзавод (Самара) |
| 2015 | Появляется собственная команда, которая занимается ЭДО. Переход на версию платформы Docsvision 5. Начинаются активные годы развития системы. |
| 2016 | СЭД. Договоры филиала (согласование с Центром) |
| 2017 | СЭД. Служебные записки |
| 2017 | СЭД. Договоры |
| 2018 | СЭД. Распоряжения по подразделению |
| 2019 | СЭД. Входящие письма |
| В разработке | СЭД. Исходящие письма |
Александр Крышталь, начальник отдела ИТ АО «РКЦ «Прогресс»:
 |
За 8 лет работы через СЭД прошли десятки тысяч документов, заданий и бизнес-процессов. Активное развитие началось примерно с 2015 года, когда у нас появилась собственная команда специалистов по этому направлению. Мы продолжаем внедрять новые процессы, планомерно реализуя возможности, которые предлагают новые версии платформы Docsvision: повышение скорости работы, оптимизации существующих функций и интерфейса. |  |
О проекте в цифрах
Показатели проекта на 2019 год:
- 1000 одновременных подключений
- 7000 пользователей СЭД, работающих в центре
- 450 пользователей СЭД, работающих в филиалах
История проекта
2015-2019: Подключение новых процессов
По состоянию на 2019 год, СЭД установлена на все рабочие места, подключены все филиалы и представительства. В команде проекта 4 разработчика и 4 специалиста технической поддержки.
Автоматизация обработки входящих писем
Один из завершённых в 2019 году блоков – оптимизация обработки входящих писем в Центральной канцелярии. Процесс был реализован в СЭД и ранее, но не был масштабирован на все подразделения предприятия.
Сегодня входящее письмо может быть зарегистрировано в системе не только делопроизводителем или сотрудником канцелярии: настроено также автоматическое формирование карточки из письма, полученного по факсу или e-mail, после чего оно поступает на рассмотрение к сотрудникам канцелярии.
Эффект от автоматизации обработки входящих писем:
- Удалось существенно сократить время на доставку писем (бумажный документ доставлялся до 3 дней), на регистрацию писем, поступивших по e-mail или факсу, исключить их дублирование и обеспечить чёткий контроль выполнения резолюций с помощью настроенных отчётов из СЭД.
- Docsvision интегрирована с внутренним порталом на базе MS SharePoint 2016, с базой данных отдела кадров для загрузки информации в справочник сотрудников, с базой ЕГРЮЛ от ФНС для загрузки информации в справочник организаций.
- В СЭД ежедневно создаётся порядка 300 карточек.
2013-2015: Миграция на версию Docsvision 5
В период с 2013 по 2015 годы произведена миграция системы на версию Docsvision 5. В это же время появляется собственная команда специалистов для работы по направлению «электронный документооборот». Начинаются активные годы в развитии системы.
2011-2012: Первый этап
Специалисты системного интегратора «Вебзавод», основываясь на своем опыте внедрения ЭДО, предложили создать решение на платформе Docsvision. На базе платформы были созданы две подсистемы: «Канцелярия» и «УАКИД» (учет и автоматизированный контроль исполнения документов).
Первые результаты, полученные от использования системы:
- регистрация всех входящих, исходящих, распорядительных документов в СЭД;
- автоматическая публикация документов на корпоративном портале;
- автоматическая рассылка сотрудникам, исполнителям по этим документам для ознакомления или для исполнения;
- контроль согласования документов с возможностью контроля отдельных пунктов, подпунктов, разделов;
- контроль периодичности исполнения пунктов, подпунктов документа;
- возможность автоматизированной рассылки задач на исполнение конечным исполнителям;
- разработка и внедрение модуля, позволяющего автоматизировать формирование отчетности и делать бумажные выписки для передачи исполнителям, которые еще не работают в системе.
